5 Efektīvi veidi, kā kontrolēt failus

Jūsu dators ir ciparu džungļi. Tas ir tik vienkārši veikt tīru un sakoptu dizaina darbavietu un pārvērst to par milzīgu putru. Ir pārāk daudz failu, un tie ir visā vietā. Dizaina faili, kas jums ir nepieciešami, ir gandrīz neiespējami. Tātad, kā jūs saglabāt savus failus no kontroles? Nu, tu esi veiksmi, jo tur ir 5 efektīvi veidi, kā saglabāt jūsu failus.

Bet vispirms: kāpēc mūsu datoru un dizaina faili tik viegli tiek izslēgti? Tas pats iemesls ir tāds, ka daudziem cilvēkiem ir nekārtīgi numuri un neorganizēti skapji un fiziskās darba telpas. Izņemot reizināt ar 100, jo tas ir tik vienkārši izveidot datora dizaina failus, kas neaizņem fizisko telpu.

Par laimi, nav grūti kontrolēt datoru un dizaina failus. Pievienojiet šķipsnu veselo saprātu, sajauciet ar pašdisciplīnu un atkārtojiet, atkārtojiet, atkārtojiet. Neuztraucieties - tas izklausās vairāk, nekā tas ir. Vienkārši pielīdziniet to zobu tīrīšanai: kad jūs nonāksiet ieradumā to darīt, jūs to pat nepamanīsiet. Jūs tikai dabiski saglabāsiet datoru un dizaina failus.

Labi, bez papildu domām, šeit ir 5 efektīvi veidi, kā saglabāt jūsu failus.

1. Nežēlīgi izdzēsiet vecos un nevajadzīgos failus

(Image by Mixy Lorenzo)

Tas varētu šķist acīmredzams pieres ielaušanās, taču dažreiz tiek ignorēti visizplatītākie soļi. Aizmirstiet jebkādu produktivitātes programmatūru un failu plūsmas pilnveidošanu, kā arī jebkādu citu nepietiekamu produktivitātes nonsense: vienkārši dzēst vecos un nevajadzīgos failus.

Tas ir tāds pats kā telpas tīrīšana vai fizisko failu organizēšana. Jūs iet cauri savām lietām, un, aplūkojot vienumu, jūs nolemjat: vai tas attiecas uz kaut ko svarīgu? Ja nē, jūs nežēlīgi mest to prom. Tas ir kā jūs organizējaties: minimizējot jūsu rīcībā esošo materiālu skaitu. Nav triku vai noslēpumu.

Šī metode neatšķiras no datora dizaina failiem. Izejot no failiem, izlemiet, vai katrs no tiem joprojām ir svarīgs kaut kas svarīgs. Ja tā nav, nežēlīgi to izdzēsiet - jums to vēlreiz nevajag, un tas ir tikai jūsu digitālā darba vieta. Parasti šie faili ir veci projektu faili, piemēram, agrākie grafikas un dizainparaugu projekti un novecojuši tīmekļa failu faili.

Tas ir jauki un viss, bet kad jums vajadzētu negatīvi izdzēst vecos un nevajadzīgos failus? Galu galā, praktiski visi ienīst tīrīšanu savā istabā.

Labi, tāpat kā veids, kā jūs varat samazināt telpu tīrīšanu, ir rūpēties par objektu, tiklīdz jūs sastopaties ar to, tāpēc arī jums vajadzētu izlemt, vai jums ir nepieciešams izdzēst failu, kad to sastopat. Kas mūs noved pie # 2 ...

2. Veikt tūlītējas darbības failos, ar kuriem sastopaties

(Attēla autors: John Britton)

Labākais veids, kā izvairīties no datora dizaina failu šķirošanas un tīrīšanas, nav nepieciešams. Katru reizi, kad sastopaties ar failu, rīkojieties nekavējoties.

Bet jūs, bez šaubām, esat aizņemts frants vai gal. Jums ir lietas, ko darīt, vietas. Jūs nevarat nomest visu, ko darāt, un rūpēties par katru sastopamo failu. Tātad, kā jūs izlemjat, kad rīkoties? Izmantojiet 5 minūšu noteikumu: ja tūlītējas darbības veikšana failā aizņems 5 minūtes vai mazāk, parūpēsies par to, tiklīdz to sastopat.

Skaņa pazīstama? Tas ir tāpēc, ka tas ir “ietekmē” David Allen populāro grāmatu GTD: Getting Things Done. Tajā viņš saka, ka jūs varat izvairīties no ilgu uzdevumu saraksta uzkrāšanas, nekavējoties rūpējoties par uzdevumu, kas jums rodas tik ilgi, kamēr tas aizņems ne vairāk kā minūtes.

Tas attiecas arī uz jūsu datora dizaina failiem:

• Atrasts pusfabrikāts logotips? Aptiniet to un nosūtiet to.
• Gandrīz pabeigts ar kodu? Pabeidz to.
• Vai jums nav pārliecināts, ka jums ir nepieciešama failu grupa? Iziet caur tiem, izlemiet un izdzēsiet, ja nepieciešams.

Tātad # 1 un # 2 palīdz saglabāt jūsu failus. Bet ir vēl viens būtisks elements, kas ir…

3. Ir pēc iespējas mazāk mapju

(Attēls: Steve Ryan)

Izveidojiet tikai dažas mapes savam darba veidam un jābūt pēc iespējas vispārīgākām ar kategoriju. Tā vietā, lai sadalītu nišu ar neskaitāmām mapēm (piemēram, "vektori" vai "Photoshop" vai kāds cits), vienkārši ir tādas lietas kā "logotipi" un "tīmekļa vietnes". Vai arī varat izveidot mapes katram projektam, un tajā notiek jebkāda veida fails, kas ir saistīts ar to.

Kāpēc to darīt? Divi iemesli:

1. Nav izlēmības paralīzes: vai fails ir logotips, tīmekļa vietnes stuff vai projekta daļa? Vienkārši mest to attiecīgajā mapē un dariet to.
2. Nepietiekami daudzu failu filtrs: ja redzat, ka mape ir aizpildīta ar pārāk daudziem failiem, jūs vēlētos izdzēst vecās un nevajadzīgās. Līdzīgi kā redzēt pārāk daudz stuff savā istabā, nevis slēpjot to atvilktnēs un citās telpās.

Izvairieties no pārāk specifiskas ar mapju nosaukumiem un kategorijām. Jo konkrētāk jūs nosaukat mapi, jo vairāk kategoriju jums būs. Un ar vairāk kategorijām jums būs jāizlemj, kur atrodas jaunais fails. Iespējams, tas nebūs kārtīgi iederas vienā no tiem, tāpēc jūs patvaļīgi izvēlaties vienu. Tad, kad ir pienācis laiks organizēt vairāk failu, jūs domājat, kādai kategorijai pēdējo reizi izvēlēsieties līdzīgu failu. Nemaz nerunājot par to, ka nav skaidri zināms, kura kategorija katram failam pieder.

Kāpēc ne tikai izmantot kādu iezīmēšanas sistēmu? Tad jūs varat pilnībā atcelt mapes, vai ne? Lai gan teorētiski tam būtu jādarbojas, patiesībā tas mudinās jūs izveidot un uzturēt pārāk daudz failu.

Lūk, kas notiks:

1. Jūs atzīmējat savus sākotnējos failus, labi sajūtat, ka vēlāk tos varēsiet viegli atrast, meklējot caur tagiem.
2. Jūs kļūstat liberāli ar tagiem, izveidojot pārāk daudz tagu, kas ir pārāk specifiski - tas ir saistīts ar nenoteiktību paralīzi, jo jūs nevarat izvēlēties starp diviem tagiem un nolēmāt izveidot jaunu, kas īpaši šim failam.
3. Jūs galu galā ir pārāk daudz tagu, kas kļūst milzīgi, lai atrastu sīkumus.
4. Kas vēl sliktāk ir tas, ka jūs nejuta vajadzību saglabāt zemu faila skaitu, tagad jums ir vairāk failu nekā tad, ja tie būtu pastāvīgi redzami vispārējā mapē, kuru skatījāt.

4. Ditch Auto-Organizing Features

(Attēla autors: Mark Sebastian)

Auto organizēšanas funkcijas (domāju, ka iTunes tiek automātiski pārdēvēta un šķirota funkcija, bet attiecas uz visiem failiem) ir nemesis, lai kontrolētu failus. Tie veicina liberālu failu veidošanu un saglabāšanu. Lai gan sākumā šķiet labi, jo vairāk failu jums ir, jo mazāk jūs zināt, kur viss ir.

Kāpēc ne tikai izdzēst failus, ja tie ir veci vai nevajadzīgi? Automātiskās organizēšanas funkcija mudinās jūs neizdzēst. Līdzīgi kā Gmail nekad neizdzēšamā meklēšanas funkcija. Bet atšķirībā no e-pasta, kur jums ir tikai viena veida saturs (teksts) un tādējādi ir viegli meklēt, jūsu failus ir grūti meklēt šādā veidā. Nav vienkāršs veids, kā meklēt saturu, jo īpaši vizuālos un audio failus. Tātad vienīgais, kas jums būs jāstrādā, ir failu nosaukumi un varbūt daži meta apraksti, kas atzīmēti uz tā. Tas ir faila pārslodzes recepte.

Neizmantojot nekādas automātiskās organizēšanas funkcijas, jūs būsiet atbildīgs par katru izveidoto failu. Jūs to redzēsiet un pievērsīsiet uzmanību vismaz vienu reizi, tāpēc jūs apzināties katru failu savā datorā. Tādā veidā jūs saņemsiet labāku izjūtu, kad jūsu faili tiek izvadīti no kontroles - un, kad jums ir nepieciešams negatīvi izdzēst.

5. Konsolidējiet failus, kad tas ir iespējams

(Attēls no Aldo Gonzalez)

Tas ir vienkāršs. Ja varat kaut kādā veidā apvienot divus vai vairākus failus, tad, protams, būs mazāk failu. Un mazāk failu ir mazāk traucējumu.

Otrs failu konsolidēšanas ieguvums ir vieglāk atrast to, ko meklējat. Jūsu faili kļūst organizētāki. Kā? Jūs, protams, būs atbilstošs saturs vienā failā, tāpēc nav nepieciešams medīt vairākus failus, kas attiecas uz to pašu projektu.

Kā jūs iet par failu konsolidēšanu?

• Teksta gadījumā vienkārši kopējiet / ielīmējiet saistīto saturu no vairākiem failiem vienā galvenajā teksta failā.
• Vizuāliem dizainiem jūs varat kopēt / ielīmēt dažādus elementus un variācijas vienā galvenajā grafiskajā failā.

Katra nozīmīgā un mazākā grafikas lietotne atbalsta slāņus un to marķēšanu un grupēšanu, tāpēc izmantojiet to. Tas var būt logotipa variācijas vai vairāku lielāku dizainu aspekti - viss vienā grafikas failā.

Piešķirot, ne visu veidu failus vai saturu var konsolidēt. Piemēram, kods. Tieši tāpēc iepriekšminētais ir nosaukts “ja iespējams” - darīt visu iespējamo, un jebkura summa, kas palīdz samazināt failu skaitu, ir neto peļņa.

Efektīvi glabājiet savus failus kontrolē

Cerams, ka šie 5 veidi nebūs tikai daži ražīguma pornogrāfija: lietas, kas jālasa, lai izvairītos no faktiska darba, kas jums dod vēlamos rezultātus savā dzīvē. Nē, tie tika rakstīti ar nolūku kļūt par lietām, par kurām var sākt pieteikties, lai saglabātu jūsu datora un dizaina failus no kontroles.

Neviens aktīvi nevēlas organizēt un pārvaldīt savus datoru un dizaina failus. Tātad šie 5 veidi palīdzēs jums veidot ieradumus, no kuriem izvairīsies no nepieciešamības to darīt. Un tāpat kā ar jebkuru ieradumu, vissvarīgākais ir tikai sākt to darīt.

Lai atsauktos, šeit ir pieci efektīvi veidi, kā kontrolēt failus:

1. Nevainojami izdzēsiet vecos un nevajadzīgos failus
2. Veikt tūlītējus pasākumus attiecībā uz jūsu sastopamajiem failiem
3. Ir pēc iespējas mazāk mapju
4. Ditch automātiskās organizēšanas funkcijas
5. Ja iespējams, konsolidējiet failus

Jūsu kārta: kādi citi veidi ir palīdzējuši efektīvi kontrolēt datoru un dizaina failus?

Redaktora piezīme: Šo ziņu raksta Oļegs Mokhovs par Hongkiat.com. Oļegs Mokhovs ir pasaulē mobilākais elektroniskais mūziķis, tīmekļa un vizuālā dizaina entuziasts un prēmiju bezmaksas mūzikas veikala Soundtrackster līdzdibinātājs.