Kā filtrēt datus programmā Excel
Nesen es uzrakstīju rakstu par to, kā izmantot Excel kopsavilkuma funkcijas, lai viegli apkopotu lielus datu apjomus, bet šajā rakstā tika ņemti vērā visi dati darblapā. Ko darīt, ja vēlaties tikai apskatīt datu apakškopu un apkopot datu apakškopu?
Programmā Excel varat izveidot filtrus kolonnās, kas slēpt rindas, kas neatbilst jūsu filtram. Turklāt programmā Excel varat arī izmantot īpašas funkcijas, lai apkopotu datus, izmantojot tikai filtrētos datus.
Šajā rakstā es jūs aizvedīšu, lai izveidotu filtrus programmā Excel, kā arī izmantojot iebūvētās funkcijas, lai apkopotu šos filtrētos datus.
Izveidojiet vienkāršus filtrus programmā Excel
Programmā Excel varat izveidot vienkāršus filtrus un kompleksus filtrus. Sāksim ar vienkāršiem filtriem. Strādājot ar filtriem, augšpusē vienmēr jābūt vienai rindai, ko izmanto etiķetēm. Šī rinda nav prasība, bet tā atvieglo darbu ar filtriem.
Virs man ir daži viltoti dati, un es vēlos izveidot filtru Pilsēta sleja. Programmā Excel tas ir patiešām viegli izdarāms. Iet uz priekšu un noklikšķiniet uz Dati cilnē un pēc tam noklikšķiniet uz Filtrēt poga. Jums nav arī jāizvēlas dati lapā vai jānoklikšķina pirmajā rindā.
Noklikšķinot uz filtra, katrai slejai pirmajā rindā automātiski būs redzama neliela nolaižamā poga, kas pievienota pa labi.
Tagad dodieties uz priekšu un noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas pilsētas slejā. Jūs redzēsiet pāris dažādas iespējas, kuras es paskaidrošu tālāk.
Augšpusē jūs varat ātri sakārtot visas rindas ar vērtībām pilsētas slejā. Ņemiet vērā, ka, sašķirojot datus, tā pārvietos visu rindu, nevis tikai pilsētas slejas vērtības. Tas nodrošinās, ka jūsu dati paliks neskarti tāpat kā iepriekš.
Tāpat ir laba ideja pievienot sleju pašā priekšā ar nosaukumu ID un numurēt to no vienas uz daudzām rindām, kas ir jūsu darblapā. Šādā veidā jūs vienmēr varat kārtot pēc ID slejas un saņemt datus atpakaļ tajā pašā secībā, kādā tas bija sākotnēji, ja tas jums ir svarīgi.
Kā redzat, visi izklājlapas dati tagad ir sakārtoti, pamatojoties uz vērtībām pilsētas slejā. Līdz šim rindas nav paslēptas. Tagad aplūkosim izvēles rūtiņas filtra dialoga apakšdaļā. Manā piemērā City kolonnā ir tikai trīs unikālas vērtības, un šīs trīs parādās sarakstā.
Es devos uz priekšu un nekontrolējušas divas pilsētas un atstāju vienu pārbaudītu. Tagad man ir tikai 8 datu rindas un pārējie ir paslēpti. Jūs varat viegli pateikt, ka meklējat filtrētos datus, ja pārbaudāt rindas numurus kreisajā pusē. Atkarībā no tā, cik rindu ir paslēptas, jūs redzēsiet dažas papildu horizontālās līnijas un numuru krāsa būs zila.
Tagad pieņemsim, ka vēlos filtrēt otru kolonnu, lai vēl vairāk samazinātu rezultātu skaitu. C slejā man ir kopējais locekļu skaits katrā ģimenē, un es vēlos redzēt rezultātus tikai ģimenēm ar vairāk nekā diviem locekļiem.
Iet uz priekšu un noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas C slejā, un jūs redzēsiet tās pašas izvēles rūtiņas katrai unikālajai vērtībai kolonnā. Tomēr šajā gadījumā mēs vēlamies noklikšķināt Numuru filtri un pēc tam noklikšķiniet uz Lielāks nekā. Kā redzat, ir arī citas iespējas.
Tiks atvērts jauns dialogs, un šeit jūs varat ievadīt filtra vērtību. Ar AND vai OR funkciju var pievienot arī vairākus kritērijus. Varētu teikt, ka vēlaties rindas, kur vērtība ir lielāka par 2 un nav vienāda ar 5.
Tagad es esmu tikai 5 rindu datu: ģimenes tikai no New Orleans un ar 3 vai vairāk locekļiem. Pietiekami viegli? Ņemiet vērā, ka varat viegli iztīrīt filtru kolonnā, noklikšķinot uz nolaižamā saraksta un pēc tam noklikšķinot uz Notīrīt filtru no “slejas nosaukums” saite.
Tātad tas ir par to vienkāršiem filtriem programmā Excel. Tie ir ļoti viegli lietojami, un rezultāti ir diezgan vienkārši. Tagad aplūkosim sarežģītus filtrus, izmantojot Uzlabots filtru dialoglodziņš.
Izveidojiet papildu filtrus programmā Excel
Ja vēlaties izveidot uzlabotus filtrus, jums ir jāizmanto Uzlabots filtra dialoglodziņš. Piemēram, pieņemsim, ka gribēju redzēt visas ģimenes, kas dzīvo Ņūorleānā ar vairāk nekā 2 locekļiem savā ģimenē VAI visas Clarksville ģimenes, kurās ir vairāk nekā 3 ģimenes locekļi UN tikai tie, kuriem ir a .EDU beidzas e-pasta adrese. Tagad to nevar izdarīt ar vienkāršu filtru.
Lai to izdarītu, Excel lapa ir jāiestata nedaudz atšķirīgi. Iet uz priekšu un ievietojiet pāris rindas virs datu kopas un kopējiet virsraksta iezīmes tieši pirmajā rindā, kā parādīts tālāk.
Tagad šeit ir aprakstīts, kā darbojas filtri. Vispirms jāraksta kritēriji augšējās slejās un pēc tam noklikšķiniet uz Uzlabots poga zem Kārtot un filtrēt uz Dati cilnē.
Tātad, ko tieši mēs varam ievadīt šajās šūnās? Labi, tāpēc sāksim ar mūsu piemēru. Mēs tikai vēlamies redzēt datus no New Orleans vai Clarksville, tāpēc ierakstiet tos E2 un E3 šūnās.
Ievadot vērtības dažādās rindās, tas nozīmē OR. Tagad mēs vēlamies, lai New Orleans ģimenes ar vairāk nekā diviem locekļiem un Clarksville ģimenēm ar vairāk nekā 3 locekļiem. Lai to izdarītu, ierakstiet > 2 C2 un > 3 C3.
Tā kā> 2 un New Orleans atrodas vienā rindā, tas būs AND operators. Tas pats attiecas uz 3. rindu. Visbeidzot, mēs vēlamies tikai ģimenes ar .EDU beigu e-pasta adresi. Lai to izdarītu, ierakstiet * .edu gan D2, gan D3. * Simbols nozīmē jebkuru rakstzīmju skaitu.
Kad to izdarīsiet, noklikšķiniet uz jebkuras datu kopas un pēc tam noklikšķiniet uz Uzlabots poga. The Saraksts RangLauks, kad jūs noklikšķinājāt uz tā, automātiski izdrukās jūsu datu kopu, pirms noklikšķināt uz pogas Papildu. Tagad noklikšķiniet uz mazās mazās pogas labajā pusē Kritēriju diapazons poga.
Izvēlieties visu no A1 līdz E3 un pēc tam vēlreiz noklikšķiniet uz tās pašas pogas, lai atgrieztos dialoglodziņā Advanced Filter. Noklikšķiniet uz Labi, un jūsu dati tagad ir jāfiltrē!
Kā redzat, tagad man ir tikai 3 rezultāti, kas atbilst visiem šiem kritērijiem. Ņemiet vērā, ka, lai tas darbotos, kritēriju diapazona etiķetēm precīzi jāatbilst datu kopas etiķetēm.
Jūs, protams, varat izveidot daudz sarežģītākus vaicājumus, izmantojot šo metodi, lai spēlētu ar to, lai iegūtu vēlamos rezultātus. Visbeidzot, runāsim par summēšanas funkciju piemērošanu filtrētiem datiem.
Apkopojot filtrētos datus
Tagad pieņemsim, ka es vēlos apkopot ģimenes locekļu skaitu par manu filtrēto informāciju, kā es to darīju? Nu, iztīrīsim filtru, noklikšķinot uz Skaidrs pogu lentē. Neuztraucieties, uzlaboto filtru atkal ir viegli izmantot, vienkārši noklikšķinot uz pogas Papildu un vēlreiz noklikšķinot uz Labi.
Mūsu datu kopas apakšā pievienosim šūnu ar nosaukumu Kopā un tad pievienojiet summu, lai summētu ģimenes locekļus. Manā piemērā es tikko ierakstīju = SUM (C7: C31).
Tātad, ja aplūkoju visas ģimenes, man ir 78 locekļi. Tagad dodieties uz priekšu un atkārtoti izmantojiet mūsu uzlaboto filtru un redzam, kas notiek.
Kopā! Tā vietā, lai parādītu pareizo numuru, 11, es joprojām redzu, ka kopējais skaits ir 78! Kāpēc ir tā, ka? Nu, SUM funkcija ignorē slēptās rindas, tāpēc tā joprojām veic aprēķinus, izmantojot visas rindas. Par laimi, ir dažas funkcijas, ko varat izmantot, lai ignorētu slēptās rindas.
Pirmais ir SUBTOTAL. Pirms mēs izmantojam kādu no šīm īpašajām funkcijām, jūs vēlaties notīrīt filtru un pēc tam ierakstīt funkciju.
Kad filtrs ir notīrīts, dodieties uz priekšu un ierakstiet = SUBTOTAL ( un jums vajadzētu redzēt nolaižamo lodziņu ar virkni opciju. Izmantojot šo funkciju, vispirms atlasiet summēšanas funkcijas veidu, kuru vēlaties izmantot, izmantojot numuru.
Mūsu piemērā es vēlos izmantot SUM, tāpēc es ierakstītu numuru 9 vai vienkārši uzklikšķiniet uz tās no nolaižamā saraksta. Pēc tam ierakstiet komatu un atlasiet šūnu diapazonu.
Nospiežot taustiņu Enter, jums vajadzētu redzēt, ka vērtība 78 ir tāda pati kā iepriekš. Tomēr, ja filtru lietojat vēlreiz, mēs redzēsim 11!
Teicami! Tieši to mēs vēlamies. Tagad jūs varat pielāgot savus filtrus un vērtība vienmēr atspoguļos tikai pašreizējās rindas.
Otrā funkcija, kas darbojas diezgan daudz tieši tāpat kā funkcija SUBTOTAL AGREGĀTS. Vienīgā atšķirība ir tā, ka funkcija AGGREGATE ir vēl viens parametrs, kurā jānorāda, ka vēlaties ignorēt slēptās rindas.
Pirmais parametrs ir summēšanas funkcija, kuru vēlaties izmantot, un tāpat kā ar SUBTOTAL, 9 attēlo SUM funkciju. Otrā iespēja ir, ja jums jāievada 5, lai ignorētu slēptās rindas. Pēdējais parametrs ir vienāds un ir šūnu diapazons.
Varat arī izlasīt manu rakstu par kopsavilkuma funkcijām, lai uzzinātu, kā sīkāk izmantot AGGREGĀTA funkciju un citas funkcijas, piemēram, MODE, MEDIAN, AVERAGE uc.
Cerams, ka šis raksts sniegs jums labu sākumpunktu filtru izveidei un izmantošanai programmā Excel. Ja jums ir kādi jautājumi, rakstiet komentāru. Izbaudi!
