Ietaupiet laiku, izmantojot Microsoft Outlook pielāgotās meklēšanas mapes
Meklējot programmā Outlook, ir diezgan viegli, bet kāpēc apgrūtināt to pašu meklēšanu vairāk un vairāk, ja tos regulāri veicat? Pielāgotās meklēšanas mapes ļauj saglabāt šos pielāgotos meklējumus, lai jūs varētu atgriezties pie tiem ar vienu klikšķi vai diviem.
Un, lai gan ir vilinoši vienkārši domāt par pielāgotās meklēšanas mapēm, piemēram, saglabātu meklēšanu, viņi patiesībā ir vēsāki. Tā kā tie tiek automātiski atjaunināti, viņi faktiski strādā vairāk kā virtuālās mapes, līdzīgas Gmail iezīmēm, izņemot jaudīgākas. Vēlaties mapi, kurā redzamas tikai ziņas, kas ir nelasītas, no kādas personas un kurām ir viens vai vairāki pielikumi? Nekādu problēmu.
Apskatīsim, kā tos izveidot.
Izveidojiet iepriekš definētu meklēšanas mapi programmā Outlook
Outlook jau ir vairākas iepriekš definētas meklēšanas mapes, kuras var izmantot. Jūs nevarat vēl vairāk pielāgot nevienu no šiem, bet vispirms ir vērts apskatīt tikai tad, ja tie atbilst jūsu vajadzībām.
Vispirms jūs atradīsiet meklēšanas mapes loga kreisajā pusē esošo Outlook datu faila mapju saraksta apakšā. Katram datu failam ir sava meklēšanas mape, tādēļ, ja izmantojat programmu Outlook, lai pārbaudītu vairāk nekā vienu kontu, katrai no tām varat iestatīt dažādas meklēšanas mapes..
Jūs nevarēsiet pat atlasīt mapi “Meklēt mapes”, līdz esat izveidojis savu pirmo meklēšanas mapi. Lai izveidotu meklēšanas mapi, pārejiet uz lentes cilni “Folder” un pēc tam noklikšķiniet uz pogas “New Search Folder”.
Tas atver logu Jauna meklēšana mapē. Jūs redzēsiet virkni iepriekš definētu meklēšanas mapju, kas sakārtotas kategorijās, piemēram, Mail, Mail from People un Lists un Mail Organizing. Lielākā daļa mapju ir diezgan pašsaprotamas, tāpēc mēs tos nesedzēsim detalizēti, varat vienkārši pārlūkot tos.
Šeit mēs izveidojam jaunu meklēšanas mapi, kas parāda nelasītu pastu. Tā ir ļoti ērta meklēšanas mape, kas ir apkārt, jo tā parāda visu jūsu nelasīto pastu, neatkarīgi no tā, kurā mapē tas ir saglabāts. Vienkārši noklikšķiniet uz meklēšanas mapes, kuru vēlaties izveidot, un pēc tam nospiediet pogu „Labi”.
Diezgan vienkārši, vai ne? Tagad aplūkosim savas pielāgotās meklēšanas mapes, kas ir daudz jaudīgākas.
Izveidojiet pielāgotās meklēšanas mapi programmā Outlook
Pielāgotās meklēšanas mapes ļauj jums noteikt papildu kritērijus, kurus iepriekš definētās meklēšanas mapes neietver, jūs varat diezgan daudz meklēt pēc jebkura lauka, kurā ir Outlook ziņojums. Vēl svarīgāk, varat izveidot pielāgotu meklēšanas mapi, kas izmanto vairākus kritērijus, lai izvēlētos ziņas. Piemēram, jums var būt tikai viens displejs no dažiem cilvēkiem un tiem ir konkrēti vārdi tematu rindā.
Lai izveidotu meklēšanas mapi, pārejiet uz lentes cilni “Folder” un pēc tam noklikšķiniet uz pogas “New Search Folder”.
Logā Jauna meklēšana mapi ritiniet uz leju līdz saraksta apakšdaļai, atlasiet opciju “Izveidot pielāgotu meklēšanas mapi” un pēc tam noklikšķiniet uz pogas “Izvēlēties”, kas parādās.
Logā Custom Search Folder ierakstiet mapes nosaukumu.
Tālāk jūs iestatīsiet meklēšanas kritērijus, tāpēc nospiediet pogu “Kritēriji”.
Meklēšanas mapju kritēriju logs ļauj jums patiešām pielāgot meklēšanu, un jūs varat izvēlēties pēc iespējas vairāk pieejamo kritēriju.
Cilnē “Ziņas” ir galvenie kritēriji, kas ļauj meklēt konkrētus vārdus objektā vai ziņojuma tekstā, sūtītājiem un adresātiem. Jūs varat arī ierobežot meklēšanu ar ziņojumiem, kuros jūs esat vienīgā persona, kas atrodas rindā “Līdz” vai “Līdz” vai “Kopija” ar citiem cilvēkiem.
Un jūs pat varat norādīt laika diapazonu ziņojumiem, pamatojoties uz to, kad tie tika saņemti, nosūtīti, modificēti utt. Tā, piemēram, jūs varētu parādīt tikai ziņas, kas saņemtas pēdējo septiņu dienu laikā.
Cilne „Papildu izvēle” sniedz vēl vairāk kritēriju, lai sašaurinātu meklēšanu. Jūs varat meklēt pēc īsziņām noteiktās kategorijās, tās, kas ir nelasītas vai kurām ir pielikumi, pēc ziņojuma svarīguma, tās, kas ir atzīmētas vai nē, un pat īsta ziņojuma lieluma. Pēdējais var būt noderīgs, lai atrastu un dzēstu lielus pielikumus, starp citu.
Cilne “Papildu” ļauj pievienot kritērijus, kas balstīti uz visiem laukiem, kurus var saglabāt Outlook objekts. Viņi ir slodzi, tāpēc mēs tos neaizsedzēsim. Bet, ja jums ir nepieciešams meklēt pēc kaut ko, ko neesat atradis citās cilnēs, iespējams, ka jūs to atradīsiet, noklikšķinot uz pogas „Lauks” un pārlūkojot izvēlnes.
Kad esat pabeidzis iestatīt visus vajadzīgos kritērijus šajās trīs cilnēs, dodieties uz priekšu un noklikšķiniet uz pogas „OK”, lai atgrieztos logā Custom Search Folder. Ir vēl viena lieta, ko šeit vēlaties konfigurēt, pirms esat pabeidzis.
Pēc noklusējuma izveidotā pielāgotā meklēšana tiks noņemta no visām Outlook datu faila mapēm. Ja vēlaties to ierobežot tikai ar atsevišķām mapēm, noklikšķiniet uz pogas Pārlūkot.
Logā Select Folders atlasiet mapes, kuras vēlaties iekļaut meklēšanā, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas „OK”.
Un tad atgriezieties galvenajā logā Pielāgot un vēlreiz noklikšķiniet uz „Labi”.
Outlook izveido pielāgotu meklēšanas mapi un pievieno to mapes skatam.
Pēc tam, kad būsit lietojis šo funkciju, pielāgotās meklēšanas mapes funkcija ir diezgan spēcīga. Šeit ir tikai daži piemēri, kā jūs varētu izmantot meklēšanas mapes:
- Ziņojumi uz un no jūsu priekšnieka
- Ziņojumi ar neatrisinātiem papildu karogiem pēc kategorijas (piemēram, jūs varat meklēt tikai neatrisinātos vienumus personiskajā kategorijā)
- Ziņojumi ar lielu nozīmi
- Ziņojumi klientam un no klienta (jūs pat varat izmantot pilnu domēnu meklēšanas lodziņā un izvēlēties meklēt visus laukus)
- Ziņojumi ar pielikumiem un tie, kas pārsniedz noteiktu izmēru (lieliski, lai atbrīvotos no lieliem pielikumiem un samazinātu datu faila lielumu)
Un tas tikai saskrāpē virsmu. Tātad, kāda veida meklēšanas mapes jūs izveidojat? Informējiet mūs komentāros!
