Iesācējs Kā izveidot un pārvaldīt uzdevumus programmā Outlook 2013
Ja jūs esat viens no tiem cilvēkiem, kuriem ir tāfeles vai notepad ar arvien mainīgu uzdevumu sarakstu, vai jūsu rakstāmgalds un monitori ir dekorēti ar Post-it® atgādinot jums par svarīgiem notikumiem, tad šo rakstu jums.
Outlook ļaus jums veikt uzdevumu sarakstus, kas sastāv no uzdevumiem, kurus jūs varat darīt visu veidu, piemēram, termiņu, atgādinājumu, kategoriju un daudz ko citu. Viss punkts ir izveidot aktīvāku uzdevumu sarakstu, ar kuru jūs varat sazināties un saglabāt jūs godīgu.
Darbs uzdevumu skatā
Mēs nesen esam apsprieduši dažādos Outlook 2013 sarežģījumus, tādēļ, ja esat jauns, mēs iesakām izlasīt mūsu ievadu.
Pretējā gadījumā atveriet Outlook līdz uzdevumu skatam un paskatieties apkārt. No pirmā acu uzmetiena jūs pamanīsiet, ka tas ir diezgan tukšs un neauglīgs. Tas ir tāpēc, ka mēs vēl esam to aizpildījuši ar daudzām lietām, kas mums jādara, un uzdevumiem.
Ejam cauri un parādīsim, kā izmantot uzdevumus, piemēram, pro, un tālāk organizēt savu dzīvi ar programmu Outlook. Ar nelielu laiku un darbu jums būs visaptverošs uzdevumu kopums, ko varat iestatīt, lai atgādinātu jums, kad tie ir jāmaksā, vai arī jūs pat varat piešķirt tos citai personai!
Uzdevumu pievienošana
Lai sāktu, jūs vēlaties pievienot uzdevumus. Jūs pamanīsiet, ka kreisajā pusē ir pazīstama mapju rūts. Šajā skatā var pievienot jaunas mapes, pēc tam efektīvi organizējot savus uzdevumus kategorijās. Jūs pat varat izveidot jaunu mapju grupu, lai vajadzības gadījumā atkal varētu atdalīt savus uzdevumus starp savu profesionālo un personisko dzīvi.
Lai sāktu, jūs pamanīsiet, ka ir viens uzdevumu mapes grupas zvans Mani uzdevumi un divas apakšsadaļas mapes: uzdevumu saraksts un uzdevumi. Ja mēs ar peles labo pogu noklikšķināsim uz visaugstākās mapes, mēs varam izveidot „Jaunas mapes grupu”, kuru mēs nosauksim par darba uzdevumiem.
Jūs varat pievienot ātru uzdevumu, noklikšķinot uz “Noklikšķiniet šeit, lai pievienotu jaunu uzdevumu”, vai arī noklikšķiniet uz “Jauns uzdevums” mājas lentē. Izlasiet šādu nosaukumu bez nosaukuma, kuram varat piemērot vairākas iespējas, parādīt uzdevumu, tā detaļas, kā arī pārvaldīt to.
Aizpildīsim mūsu uzdevumu nedaudz ar dažiem pamata datiem un pēc tam noklikšķiniet uz „Saglabāt un aizvērt”. Varat izvēlēties sākuma datumu, beigu datumu (ja tāds ir), statusu, prioritāti un pabeigšanas procentu. Jūs varat arī pārbaudīt "Atgādinājums" lodziņu un vai Outlook ļauj jums zināt, kad jūsu uzdevums ir pienācis.
Uzdevumu skatīšana, modificēšana un atjaunināšana
Pēc dažu uzdevumu izveides mēs tos varam apskatīt mūsu uzdevumu skatā. Šeit jūs varat veikt dažus pamatus, piemēram, mainīt maksājuma datumu vai piešķirt kategoriju, bet, ja jūs patiešām vēlaties skatīt un rediģēt, jums ir nepieciešams dubultklikšķis, lai to atvērtu.
Lūk, mūsu uzdevums vēlreiz. Mēs varam izdarīt izmaiņas, piemēram, statusu vai prioritāti, vai mēs varam noklikšķināt uz pogas “Detaļas”.
Ja ar uzdevumu ir saistītas citas ziņas, varat tās aizpildīt šeit. Lai gan tas var nebūt attiecināms uz lielāko daļu cilvēku, ja jūs strādājat ar neatkarīgiem līgumslēdzējiem vai konsultantiem, tad šī ir lieliska vieta, kur sekot līdzi tam, cik daudz viņi maksā jums.
Ir dažas citas lietas, ko varam pieminēt pirms pārejas uz atkārtošanos. Kamēr jūs atrodaties uzdevumu interfeisā, veltiet laiku, lai atzīmētu, ka varat izdzēst vai pārsūtīt šo uzdevumu, ja nolemjat, ka tas nav vērts turpināt, vai arī jums ir nepieciešams ievadīt kādu citu, attiecīgi,.
Varat arī pārvaldīt uzdevumu, piemēram, atzīmēt to pabeigtu, piešķirt tai un nosūtīt statusa pārskatu. Drīzumā mēs par to runāsim. Pašlaik īsi pārbaudiet, kā iestatīt atkārtotus uzdevumus.
Darbs ar atkārtotiem uzdevumiem
Atkārtota uzdevuma izveide ir tāda pati kā atkārtotas tikšanās vai atkārtotas tikšanās izveide. Dialoglodziņš, kas redzams, noklikšķinot uz pogas “Atkārtotība”, visticamāk izskatīsies diezgan pazīstams.
Tātad, šeit ir mūsu “runāt par darba stuff” uzdevumu, kas atkārtojas katru nedēļu trešdien, bez gala. Ņemiet vērā arī to, ka pat tad, ja uzdevums nav pabeigts, kad uzdevums atkārtojas, vēl tiks izveidots vēl viens.
To var ignorēt, izvēloties opciju “reģenerēt jaunu uzdevumu”, kas tā vietā, lai automātiski atkārtotos x dienā, neatjaunotu uzdevumu, līdz pašreizējais ir atzīmēts kā pabeigts.
Uzdevuma piešķiršana kādam citam
Mums ir mūsu “runāt par darbu stuff!” Uzdevums, kas tagad ir izveidots. Lentes Pārvaldīt uzdevumu sadaļā noklikšķiniet uz pogas “Piešķirt uzdevumu”.
Tas atvērs uzdevumu kā e-pastu, kuru jūs varat adresēt citiem. Šādā gadījumā mēs tikai uzticēsim kādam citam uzdevumu runāt par darbu, tāpēc mēs to nosūtīsim pa e-pastu.
Ja vēlaties ievadīt adresi laukā “To”, varat, vai arī varat uzvilkt laimīgo vārdu no adrešu grāmatas. Vai nav izveidota adrešu grāmata? Lasiet par to, kā izveidot un pārvaldīt kontaktus, tostarp to, kā importēt kontaktus no Gmail tieši programmā Outlook.
Šis saņēmējs saņems e-pastu, pēc tam ar opciju “Akceptēt” vai “Noraidīt”. Mēs nevēlamies, lai boss sajukums, tāpēc mēs vienkārši ejam uz priekšu un pieņemsim uzdevumu. Turklāt, runājot par darba stuff, nekad nav slikta ideja!
Visbeidzot, ja pilnvaras, kas vēlas, vēlas uzzināt progresu (vai tā trūkumu) par jūsu pašreiz piešķirto uzdevumu. Varat nosūtīt viņiem statusa pārskatu.
Kopumā vidējais mājas Outlook lietotājs biežāk izmantos uzdevumus kā līdzekli, lai veiktu vaicājumus vai atzīmētu darbus mājās, bet ir lietderīgi uzzināt pilnu uzdevumu veidošanas spēju klāstu. Pārvietosimies uz pārējo mājas lenti un runāsim par to, ko jūs varat darīt, lai no turienes pārvaldītu uzdevumu.
Uzdevumu pārvaldīšana un kārtošana pēc skatījuma
Jūsu nedēļas laikā daži uzdevumi tiks paveikti, un daži to nedarīs. Tie, kurus esat pabeidzis, jūs varat atzīmēt kā pilnīgu un aizmirst. Bet tie, kas jums nebūs, būs kaut kādā veidā jāpārvalda, vai arī jums būs tikai aizvien pieaugošais sprādzienu uzdevumu saraksts.
Ir daži veidi, kā tos pārvaldīt. Paskatīsimies uz šo lentes apgabalu un pēc tam parādīsim, kā vislabāk izmantot šos rīkus.
Noklikšķinot uz pogas “Noņemt no saraksta”, tā tiks atzīmēta kā pabeigta un noņemta no saraksta. Ja programma Outlook saskaras ar problēmu, piemēram, ja uzdevums atkārtojas vai tas ir nepilnīgs, tas jums jautās, ko vēlaties darīt.
Varat arī strādāt tieši ar uzdevumiem, kas redzami jūsu uzdevumu sarakstā. Plašāku informāciju skatiet tālāk redzamajā ekrānā. Jūs redzat, ka jūs varat vienkārši noklikšķināt uz karoga ikonas, lai atzīmētu to kā pilnīgu, vai arī varat ar peles labo pogu noklikšķināt, lai redzētu turpmākos risinājumus.
Nākamajā ekrānā redzat, ka mūsu uzdevums „sēdēt skatoties futbolu ar kājām uz augšu” ir rīt, taču mēs to atzīmējām arī nākamajai nedēļai. Turpmāka uzdevuma izveide būtībā dublē to laiku, kas jums vislabāk atbilst, lai to varētu pabeigt. Šādā gadījumā mēs varam atzīmēt rītdienas uzdevumu kā pilnīgu vai noņemt to, bet dublējošais uzdevums vēl būtu jāmaksā nākamajā nedēļā.
Ņemiet vērā, ka jūs varat sekot uzdevumiem no viena no pieciem iepriekš iestatītiem intervāliem, vai arī varat izveidot pielāgotu pēcpārbaudi.
Visbeidzot, mainot savu skatu, var palīdzēt šķēlēties ar lielu uzdevumu kopumu. Ja tas netiek rādīts lentē, jūs varat noklikšķināt uz pogas “Mainīt skatu”, un jūs redzēsiet šīs opcijas.
Lūk, kā izskatās vienkāršs saraksts. Skats nediskriminē pabeigšanas vai kategoriju stāvokļus vai neko citu. Tas vienkārši parāda visus jūsu pagātnes, tagadnes un nākotnes uzdevumus vienā vienkāršā skatā.
No otras puses, ja mēs sakārtojam savu viedokli ar aktīviem uzdevumiem, mēs redzam, ka mums ir daudz mazinājušies.
Vienmēr atcerieties mainīt savu uzdevumu skatu, lai jūs ātri sakārtotu vai paslēptu tos, lai sasniegtu maksimālu produktivitātes potenciālu!
Uzdevumu opcijas
Visbeidzot, iepazīstināsim vai atjaunosimies ar uzdevumu iespējām. Uzdevumu opcijas ļaus jums mainīt iestatījumus un mainīt to uzvedību un izskatu. Tos var sasniegt izvēlnē Fails, noklikšķinot uz opcijas "Iespējas -> Uzdevumi".
Varat iestatīt opcijas atgādinājumiem par uzdevumiem ar termiņiem, nokavētām un pabeigtām uzdevumu krāsām, darba stundām un citiem vienkāršiem tweaks. Tāpēc, ja vēlaties, lai nokavētie uzdevumi būtu spilgti zili, vai vēlaties, lai noklusējuma atgādinājumi dienas beigās tiktu sākti, varat veikt izmaiņas šeit.
Kā jūs varat pateikt, Outlook atklāj sevi kā ļoti apaļu lietojumprogrammu, un mēs vēl neesam runājuši par kalendāru un piezīmēm vēl! Mēs ceram, ka jūs varat izmantot uzdevumus, lai pārvērstu savas organizācijas prasmes pāris pakāpienus. Viņi ir patiešām viegli uzstādīt un piešķirt, un ir jauki, ka ir šie atgādinājumi un skatīties visas jūsu sarakstā esošās lietas lēnām tiek pārbaudītas.
Tikmēr mēs esam ieinteresēti no jums dzirdēt. Vai jums ir jautājums vai komentārs, kuru vēlaties atstāt kopā ar mums? Iet uz mūsu diskusiju forumu un uguns.
