Kā izmantot pastkastes tīrīšanu, lai attīrītu Outlook atkritumu mapes

Pastkastes tīrīšana programmā Outlook ir rīku komplekts, kas paredzēts, lai atbrīvotos no atkritumiem no jūsu pastkastes. Varat to izmantot, lai pārskatītu jūsu pastkastes lielumu, automātiski iztīrītu vienumus pēc lieluma un datuma un veiktu dažas citas funkcijas. Ļaujiet iet cauri tiem un apskatīt.

Pirmkārt, jums ir nepieciešams atvērt rīku. Virzieties uz Fails> Rīki un noklikšķiniet uz Pastkastes tīrīšana.

Ir pieejami daži rīki, un mēs sāksim apskatīt jūsu pastkastē esošo datu apjomu.

Pārskatiet pastkastes lielumu

Jūsu Outlook pastkaste sastāv no mapēm - Iesūtne, Nosūtītās ziņas, Arhīvs, un tā tālāk un, zinot mapju lielumu, var redzēt, kur ir visi jūsu e-pasta ziņojumi. Lai uzzinātu, noklikšķiniet uz “Skatīt pastkastes lielumu”.

Tas atver mapes lieluma logu, kas parāda katras mapes lielumu. Pēc noklusējuma tas tiek atvērts cilnē Vietējie dati. Vietējie dati ir dati, kas jūsu datorā tiek saglabāti jūsu .pst un.ost failos.

Kolonnās ir redzams mapes nosaukums, lielums un kopējais lielums (tas ir lielums, kurā ir visas apakšmapes). Šī viedokļa labākā daļa ir tāda, ka tā parāda mapes, kuras parasti neņem vērā, piemēram, kalendāru. Ja jums ir vairāku gadu tikšanās un sapulču pieprasījumi, kalendārā, kurā jūs varat iztīrīt, izdzēšot vecos notikumus, varētu viegli atrast pienācīgu kilobaitu gabalu..

Ja vēlaties redzēt mapes lielumu pasta serverī, noklikšķiniet uz cilnes “Server Data”. Pirmo reizi atverot šo cilni, datu aizpildīšanai var paiet nedaudz laika. Tas ir tāpēc, ka programma Outlook sazinās ar Exchange serveri, pieprasot datus jūsu failos (kas tiek aprēķināti lidojumā) un pēc tam lejupielādējot un parādot rezultātus.

Katru nākamo reizi, atverot šo cilni, datu atgūšana būs daudz ātrāka, jo Exchange tikai veic atšķirības analīzi, un lielākā daļa mapju nemaina lielumu. Kad cilne ir ielādēta, Exchange serverī redzēsiet mapju izmērus. Tas var nebūt tāds pats kā izmērs cilnē Vietējie dati, jo programma Outlook ne vienmēr lejupielādē visus ziņojumus datorā.

Piemēram, cilnē Vietējie dati arhīva mapes kopējais lielums ir 116805 kb, bet cilnē Servera dati kopējais lielums ir 363399 kb-a starpība starp 246594 kb (265 MB). Tas ir daudz pasta, kas nav redzams vietējos datos. Kas notiek?

Pēc noklusējuma Outlook vietējais klients saglabā tikai noteiktu daudzumu pasta, lai pārliecinātos, ka jūsu e-pasta adrese nav pārāk daudz vietas. Datoros ar cieto disku, kas ir lielāks par 64GB (kas lielākoties ir mūsdienās), programma Outlook saglabās e-pastus tikai no iepriekšējā gada jūsu datorā. Vecākas vēstules tiek glabātas e-pasta serverī un tās var piekļūt. Varat lejupielādēt vecākas vēstules un mainīt šo noklusējumu, ja vēlaties. Ņemiet vērā, ka varat mainīt noklusējuma iestatījumus tā, lai tas tiktu lejupielādēts mazāk kā arī e-pastu, tādēļ, ja jūs cīnās par vietu, iespējams, vēlēsities mainīt noklusējuma vērtību no 1 gada līdz 6 mēnešiem (vai mazāk).

(Piezīme. Tas attiecas tikai uz kontiem, kuros izmanto Microsoft Exchange serveri, piemēram, Hotmail, Live.com, O365 un dažus korporatīvos kontus. Ja lietojat Outlook, lai lejupielādētu pastu no citiem pakalpojumu sniedzējiem, piemēram, Google vai Yahoo, šis iestatījums tiek ignorēts un visi ir lejupielādēts.)

Tagad, kad jūs zināt, cik daudz datu ir jūsu mapēs, varat noteikt prioritātes, kuras no tām tīrīt.

Vecās vai lielās pasta meklēšana

Ja jums ir daudz dažādu mapju, jūs varat meklēt visā pastkastē vecākas vai lielākas vēstules.

Tas ir ļoti noderīgi, ja vēlaties atrast vēstules ar lieliem pielikumiem, kurus var izdzēst vai pārvietot no Outlook uz cieto disku vai mākoņa pakalpojumu. Piemēram, ja vēlaties atrast visus sūtījumus, kas pārsniedz 5 MB, jūs varat mainīt lauku "Atrast vienumus, kas ir lielāki par", līdz 5000 kb, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas "Atrast".

Standarta Outlook meklēšanas panelis atgriežas ar vismaz 5 MB pasta sūtījumu sarakstu.

Šie rezultāti atgriež tikai e-pastus, bet jūs varat mainīt “Look” lauku jebkurā konkrētā faila tipā, ja vēlaties nodot plašāku tīklu.

No meklēšanas rezultātiem varat atvērt katru e-pastu un dzēst tos vai noņemt pielikumus. Neaizmirstiet saglabāt pielikumus, pirms tos izdzēšat vai izdzēsīsiet, ja vēlaties tos saglabāt.

AutoArchive izslēgšana

Jūs varat iestatīt automātisko parametru noteikšanu katrai atsevišķai mapei programmā Outlook, ko mēs iepriekš esam aplūkojuši kā daļu no plašāka skatījuma, kā saglabāt Outlook darbību nevainojami. Ja esat iestatījis automātiskās versijas noteikumus, jūs varat tos izslēgt pastkastes tīrīšanas lapā, noklikšķinot uz pogas „Automātiskā ievade”.

Šis process mainās caur visām Outlook mapēm un piemēro visus iestatītos automātiskās arhīva noteikumus. Ja neesat iestatījis nevienu, jūs, iespējams, uztraucaties par šīs pogas nokļūšanu nejauši, bet neuztraucieties, ka noklusējuma automātiskais noteikums ir neko nedarīt.

Skatīt un izdzēst izdzēstos vienumus

Ja vēlaties "izdzēst" savu pastu, pārvietojot tos uz mapi Dzēstie vienumi un to reti iztukšojat, šī opcija ir piemērota jums.

Piezīme: Daži cilvēki vēlas izmantot savu izdzēsto vienumu mapi kā sava veida arhīvu, kas tur tukšās lietas un nekad neiztukšo mapi. Tā nav laba ideja, jo ir daudz veidu, kā pārāk viegli iztukšot izdzēsto vienumu mapi. Tā vietā, ja jums ir nepieciešams saglabāt ziņojumu, izveidojiet arhīvu!

Noklikšķiniet uz “Skatīt izdzēstos vienumus”, lai redzētu, cik daudz vietas tiek izņemti, pēc tam izņemiet dziļu elpu un noklikšķiniet uz „Tukšs”.

Tas izdzēsīs visus vienumus mapē Izdzēstie vienumi. Ja jūs baidīsieties, pēc tam visu laiku veltiet laiku, lai pārvietotu visus svarīgākos ziņojumus savā arhīvā, bet jums patiešām vajadzētu regulāri izdzēst izdzēstos vienumus un ne izmantot to kā arhīvu.

Skatīt un dzēst konfliktu vēstules

Pēdējā opcija pastkastes tīrīšanā ir izdzēst konflikta ziņojumus. Tie ir e-pasta ziņojumi, kurus Outlook uzskata par konfliktu ar esošo e-pastu, jo tiem ir tāda pati galvenes informācija. Parasti tas ir tāpēc, ka pagaidu servera sinhronizācija notiek ar Exchange serveri, un jums vajadzētu būt iespējai izdzēst šos e-pastus bez problēmām. Lai redzētu, vai mapē Konflikti ir e-pasta vēstules, noklikšķiniet uz pogas Skatīt konfliktu lielumu, lai skatītu filtrēto mapes izmēru loga versiju.

Ja tur ir kādas e-pasta ziņas, aizveriet mapes lieluma logu un pēc tam noklikšķiniet uz pogas „Dzēst” pastkastes tīrīšanas logā.

Tas ir pastkastes tīrīšanas rīks. Tas nav īpaši spilgts, bet tas ir efektīvs un noderīgs.