Automātiski pārvietojiet e-pastus Outlook mapēs, izmantojot Noteikumus

Šajā ziņojumā mēs aplūkosim, kā labāk pārvaldīt Outlook e-pasta ziņojumus, jo ienākošie ziņojumi tiek automātiski pārvietoti atsevišķās mapēs. Ja ikdienā saņemat daudz e-pasta ziņojumu, tas var ietaupīt daudz laika.

Tā vietā, lai pavadītu stundu reizi nedēļā, pārvietojot e-pastus no iesūtnes uz jūsu kategorizētajām mapēm, e-pasta noteikumi palīdzēs automatizēt jūsu iesūtnes organizāciju. Tas ir ļoti līdzīgs iezīmju un filtru lietošanai pakalpojumā Gmail.

E-pasta noteikumi var šķist sarežģīti, un tie var būt, ja jūs patiešām vēlaties veikt dažus sarežģītus sakārtojumus, bet, ja vēlaties vienkārši pārvietot darba e-pastus uz mapi Darba, tad tas ir kūka gabals.

Lai noteikumi būtu noderīgi, vispirms savā mapē Iesūtne jāizveido dažas mapes, lai kategorizētu e-pastu, piemēram, Projekti, Darbs, Ģimene utt..

Mapes var izveidot, noklikšķinot ar peles labo pogu Iesūtne vai jebkuru mapi un izvēlieties Jauna mape. Šāda procedūra darbojas programmā Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 un Office 365.

Iestatiet Outlook noteikumus

Tagad, lai sāktu, atveriet programmu Outlook, noklikšķiniet uz Fails cilni un jūs redzēsiet Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus poga uz leju.

Parādīsies Noteikumu un brīdinājumu galvenais logs un pēc noklusējuma, iespējams, redzēsiet vienu noteikumu, kas jau izveidots atkarībā no jūsu Outlook versijas.

No šejienes jūs noklikšķināsiet uz Jauns noteikums poga, lai sāktu darbu ar pirmo Outlook e-pasta noteikumu. Tiks atvērts dialoglodziņš Noteikumu vednis, un tas parādīs dažus kopīgus noteikumu veidnes.

Tie ir visizplatītākie un, iespējams, viss, kas jums būs nepieciešams. Visbiežāk sastopamais noteikums ir pirmais uzskaitītais, “Pārvietojiet ziņas no kādas personas uz mapi“. Iet uz priekšu un atlasiet to, pēc tam noklikšķiniet uz Nākamais.

Jūs pamanīsiet apakšējo saraksta lodziņu, kas tiek saukta par “2. soli”, paliekot apakšā ar kādu pasvītrotu tekstu. Patiesībā visiem, kas jums jādara, lai iestatītu noteikumu, noklikšķiniet uz hipersaites uz cilvēkiem vai publiskai grupai un norādīti izvēlēties e-pasta adresi un, kur vēlaties, lai šie e-pasta ziņojumi tiktu nosūtīti.

Tad varat noklikšķināt Pabeigt un esat pabeidzis. Tomēr, ja vēlaties padarīt noteikumu sarežģītāku, noklikšķiniet uz Nākamais sniegs jums daudz vairāk iespēju:

Pārbaudot dažādus nosacījumus augšējā saraksta lodziņā, noteikumu apraksts apakšā arī aizpildīs vairāk hipersaites. Jūs pat varat izveidot noteikumus, kas meklē konkrētus vārdus e-pasta struktūrā un pēc tam veic darbības šajos e-pastos.

Nākamais uzdevums ir noklikšķināt uz katras hipersaites un izvēlēties saistītās vērtības, piemēram, e-pasta adreses, mapes utt. Iepriekš minētajā piemērā vēlaties noklikšķināt uz cilvēkiem vai publiskai grupai un izvēlieties e-pasta adresi.

Pēc tam noklikšķiniet uz vārda norādīti un pārlūkojiet mapi, uz kuru vēlaties pārvietot e-pastu, vai noklikšķiniet uz tās Jauns un pašreizējā mapē tiks izveidota jauna mape.

Tagad jūs redzēsiet apakšējo daļu, kas atjaunināta ar jūsu likuma faktiskajām vērtībām.

Noklikšķinot uz Tālāk, var iestatīt vairāk noteikuma darbību. Parasti to var atstāt tikai tad, ja tas ir vienkāršs noteikums, bet, ja vēlaties arī veikt citas darbības, piemēram, atskaņot skaņu, nosūtīt e-pastu, izveidot tā kopiju, izdrukāt e-pastu, sākt citu programmu, palaist skriptu utt. , tad jūs varat darīt visu šajā ekrānā.

Klikšķis Nākamais kad esat pabeidzis, un jūs nonāksit Izņēmumi dialoglodziņš, kurā jūs varat izvēlēties, kādus nosacījumus jūs nevēlaties, lai šis noteikums tiktu apstrādāts. Ja vien jums nav dažu unikālu gadījumu, varat to atstāt tukšu, kas ir noklusējuma.

Noklikšķiniet uz Tālāk un mēs beidzot esam nonākuši pie noteikuma vedņa! Norādiet noteikumu, piemēram, “Pārvietot draugu e-pastu”, lai jūs zināt, ko tas dara, kad jūs to aplūkojat vēlāk.

Tad, ja jūsu iesūtnē jau ir e-pasta vēstules, kas atbilstu jaunajam noteikumam, atzīmējiet izvēles rūtiņu uz “Palaidiet šo noteikumu ziņojumiem, kas jau ir iesūtnē“. Jūs varat atstāt visu pārējo kā noklusējumu un noklikšķināt Pabeigt!

Tagad jūs varat izveidot noteikumus cilvēkiem, biļetenus, bankas / kredītkaršu pārskatus un jebkurus citus, ko jūs varat domāt, lai efektīvāk pārvaldītu Outlook e-pasta ziņojumus! Izbaudi!