Iesācējs Kā izveidot, pārvaldīt un piešķirt programmas Outlook 2013

Programma Outlook 2013 ļauj kategorijām piešķirt sīkumus un pielāgot minētās kategorijas. Par kategorijām lieta ir tā, ka tās ir universālas visā Outlook, un jūs varat piešķirt katrai kategorijai klaviatūras kombināciju. Tātad, jūs varat kategorizēt e-pastu, kalendāra notikumus un piezīmes ar pāris ātrās taustiņu.

Pēdējos mēnešos mēs daudz runājām par programmu Outlook 2013 un tās dažādajām daļām. Mēs runājām par tās svarīgāko funkciju apgūšanu, piemēram, to, kā veidot un sūtīt e-pastu, kā arī izveidot un pārvaldīt kontaktus un pat importēt savus Gmail kontaktus. Mēs esam arī aplūkojuši Outlook citas lietas, piemēram, to, kā jūs varat izveidot uzdevumu sarakstus, lai saglabātu jums labu uzdevumu. Un, protams, ir viss svarīgākais kalendārs, kas ir būtisks ikvienam, kurš vēlas efektīvi uzturēt grafiku.

Tas viss nozīmē, ka jūs varat ar to daudz paveikt, lai labāk pārvaldītu jūsu aizņemto darbu un pat personīgo dzīvi. Tomēr, pirms mēs slēdzam savu skatījumu uz programmu Outlook 2013, mēs uzskatījām, ka mums vajadzētu īsumā aptvert divus atlikušos aspektus, kurus mēs uzskatām par vērtīgiem: kategorijas un meklēšana.

Par šīm kategorijām

Lai pielāgotu savas kategorijas, noklikšķiniet uz pogas “Kategorizēt” un pēc tam nolaižamajā izvēlnē izvēlieties “Visas kategorijas…”. Izmantojot šo dialogu, varat izveidot jaunas kategorijas, izdzēst vecās, pārdēvēt, mainīt krāsas un piešķirt īsceļu taustiņus.

Ņemiet vērā turpmākajā ekrānuzņēmumā, kā mēs esam piešķīruši “CTRL + F2” zilajai kategorijai.

Tagad, piemēram, jūs varat piemērot kategorijas jebkuram, ko vēlaties. Ņemiet mūsu dumjš piemēru zemāk, mums ir mūsu uzdevums “dzīvot la vida loca”, un mēs to atzīmējām ar personiskām (purpura) un steidzamām (sarkanām) kategorijām.

Atcerieties šo ļoti noderīgo padomu: pēc tam, kad savām kategorijām piešķirat īsceļu taustiņus un esat kategoriju apzīmējis ar atmiņu, viņi var ātri strādāt, lai organizētu pastu, tikšanās un citus Outlook vienumus.

Piemēram, šeit ir e-pasta galvene no ziņojuma mūsu iesūtnē, mēs to atzīmējām ar darba kategoriju. Turpmāk, ja mums ir jāmeklē šī konkrētā ziņa, mēs varam izmantot kategorijas, lai filtrētu nesaistītus ziņojumus.

Ņemiet vērā arī to, ka varat ātri iezīmēt uzdevumus, e-pastus un citus Outlook vienumus ar noklusējuma kategoriju, piemēram, nākamajā attēlā. Šeit mēs esam atzīmējuši vairākus URGENT uzdevumus, vienkārši noklikšķinot uz mazā lodziņa slejā KATEGORIJAS.

Ir skaidrs, ka kategorijas var būt ļoti noderīgas, un tās lielā mērā nav iekļautas programmā Outlook. Uzziniet, kā tos efektīvi izmantot, un jūs varēsiet saglabāt visas savas lietas, kas sakārtotas ar to saistītajās kategorijās.

Vienkārša meklēšana programmā Outlook

Aplūkosim to, īsi runājot par vienumu meklēšanu programmā Outlook. Mēs domājam, ka tas galvenokārt attiecas uz pastu, bet meklēšana aptver visu pieteikumu. Noklikšķinot uz meklēšanas rūts, piemēram, iesūtnē (vai jebkurā citā pasta mapē), lente mainīsies, lai sniegtu jums daudz meklēšanas rīku.

Kāpēc šeit viss ir? Vienkārši, jo vairāk veidu jūs varat meklēt ziņu, jo labāk jūsu izredzes to atrast. Skatiet šeit nākamajā ekrānuzņēmumā, mēs noklikšķinām uz pogas “Priekšmets”, un mēs varam aizpildīt atbilstošo vietu ar to, ko vēlamies, lai tēma būtu. Šajā gadījumā mēs vēlamies atrast priekšmetus par “Darbu”.

Ņemiet vērā, ka rezultāti, kas tiek parādīti, faktiski ir uzdevumi, kas parāda, kā Outlook atgriež meklēšanas rezultātus no viss, ko tas glabā.

Ja meklēšanas prasmju maksimizēšana programmā Outlook jūs interesē, jūs varat ātri pārvarēt traucējumus, veicot nelielu laiku un izmēģinot meklēšanas lentes opcijas. Ņemiet vērā, ka, ja jūsu rezultāti ir pārāk plaši un dažādi, jūs vienmēr varat precizēt savu darbības jomu, izmantojot atbilstošu nosaukumu Darbības joma.

Visbeidzot, ja jūtat vajadzību pēc varas un galējas kontroles pār meklēšanu, mēģiniet izmantot izvērsto veidlapu, kas atrodama, noklikšķinot uz pogas “Meklēt rīki” opcijas sadaļā.

Izvērstā meklēšanas veidlapas izmantošana ir tālu no labākās, bezjēdzīgas pieejas, lai meklētu Outlook, bet neatkarīgi no izmantotās metodes, mēs esam pārliecināti, ka jūs sapratīsiet, kā atrast savu lietu vispār.

Meklēšanas opcijas

Outlook strādā ar Windows meklēšanu, kuru mēs nedaudz uzrakstījām visu laiku atpakaļ. Šīs iespējas ietekmē to, kā vienumi tiek meklēti gan sistēmā Windows, gan programmā Outlook.

Ņemiet vērā, ka, noklikšķinot uz “Indeksēšanas opcijas…”, jūs atvērsiet Indeksēšanas opciju vadības paneli, kurā varat pielāgot, kā vai vai Windows tiek indeksēts ar Windows meklēšanas rādītāju. Pārējie šie varianti galvenokārt attiecas uz meklēšanas rezultātiem, piemēram, to, kā tie tiek parādīti un no kurienes rezultāti tiek parādīti.

Kategorijas un meklēšana ir divas unheralded funkcijas, kuras varat pievienot savam Outlook repertuāram, kas mūsu biroja pieredzi varēs izskaidrot diezgan labi. Ja jūs plaši izmantojat programmu Outlook un jūs saņemat daudz e-pasta ziņojumu, izveidojat daudz kalendāra tikšanos vai izveidojat garus uzdevumu sarakstus, tad ir svarīgi ne tikai tos organizēt, bet arī spēt meklēt kaut ko, it īpaši, ja jūs zināt tas, ko jūs meklējat, ir nenovērtējams.