Kā izveidot veidlapu vēstules programmā Word

Dažreiz jūs varat izveidot vēstuli, kuru nosūtīsit daudziem dažādiem cilvēkiem, bet jūs vēlaties, lai atsevišķas tās daļas tiktu individualizētas katram adresātam: daļas, piemēram, sveiciens, vārds, adrese utt. Tas nozīmē, ka jums ir jāizveido veidlapas vēstule, kas ir patiešām viegli izdarāma.

Pirms sākat veidlapu vēstules, pārliecinieties, ka jums jau ir izveidota datu bāze ar visiem laukiem, kurus vēlaties iekļaut. Datu bāze var būt tik vienkārša kā Excel izklājlapa ar kolonnām, kas attiecas uz vārdu, uzvārdu, adresi utt.

Word var importēt datus no Excel, Access un teksta dokumentiem. Ja jums vēl nav datubāzes iestatīšanas, jūs vienmēr varat to izveidot programmā Word, ko es jums parādīšu.

Veidlapu vēstuļu izveide programmā Word

Lai sāktu, izveidojiet dokumentu, kurā tajā ir standarta teksts, piemēram, zemāk redzamais Ziemassvētku vēstules teksts:

Ievērojiet, kā tas nav sveicināts, adrese uc, jo tie visi tiks pievienoti vēlāk kā lauki mūsu veidlapas vēstulē. Pirmā lieta, kas jums jādara, ir noklikšķiniet uz Izvēlieties Saņēmēji uz Pasta sūtījumi cilne:

Šeit jūs pievienojat personas, kuras saņems vēstuli, vai importēs sarakstu no datubāzes faila.

Varat noklikšķināt uz Ierakstiet jaunu sarakstu ja vēlaties izveidot sarakstu Word ietvaros. Lai importētu, noklikšķiniet uz Izmantojiet esošo sarakstu. Šajā piemērā mēs vienkārši ierakstīsim sarakstu.

Piezīme. Kad dodaties, lai saglabātu adresātu sarakstu, Word pieprasīs jums vietu cietajā diskā, lai saglabātu izveidoto datu failu..

Kad esat saglabājis adresātu sarakstu, jūs pamanīsiet, ka daudz ikonas, kas atrodas uz Pasta sūtījumi tagad lente ir noklikšķināma.

Lai sāktu pievienot veidlapas laukus, noklikšķiniet uz vietas dokumentā, lai norādītu, kur vēlaties, lai lauks tiktu ievietots, un pēc tam noklikšķiniet uz Adreses bloks.

Tas parādīs Ievietojiet adrešu bloku dialoglodziņā.

Klikšķis labi lai nokļūtu ar noklusējuma formātu, un jums vajadzētu iegūt kaut ko, kas izskatās šādi:

Tālāk pievienojiet Ievadiet pēc tam, kad Adreses bloks lai pārvietotu tekstu uz līnijas, tad noklikšķiniet uz Apsveikuma līnija ikona:

Tas parādīs Ievietojiet apsveikuma līniju dialoglodziņā.

Vēlreiz, ejam ar noklusējuma formātu un vienkārši noklikšķiniet uz labi poga.

Pēc tam iezīmējiet, kur tas ir teikts, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz peles, izvēlieties Paragrāfs un pēc tam atzīmējiet izvēles rūtiņu blakus Nepievienojiet atstarpi starp vienāda stila punktiem.

Tas padarīs adreses bloku pareizu kopumu, nevis atstās tukšu rindu starp katru tā daļu.

Pēc tam noklikšķiniet uz Priekšskatījuma rezultāti ikona, kas atrodas lentes Mailings cilnē.

Adreses bloka lauka indikatora vietā tagad ir jāparāda faktiskais saturs, kas norādīts Word dokumentā.

Kad esat pabeidzis priekšskatīšanu, noklikšķiniet uz Priekšskatījuma rezultāti ikona, lai izslēgtu priekšskatīšanu. Tālāk, lai redzētu, kā pievienot citus laukus, noklikšķiniet tieši uz dokumenta, lai padarītu to par pašreizējo atrašanās vietu, pēc tam noklikšķiniet uz Ievietot sapludināšanas lauku ikona.

Jums vajadzētu saņemt kaut ko līdzīgu:

Izvēlieties Valsts vai reģions, pēc tam noklikšķiniet uz Ievietot poga.

Mēģiniet noklikšķināt uz Priekšskatījuma rezultāti vēlreiz, lai redzētu, kā tas izskatās. Šeit ir mans piemērs:

Tagad, kad veidlapas vēstule ir pareizi iestatīta, varat veikt uzlabotas lietas, piemēram, izveidot noteikumus. Noteikumi ļaus jums parādīt kādu tekstu dažiem adresātiem un paslēpt to citiem. Lai sāktu darbu, noklikšķiniet uz Noteikumi poga.

Jūs redzēsiet nolaižamo izvēlni ar vairākām iespējām, piemēram, Uzdot, Aizpildīt utt.

Mūsu piemēru varam izvēlēties Ja… Tad…, kas dos mums šādu dialogu:

Nomaini Lauka nosaukums: līdz Country_or_ reģions, un tips ASV iekšā Salīdzinot ar: jomā. Tālāk pievienojiet tekstus lodziņos, kur tas ir teikts Ievietojiet šo tekstu un Pretējā gadījumā ievietojiet šo tekstu.

Šajā piemērā, ja saņēmējs dzīvo ASV, viņi saņems tekstu Priecīgus Ziemassvētkus vēstulē, bet visi pārējie saņems šo ziņojumu Sezonas sveicieni.

Lūk, kā tas izskatīsies, noklikšķinot uz labi pogas un pēc tam Priekšskatījuma rezultāti poga.

Pēc tam atzīmējiet Priekšskatījuma rezultāti sadaļa:

Šeit jūs varat noklikšķināt uz bultiņu pogām (kad Priekšskatījuma rezultāti ir ieslēgts) pa kreisi un pa labi no numura, lai ritinātu visus vēstules, kas tiks nosūtītas. Tādā veidā jūs varat pārliecināties, ka visi jūsu burti izskatīsies tieši pirms drukāšanas vai nosūtīšanas pa e-pastu.

Piezīme: atbilstības lauku izvēlnes izvēle sadaļā Noteikumi paredzēta lauka nosaukumu saskaņošanai datu bāzē ar galvenes nosaukumiem adresātu sarakstā.

Lai arī būtu vieglāk redzēt, kur dokumenti ir ievietoti laukos, izmantojiet Iezīmējiet Apvienot laukus poga.

Tas ir pārslēgšanās, ko pēc saviem ieskatiem varat ieslēgt un izslēgt. Visbeidzot, kad esat apmierināts ar jūsu vēstuli, noklikšķiniet uz Pabeigt un apvienot ikona:

Jums vajadzētu saņemt šo nolaižamo izvēlni ar trim iespējām.

Izvēlieties Rediģēt atsevišķus dokumentus lai Word apvienotu visas jūsu vēstules vienā lielā dokumentā, kuru varat apskatīt pirms drukāšanas vai nosūtīšanas kā e-pasta.

Kā redzat, veidlapu vēstuļu veidošana ar Word vairs nav sīki mājas darbi, un to var ātri un viegli izveidot un nosūtīt. Ja jums ir kādi jautājumi, lūdzu, sniedziet komentārus. Izbaudi!