Kā izmantot Excel automātiskās atjaunošanas un automātiskās atkopšanas funkcijas

Vienmēr ir briesmīga traģēdija, kad kāds zaudē kaut ko svarīgu darbu, jo viņi nav pareizi saglabājuši savu dokumentu. Tas notiek biežāk nekā jūs domājat Excel un Word lietotājiem!

Par laimi, Microsoft pēdējo pāris versiju laikā ir pievienojusi daudzas funkcijas, kas palīdz samazināt iespēju zaudēt datus avāriju, strāvas padeves pārtraukumu, nejaušu izdzēšanas dēļ. Viena iezīme tiek saukta par automātisko atjaunošanu un otro, mazāk pazīstamo funkciju, to sauc par AutoBackup.

Šajā rakstā es runāšu par to, kā konfigurēt abas iespējas, lai jūsu dati būtu pēc iespējas drošāki. Es arī vēlos pieminēt, ka jaunākās Office versijas ļauj jums saglabāt dokumentus tieši OneDrive, kas ir laba iespēja apsvērt, jo jūs joprojām varēsiet piekļūt savam darbam pat tad, ja cietais disks neizdosies.

Excel automātiskā atjaunošana

Automātiskās atkopšanas funkcija pēc noklusējuma ir ieslēgta pēc noklusējuma un pēc noteikta laika intervāla automātiski saglabā dokumentu pagaidu atrašanās vietā. Lai skatītu automātiskās atjaunošanas iestatījumus, noklikšķiniet uz Fails un tad Iespējas.

Klikšķiniet uz Saglabāt kreisajā izvēlnē jūs redzēsiet opciju Automātiskā atgūšana Saglabāt darbgrāmatas.

Pēc noklusējuma automātiskās atjaunošanas informācija tiek saglabāta ik pēc 10 minūtēm. Papildus intervālam, pirms datu saglabāšanas, Excel jābūt 30 sekundēm dīkstāvei. Automātiskā informācija tiek saglabāta arī Automātiski atjaunojiet faila atrašanās vietu uzskaitīti šeit. Tātad, kā tas darbojas? Būtībā, pieņemsim, ka jums ir darba lapa, kā tas ir zemāk, un jums tas ir saglabāts.

Tagad pieņemsim, ka pievienoju šādus datus Excel izklājlapai un gaidīšu aptuveni 10 minūtes, nesaglabājot dokumentu. Tā kā automātiskās atjaunošanas intervāls ir iestatīts uz 10 minūtēm, ir jāgaida vismaz tik ilgi, kamēr dati tiek saglabāti.

Manā gadījumā es modelēju Excel crash, atverot uzdevumu pārvaldnieku un nogalinot Excel procesu. Pēc tam es atkal atvērtu programmu Excel un uzreiz redzēju iespēju, ko sauca Rādīt atgūtos failus.

Ja noklikšķināsiet uz tā, tas parādīs sarakstu ar Excel failiem, kurus var atgūt. Manā gadījumā tai bija oriģināls fails, kurā bija dati tikai A1 un A2, un tam bija arī automātiskais atgūšanas fails, kurā iekļauti dati, kurus neesmu saglabājis diskā.

Noklikšķinot uz kāda no saraksta vienumiem, tiks atvērts cits Excel piemērs, kurā parādīti dati konkrētajā failā. Kopumā tas ir patiešām noderīga funkcija tiem laikiem, kad neesat saglabājis visu savu darbu, bet programma Excel beidzas negaidīti.

Galvenais šīs funkcijas trūkums ir tas, ka automātiskās atjaunošanas dati tiek saglabāti tajā pašā cietajā diskā kā jūsu fails, tādēļ, ja kaut kas notiek ar jūsu cieto disku, viss būs pagājis. Jūs varat mainīt atrašanās vietu iepriekš minētajos iestatījumos uz atsevišķu cieto disku vai pat uz tīkla atrašanās vietu, ko es ļoti ieteiktu.

Ņemiet vērā, ka programma Excel automātiski dzēš automātiskās atjaunošanas informāciju šādos gadījumos:

1. Failu saglabājat manuāli vai izmantojot Fails - Saglabāt kā.
2. Aizverat failu vai aizverat Excel (neatkarīgi no tā, vai esat saglabājis failu vai nē)
3. Jūs pilnībā izslēdzat automātisko atjaunošanu vai tikai darbgrāmatu

Tātad būtībā, kad saglabājat failu, tā atbrīvojas no automātiskās atjaunošanas datiem. Turklāt, ja manuāli pārtraucat lietot programmu Excel un neizmantosiet datus, tas dzēsīs automātiskās atjaunošanas datus. Paturiet to prātā, lietojot šo funkciju. Ja jūs esat smags Excel lietotājs, es ieteiktu iestatīt automātiskās atgriešanas intervālu uz kaut ko līdzīgu 2 vai 3 minūtēm, nevis 10.

AutoBackup

Vēl viena iezīme, ko daudzi cilvēki patiešām nezina, ir AutoBackup. Lai to izmantotu, vispirms ir jāiet un saglabājiet failu, lai nokļūtu Saglabāt dialoglodziņš. Ja jums jau ir saglabāts Excel dokuments, dodieties uz Fails un tad Saglabāt kā un izvēlieties vietu. Kad jūs to izdarīsiet, tas parādīs Saglabāt kā dialoglodziņā.

Dialoglodziņā noklikšķiniet uz Rīki poga, kas atrodas pa kreisi no Saglabāt poga. Jūs redzēsiet pāris iespējas, no kurām viena ir Vispārīgās opcijas. Uzklikšķinot uz tā, parādīsies neliels logs ar dažām papildu opcijām.

Iet uz priekšu un pārbaudiet Vienmēr izveidojiet dublējumu lodziņā. Noklikšķiniet uz Labi un tagad, saglabājot failu, tiks izveidots arī Excel dublējuma fails ar .XLK paplašinājumu. Ņemiet vērā, ka pirmo reizi to izdarot, faili būs tieši tādi paši. Ja rediģējat sākotnējo failu un pēc tam to saglabājat, rezerves fails joprojām būs tāds pats (oriģinālie dati). Trešajā reizē, kad to saglabājat, dublējuma fails tiks atjaunināts ar informāciju līdz otrajai saglabāšanai.

Būtībā dublējuma fails vienmēr ir viena no pašreizējās versijas versijām. Tātad, ja jūs izdarījāt virkni izmaiņu, saglabājāt failu un pēc tam vēlējāties atgriezties pie versijas, kurā nebija šo izmaiņu, jūs varat atvērt rezerves failu.

Fails tiek saglabāts tajā pašā vietā, kur sākotnējais fails, un šķiet, ka tas nav veids, kā to mainīt. Šī funkcija jūsu dokumentam nepapildina daudz drošības, bet noteiktos apstākļos tas ir labi.

Šo dublēšanas un atkopšanas funkciju iespējošana programmā Excel, cerams, ļaus jums zaudēt svarīgus datus. Vienmēr ir laba iespēja izmantot mākoņu uzglabāšanu (piemēram, OneDrive) kā papildu drošības tīklu, ja jūsu dators katastrofāli neizdodas. Ja jums ir kādi jautājumi, lūdzu, sniedziet komentārus. Izbaudi!