Iesācējs Kā izveidot, pārvaldīt un koplietot kalendārus programmā Outlook 2013
Ja vien jūs nedzīvojat dzīvi bez atbildības, saule, iespējams, palielinās un apmetas jūsu ikdienas kalendārā. Ja jūs nezināt, kas notiek katru dienu, jūs varat ātri atrast sev pazudušās tikšanās un pārsteiguma tikšanās labirints..
Runāsim par Outlook kalendāriem, jo ārpus e-pasta (varbūt pat vairāk reizēm) organizēšana un produktivitāte balstās uz spēju pārvaldīt notikumus un iegūt lietas. Viena no lietām, ko Outlook veic ar lielu apgrūtinājumu, iespējams, ir labāka nekā vairums citu lietojumprogrammu, ir kalendārs. Outlook kalendāra funkcijas ir otrās no nevienam, kad runa ir par notikumu izveidi, modificēšanu un koplietošanu.
Šajā rakstā galvenā uzmanība tiks pievērsta vienkāršām precēm. Mēs parādīsim, kā izveidot un pārvaldīt savus kalendārus, pievienot tikšanās, tikšanās un arī dalīties tajos ar citiem jūsu adrešu grāmatas lietotājiem, lai atvieglotu sadarbību. Līdz brīdim, kad mēs esam pabeiguši, mēs parādīsim, kā tālāk izmantot Outlook, lai izmantotu pamatus, piemēram, e-pastu vai kontaktus un adrešu grāmatas, kalendāru varat iekļaut savā aizņemtajā dzīvē un uzlabot mājas vai mazo biroju.
Kalendāra pamati
Ikreiz, kad izmantojat programmu Outlook, jums būs pieejamas jūsu kalendāra iespējas. Pat ja jums nav izveidots e-pasta konts, joprojām varat izmantot programmu Outlook pārējām funkcijām. Kalendārs darbojas vislabāk, tomēr, ja jūs varat izmantot savas sadarbības iespējas, e-pasta konta izmantošana nodrošina iespēju sūtīt sanāksmju ielūgumus un saņemt dalībnieku paziņojumus.
Neatkarīgi no tā, tas ir jūsu ikdienas kalendārs, tas ir, noklusējuma kalendārs, kas saistīts ar jūsu noklusējuma Outlook profilu. Tas ir ikmēneša skats, bet, lai mainītu skatu, varat izmantot cilnes Sakārtot funkcijas.
Piemēram, zemāk ir darba nedēļas skats (salīdzinot ar visu nedēļu). Tas ir ļoti vienkāršs, ar laika apstākļiem (varat to iestatīt savai pilsētai) un meklēšanas lodziņu. Ja jums ir tikšanās vai tikšanās, jūs redzēsiet tos šeit, un jūs varat pāriet uz iepriekšējo vai nākamo nedēļu, noklikšķinot uz pogas “Iepriekšējā iecelšana” vai “Nākamā iecelšana” gar kalendāra malām.
Pārvietosimies nedaudz un koncentrēsimies uz to, kā mainīt kalendāra izkārtojumu, lai labāk atbilstu jūsu īpašajām vai īpašajām vajadzībām.
Kalendāra muskuļu locīšana
Jūs varat darīt diezgan daudz, lai mainītu kalendāra izkārtojumu un izskatu. Ja redzat tālāk redzamo cilni Skats, redzat visu veidu stilu, ko varat izmantot kalendārā, kas atbilst jūsu organizatoriskajām vajadzībām.
Apskatiet šādu kalendāru. Mēs esam izdarījuši nelielas izmaiņas tās izskatu. Par vienu, jūs varat mainīt krāsu, kas ir smalks, bet jauks pieskāriens.
Cilne Skats ļauj pievienot vairākus citus skatus, lai uzsvērtu režīmu, kurā atrodaties. Piemēram, tur ir uzdevumu josla, kas ļauj jums pievienot kalendārus, cilvēkus un uzdevumus labajā slejā (skat. Iepriekš). Šī uzdevumu josla ir pielāgojama režīmam, kurā atrodaties, tāpēc, pat ja jums ir iespējoti uzdevumi un kalendārs, kā iepriekš minētajā ekrānuzņēmumā, pārslēdzoties uz iesūtni, jums būs atkārtoti jāiespējo - Vai bārs.
Katrā režīmā ir ieteicams atskaņot cilni Skats, jo ne visi būs tieši tādi paši. Piemēram, lasīšanas rūts nav daudz izmantojams kalendāra skatā, bet tas noteikti ir lielisks papildinājums jums iesūtnē.
Tāpat ikdienas uzdevumu skatā ir iespējots ikdienas kalendāra skats. Šeit jūs varat redzēt ikdienas kalendāru ar saviem turpmākiem uzdevumiem.
Nākamajā rakstā mēs daudz vairāk runāsim par uzdevumiem, bet tagad pievērsīsim uzmanību visam, ko vēlaties uzzināt par tikšanos un tikšanos.
Tikšanās un sanāksmju pievienošana
Apskatīsim tikšanos un tikšanos. Nākamajā piemērā mēs organizējam picu ballīti. Protams, tas ir iecelšanas raksturs, un, kamēr picu ballīte ne vienmēr ir „iecelšana”, jūs saņemsiet ideju. Pēc tam varat pievienot citas specifikas, piemēram, kur notiek picu ballīte, un tās sākuma un beigu laiki.
Ir daudz vietas (tehniski neierobežots), lai notikumam pievienotu piezīmes, instrukcijas vai norādījumus. Protams, tas nav daudz partijas, ja tur nav citu cilvēku. Tāpēc mums būs jāuzaicina daži dalībnieki. Tiklīdz jūs uzaicināsiet cilvēkus, tas vairs netiek uzskatīts par tikšanos. Tā vietā programma Outlook to mainīs uz sanāksmi. Nākamajā ekrānuzņēmumā mēs redzam, ka mūsu jaunā tikšanās tikās.
Jūs varat ierakstīt vārdus ar roku vai noklikšķiniet uz pogas “To”, lai pievienotu dalībniekus no adrešu grāmatas. Ja vēl neesat iestatījis adrešu grāmatu, mēs varam jums pateikt, kā pievienot un pārvaldīt kontaktus, kā arī importēt kontaktus no citiem avotiem, piemēram, Gmail.
Jūs varat izgriezt taisni uz vajāšanu un vienkārši noklikšķiniet uz "Jauna sapulce" no lentes sākuma cilnes. Uzaicinot apmeklētājus, jums ir iespēja pieprasīt papildu atbildes opcijas.
Ja jūs pieprasāt atbildi (nevis vienkārši liekat vārdu un atstāt to tajā), tad uzaicinātajiem būs iespēja RSVP. Ņemiet vērā, ka tas darbojas lieliski, izmantojot Microsoft produktu, piemēram, Outlook.com e-pasta kontu, kur jūs saņemat atbildes opcijas tieši ziņojumā.
Gmail pakalpojumā jūs varēsiet darboties uzaicinājumā diezgan daudz vienādi. Tomēr jūs atbildat, tas tiks nosūtīts uz pasākumu organizētāju un automātiski pievienots to Outlook.
Tagad, kad mēs esam skaidri norādījuši uz tikšanos un sanāksmēm, mēs turpināsim tos mainīt un atcelt, jo pārmaiņas ir neizbēgamas, un dažreiz mūsu labākie plāni iziet cauri.
Sanāksmju un izsekošanas atbilžu pārveidošana vai atcelšana
Kaut kas ir radies, un mums ir jāpārvieto mūsu pica puse uz sestdienas vakaru. Tas mums nav problēma, bet ko par mūsu apmeklētājiem? Nu, viņu plāni ir pilnībā atkarīgi no tiem, bet Outlook vismaz atvieglo to brīdināšanu par izmaiņām.
Lai modificētu sapulci un brīdinātu savus dalībniekus, vispirms atveriet notikumu no sava Outlook kalendāra un veiciet vajadzīgās izmaiņas. Šajā gadījumā mēs tikai vienu dienu pārvietojam sanāksmi. Ņemiet vērā, ka jūs varat noklikšķināt uz “Nosūtīt atjauninājumu”, un jūsu uzaicinātie tiks atjaunināti par izmaiņām.
Šajā brīdī, ja kāds no dalībniekiem iepriekš bija pieņēmis jūsu ielūgumu, viņiem būs atkārtoti jāpieņem.
Tagad varētu būt labs laiks, lai parādītu, kā izsekot jūsu sanāksmes progresam. Noklikšķiniet uz pogas “Izsekošana”, un no šejienes jūs varat redzēt jūsu sanāksmes gaitu. Pašlaik tikai viens uzaicinātais ir pieņēmis, tāpēc varbūt šis sestdiena nav tik labs laiks.
Uh oh, atkal kaut kas tikko nācis klajā, un mums ir jāatceļ sanāksme. Vienkārši noklikšķiniet uz pogas “Cancel Meeting”. Jūsu uzaicinājums tagad mainīsies, un jūs saņemsiet pogu “Sūtīt atcelšanu”, lai noklikšķinātu un nosūtītu sliktas ziņas.
Tas ir tik vienkārši, kā iepriekš, jūsu iepriekšējie uzaicinātie saņems atjauninātu e-pastu un notikums tiks noņemts no jūsu Outlook kalendāra.
Notikumi
Tiklīdz ievadītas un saglabātas tikšanās ar savām tikšanās reizēm, jūs to redzēsit savā kalendārā. Kad jūs virzīsieties virs tā, redzēsiet atbilstošās detaļas. Šajā brīdī, ja viss ir labs, varat to atstāt un pāriet uz citām lietām.
Ja tomēr vēlaties to mainīt vai dzēst, to var atvērt, veicot dubultklikšķi uz tā vai izmantojot atbilstošo darbību lentē, kas šeit ir “Atvērt” poga.
Ar labo pogu noklikšķiniet uz konteksta izvēlnes.
Atverot sanāksmi vai tikšanos, atzīmējiet cilni Opcijas, kas ļaus jums ietekmēt dažas izmaiņas, piemēram, mainīt statusu (aizņemts, pagaidu, ārpus biroja utt.), Iestatīt atgādinājumu, mainīt laika joslu un beidzot iestatīt notikums kā atkārtots.
Atkārtoti notikumi ir bieži sastopami, piemēram, iknedēļas sanāksme vai ceturkšņa peļņas notikums, vai tikai pusdienas ar draugu, tāpēc ir labi zināt, kā tos noteikt. Kā jūs varat redzēt no ekrānuzņēmuma, tas būtu diezgan viegli izstrādāt. Jūs varat iestatīt tikšanās laiku, modeli un, protams, diapazonu vai cik ilgi atkārtošanās notiks.
Jūs redzat nākamajā attēlā, mēs esam izveidojuši atkārtotu notikumu katru pirmdienu plkst. 13:00, kas turpināsies uz nenoteiktu laiku.
Ir svarīgi atcerēties, ka, lai gan sanāksmēs un sanāksmēs ir vairākas galvenās atšķirības, tās joprojām izskatās un var tikt mainītas tādā pašā veidā, tāpēc visas iespējas, ko redzat tikšanās reizēm, būs vienādas sanāksmēm.
Faila vai dokumenta pievienošana kalendāra vienumam
Iedomājieties, ka esat izveidojis tikšanos, piemēram, lai ņemtu savu mājdzīvnieku pie veterinārārsta, vai mainītu eļļu, un jebkurā gadījumā jums ir dokuments vai attēls, kuru vēlaties pievienot, lai jūs to neaizmirstu.
Nākamajā piemērā mēs beidzot saņemam eļļu, un mums ir kupons. Jūs varat izdrukāt kuponu un mēģināt to atcerēties iepriekš, vai arī vienkārši pievienojiet to tikšanās reizei, kad Outlook atgādina, kupons ir tieši tur, lai jūs varētu to izdrukāt, kamēr domājat par to.
Lai to izdarītu, vēlaties noklikšķināt uz “Pievienot failu” un pēc tam pārlūkot vietu, kur tas ir saglabāts. Varat ievietot failu kā tādu, ielīmēt to kā tekstu un ievietot faila atrašanās vietu kā hipersaiti. Šajā gadījumā mēs vienkārši pievienosim PDF failu kā tas ir.
Protams, tas būs ļoti noderīga funkcija, ja jums ir nepieciešams koplietot dokumentus biznesa sanāksmei, nosūtīt studentiem mācību materiālus vai kad situācija var pieprasīt papildu informāciju.
Kalendāru pārvaldība un koplietošana
Kalendāru pārvaldība ļaus jums veikt divas lietas. Jūs varat atvērt kalendārus no dažādiem avotiem, un jūs varat izveidot un saglabāt kalendāra grupas.
Noklikšķinot uz pogas „Atvērt kalendāru”, varat izveidot kalendāru no vairākiem avotiem, tostarp no interneta, vai arī varat izveidot tukšu kalendāru. Viena tukša kalendāra izveides priekšrocība ir tā, ka jūs varat saglabāt savu darbu un mājas dzīvi atsevišķi.
Nākamajā ekrānā redzams, ka ir izveidoti vairāki kalendāri, un mēs esam izveidojuši īpašu darba grupu. Jūs faktiski varat vilkt notikumus no viena kalendāra uz citu; jūs redzēsiet, kā mums ir ieraksts nedēļas sanāksmei divos kalendāros, kurus esam izvēlējušies rādīt.
Iespēja vilkt notikumus kalendāros nozīmē, ka, ja esat pavadījis laiku tikšanās vai sapulces pievienošanai, ja vēlāk nolemjat, ka tam jābūt citā kalendārā, jums nav nepieciešams atjaunot notikumus.
Visbeidzot, jūs varat koplietot kalendārus, kuriem vajadzētu būt diezgan pašsaprotamiem, lai gan ir iespēja pa e-pastu nosūtīt kalendāru. Mēs to īsi apskatījām iepriekšējā rakstā, tas ir vienkārši vēl viens veids, kā to paveikt. Tālāk redzamajā attēlā redzams, kas notiek, kad izmantojat šo opciju.
Varat norādīt, kuru kalendāru kopīgojat, datumu diapazonu (no vienas dienas uz visu kalendāru), koplietojamo datu līmeni (vienkārša pieejamība, ierobežota informācija un pilnīga informācija), un pēc tam ir dažas papildu opcijas, kuras varat izmantot.
Šādā veidā kopīgošana nozīmē, ka jūs varat ātri, viegli un bez problēmām izplatīt kalendāra informāciju ar citiem Outlook lietotājiem, kā arī integrēt jums nosūtītos kalendārus.
Kalendāra opcijas
Ir diezgan daudz kalendāra iespēju, lai kārtotu (lai gan ne tik daudz kā ar e-pastu). Lielākā daļa no šīm iespējām ir paredzētas, lai konfigurētu kalendāru, lai efektīvāk strādātu ar jūsu profesionālajām un personiskajām vajadzībām.
Piemēram, varat mainīt savu darba laiku un darba nedēļu, pievienot brīvdienas, mainīt laika joslu, iestatīt noklusējuma krāsu un pat izvēlēties starp Fārenheitu un Celsiju. Strādājiet pa ceļam caur savu atpūtu un izmēģiniet to, kas vislabāk atbilst jums.
Programmas Outlook kalendāra funkcijas ir visaugstākās, un, ja strādājat organizācijā ar centrālo Exchange serveri, jūs, iespējams, esat iepazinušies ar to, kā jūs varat sadarboties kopīgos kalendāros, skatīt notikumus un daudz ko citu. Tas viss bez problēmām darbojas jūsu vietējā Outlook instalācijā, lai pievienotu jaudu un ērtības.
Mājās ir patīkami, ka tajā pašā programmā ir pieejams tik daudz kalendāru. Nav nepieciešams pārslēgties no e-pasta lietotnes uz jūsu kalendāra lietotni, varat ieplānot notikumus un ātri uzaicināt dalībniekus tikai ar dažiem peles klikšķa klikšķiem, un vēl daudz vairāk.
Bet, tas ir pietiekami, runājot no mums. Kāpēc mēs no jums tagad nedzirdam? Ļaujiet mums uzzināt savas domas vai sniegt savus komentārus mūsu diskusiju forumā.
