Dokumentu versijas, salīdzināšana un apvienošana

Pēdējās nodarbības šajā Geek skolas sērijā mēs runāsim par Word versiju sekošanu un dokumentu salīdzināšanu un apvienošanu..

SKOLAS NAVIGĀCIJA

1. Veidņu izmantošana, lai nodrošinātu kopīgu izkārtojumu un formatējumu
2. Dokumentā izdarīto izmaiņu sekošana
3. Komentāru izmantošana, lai norādītu izmaiņas dokumentā
4. Dokumentu un veidņu ierobežošana un aizsardzība
5. Dokumentu versijas, salīdzināšana un apvienošana

Word versijas funkcija tika noņemta jaunākajās Word versijās. Programmā Word 2013 vienīgais veids, kā piekļūt iepriekšējām dokumenta versijām programmā Word, ir atvērt iepriekšējās automātiski saglabātas (automātiski saglabātas) dokumenta versijas. Varat arī atvērt jaunākos nesaglabātos dokumentus. Tomēr programmā Word nav oficiālas versijas. Mēs jums parādīsim alternatīvu, ko var viegli pievienot Word bez maksas, kas nodrošinās šo iespēju.

Ja vairāki cilvēki ir strādājuši ar dažādiem viena un tā paša faila eksemplāriem, tā vietā, lai izmantotu ieraksta izmaiņu funkciju vienā faila eksemplārā, varat salīdzināt divas faila versijas, lai redzētu atšķirības. Word satur salīdzināšanas rīku, kas ļauj salīdzināt divus failus, ja vien tiem ir dažādi failu nosaukumi. Mēs jums parādīsim, kā izmantot šo funkciju un kā lasīt salīdzinājuma rezultātus.

Papildus dokumentu salīdzināšanai varat apvienot dokumentus pēc to salīdzināšanas. Mēs jums parādīsim, kā apvienot divas viena dokumenta versijas un arī to, kā viegli apvienot divus dažādus dokumentus, ja vairāki autori ir strādājuši pie atsevišķām dokumenta daļām..

Kad visas izmaiņas ir veiktas, izdarīti nepieciešamie salīdzinājumi un izdarīti dokumenti, jūs varat viegli koplietot savu dokumentu, izmantojot Microsoft OneDrive. Varat arī izmantot OneDrive jebkurā sadarbības procesa posmā, lai nodrošinātu piekļuvi citiem dokumentiem.

Sekojiet dokumenta versijām

Vārdam, ko izmantoja, bija formāla versiju veidošanas funkcija, kas ļāva dokumentā saglabāt dažādas dokumenta versijas. Šī funkcija ir pazudusi, un vienīgais veids, kā iegūt dokumenta iepriekšējās versijas, ir automātiskās saglabāšanas funkcija vai piekļūt nesaglabātiem dokumentiem, ja tādi ir pieejami..

Pēc noklusējuma Word automātiski saglabā jūsu dokumentu dažos intervālos. Šī ir automātiskās saglabāšanas funkcija. Lai atgrieztos iepriekšējā dokumenta iepriekš saglabātā kopijā, noklikšķiniet uz cilnes “Fails” un atlasiet vienumu “(automātiskā saglabāšana)” sarakstā “Versijas”.

Varat arī palielināt vai samazināt automātiskās saglabāšanas funkcijas intervālu programmā Word.

Ja esat aizvēris dokumentu nejauši, nesaglabājot vai zaudējot jaudu un dators negaidīti izslēgts, varat atgūt nesaglabātos dokumentus. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz cilnes “Fails” un noklikšķiniet uz pogas “Pārvaldīt versijas” uz “Info” ekrāna. Nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Atgūt nesaglabātos dokumentus”.

Ja ir pieejami nesaglabāti faili, tie tiks parādīti dialoglodziņā “Atvērt”.

Word dokumenta versiju saglabāšanas alternatīvas

Ir alternatīvas versijas sistēmas pievienošanai Word. Viens no tiem ir Word pievienojumprogramma, ko sauc par Saglabāt versijas, un otrs ir spraudnis, kas darbojas ar ārējo versiju kontroles programmu, kuru sauc par Perforce.

Pievienojumprogramma Saglabāt versijas ļauj viegli saglabāt Word dokumenta numurētas versijas failā.

Perforce ir versiju kontroles programma, kas ir pieejama bez maksas līdz 20 lietotājiem. Tie nodrošina Microsoft Office spraudni, kas ļauj Microsoft Word, Excel, PowerPoint un Project failus viegli uzglabāt un pārvaldīt programmā Perforce no programmām.

Salīdziniet divas dokumenta versijas

Ja recenzents ir aizmirsis izmantot funkciju “Track Changes”, un jūs to neieslēdzāt dokumentā, jūs joprojām varat salīdzināt divas dokumenta versijas un pieņemt un noraidīt izmaiņas, pamatojoties uz salīdzinājumu. Viss, kas Jums nepieciešams, ir oriģinālais dokuments un pārskatītais dokuments. Katram failam jābūt citam nosaukumam.

Funkcijas “Salīdzināt” un “Apvienot” funkcijas ir līdzīgas, taču katram ir savs mērķis. Ja jums ir tikai divi dokumenti, kurus vēlaties salīdzināt, un nevienā no tiem nav izsekotu izmaiņu, izmantojiet funkciju “Salīdzināt”. Ja jums ir divi vai vairāki dokumenti, kuros ir izsekotas izmaiņas, un jums ir nepieciešams sekot līdzi tam, kas mainīja to, kas un kad, izmantojiet kombināciju, kas aprakstīta vēlāk šajā stundā.

Lai salīdzinātu dokumenta oriģinālās un pārskatītās versijas, cilnes “Pārskats” sadaļā “Salīdzināt” noklikšķiniet uz “Salīdzināt” un nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Salīdzināt”.

PIEZĪME. Nevar salīdzināt divus dokumentus, ja kāds no tiem ir aizsargāts ar izsekotām izmaiņām vai ir piemērota jebkāda veida dokumentu aizsardzība. Lai turpinātu dokumentu salīdzināšanu, noņemiet dokumentu aizsardzību. Informāciju par to, kā atbloķēt izsekoto izmaiņu funkciju, skatiet 2. stundā un 4. stundā, lai iegūtu informāciju par formatēšanas un rediģēšanas ierobežojumu noņemšanu no dokumenta un paroles piešķiršanas dokumenta atvēršanai.

Dialoglodziņā “Salīdzināt dokumentus” nolaižamajā sarakstā atlasiet “Oriģinālais dokuments”.

Nolaižamajā sarakstā atlasiet “Pārskatītais dokuments”. Sadaļā “Pārskatītais dokuments” norādiet etiķeti, kas jāpiemēro izmaiņām, lai jūs zinātu, kas tos padarīja rediģēšanas lodziņā “Marķējuma izmaiņas”. Tas var būt lietotāja vārds vai kāds jums patīk.

Noklikšķiniet uz „Vēl”, lai piekļūtu vairāk iespēju.

Sadaļā “Salīdzināšanas iestatījumi” divos dokumentos atlasiet vienumus, kurus vēlaties salīdzināt. Pēc noklusējuma ir atlasīti visi vienumi.

PIEZĪME Vienums "Ievietojumi un dzēšana" vienmēr ir pelēks un vienmēr pārbaudīts. Lietojot “Salīdzināt” vai “Kombinēt”, ievietošanas un dzēšanas dati vienmēr tiks salīdzināti.

Sadaļā „Rādīt izmaiņas vietnē” izvēlieties, lai salīdzinātu rakstzīmi pēc rakstzīmes (“Rakstzīmju līmenis”) vai vārdu pēc vārdiem (“Vārdu līmenis”). “Rakstzīmju līmenis” ļauj jums redzēt precīzas veiktās izmaiņas. Piemēram, ja oriģinālajam dokumentam ir vārds "līdz" un pārskatītajam dokumentam ir vārds "pārāk", kam pievienots "o", "Word līmeņa" iestatījums parādītu, ka "uz" tika aizstāts ar " Arī “Character level” iestatījums parādītu faktu, ka ir pievienots “o”.

Pēc noklusējuma funkcija "Salīdzināt" liek izmaiņām jaunā dokumentā, kā parādīts sadaļā "Rādīt izmaiņas". Tomēr jūs varat izvēlēties veikt izmaiņas “Oriģinālajā dokumentā” vai “Pārskatītajā dokumentā”.

Kad esat izvēlējies, noklikšķiniet uz „OK”.

Tiek veikts abu dokumentu salīdzinājums, un izmaiņas tiek parādītas norādītajā dokumentā. Mūsu piemērā mēs izvēlējāmies pieņemt noklusējumu par izmaiņu parādīšanu jaunā dokumentā. “Oriģinālais dokuments” un “Pārskatītais dokuments” abos logos tiek rādītas labajā pusē no “salīdzinošā dokumenta”, kas jāizmanto atsaucei. Tos nevar rediģēt.

Ja neredzat rūtiņu, kurā ir oriģinālie un pārskatītie dokumenti, cilnē “Pārskats” sadaļā “Salīdzināt” noklikšķiniet uz “Salīdzināt”. Pēc tam atlasiet „Rādīt avota dokumentu” un pēc tam “Rādīt abus.” Varat arī izvēlēties “Rādīt oriģinālu” vai “Rādīt pārskatīto”, ja nevēlaties skatīt abus.

“Pārskatīšanas rūts”, kas īsumā aplūkots 2. stundā un sīkāk 3. nodarbībā, arī parādās pa kreisi no “salīdzinošā dokumenta”.

“Salīdzināmajā dokumentā” varat veikt izsekotās izmaiņas, kā tas ir apspriests 2. stundā, pieņemot vai noraidot katru izmaiņu.

Pēc tam saglabājiet salīdzināto dokumentu ar citu nosaukumu, un jums būs dokuments, kas satur izmaiņas gan oriģinālos, gan pārskatītos dokumentos.