Kā iestatīt atbildi ārpus biroja programmā Outlook for Windows

Ja jūs zināt, ka pāris dienām būs ārpus biroja, jūs varat iestatīt, ka ārsta palīgs palīdz atbildēt automātiski, ļaujot cilvēkiem uzzināt, ka jūs baudāt savu atvaļinājumu, kamēr viņi ir iestrēdzis darbā.

Lai Outlook programmā izveidotu atbildi ārpus biroja, mēs izveidosim e-pasta veidni ar ziņojumu, kuru mēs vēlamies izmantot, un pēc tam izveidosim noteikumu, kas nosūtīs atbildi ar šo ziņojumu visiem e-pastiem, ko mēs saņēmām noteiktā datumu diapazonā.

PIEZĪME. Outlook ir jābūt atvērtam, lai nosūtītu noteikumus, kas jāievēro, un atbildi, kas nav jūsu birojā. Tātad, pārliecinieties, ka esat atstājis datoru un Outlook darbojas, kamēr esat ārpus biroja.

Pirmais solis: izveidojiet ziņojumu veidni

Lai izveidotu ziņu veidni programmā Outlook, pārliecinieties, ka cilne „Sākums” ir aktīva un noklikšķiniet uz pogas „Jauns e-pasts” jaunajā sadaļā.

Ievadiet ziņu lodziņā ziņojumu, ko vēlaties nosūtīt kā automātisku atbildi. Neievadiet uz e-pasta adresi vai tēmu. Pēc tam noklikšķiniet uz cilnes “Fails”.

Noklikšķiniet uz “Saglabāt kā” opciju sarakstā, kas atrodas aizmugures ekrāna kreisajā pusē.

Dialoglodziņā Saglabāt kā atlasiet nolaižamajā izvēlnē Saglabāt kā tipu “Outlook veidne (* .oft)”.

Jūs nonākat uz lietotāju veidņu mapi. Ievadiet veidnes nosaukumu lodziņā “Faila nosaukums”, saglabājot paplašinājumu “.oft” un noklikšķiniet uz “Saglabāt”.

Ja vēlaties kopēt savu ārpus biroja atbildes e-pasta veidni uz citu datoru vai dublēt, pilnais ceļš uz lietotāja veidņu mapi ir C: lietotāji AppData viesabonēšana Microsoft veidnes . Aizvietot ar Windows lietotājvārdu.

Aizveriet ziņojuma logu, noklikšķinot uz “X” pogas augšējā labajā stūrī.

Tiek parādīts dialoglodziņš, kurā jautā, vai vēlaties saglabāt ziņojuma projektu. Jums nav, jo esat to saglabājis kā veidni, bet jūs varat, ja vēlaties. Noklikšķiniet uz “Jā”, ja vēlaties saglabāt melnrakstu, vai “Nē”, ja jums nav.

Otrais solis: izveidojiet noteikumu, lai automātiski atbildētu uz jauniem e-pasta ziņojumiem

Tagad, kad mums ir ārpus biroja atbildes e-pasta veidne, mēs izveidosim noteikumu, lai izmantotu šo veidni, lai atbildētu uz visiem ziņojumiem, kas saņemti noteiktā datumu diapazonā. Pārliecinieties, vai ir aktivizēta cilne „Sākums”.

Sadaļā Pārvietot noklikšķiniet uz pogas “Noteikumi” un nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus”.

Varat arī noklikšķināt uz cilnes “Fails”, lai piekļūtu aizmugurējā loga ekrānam. Pārliecinieties, ka ekrāns “Info” ir aktīvs (ja nepieciešams, noklikšķiniet uz “Info”) un pēc tam noklikšķiniet uz pogas “Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus”.

Dialoglodziņā Noteikumi un brīdinājumi pārliecinieties, vai nolaižamajā izvēlnē “Lietot izmaiņas šajā mapē” ir atlasīta e-pasta adrese, uz kuru vēlaties piemērot šo noteikumu. Ja vēlaties, lai šis noteikums attiektos uz visiem jūsu Outlook kontiem, mēs parādīsim, kā to izdarīt vēlāk šajā rakstā. Noklikšķiniet uz cilnes “E-pasta noteikumi”, ja tas vēl nav aktīvs, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas “Jauns noteikums”.

Dialoglodziņa Noteikumu vednis pirmajā ekrānā noklikšķiniet uz sadaļas “Sākt no tukša noteikuma” sadaļas “Lietot noteikumus par saņemtajiem ziņojumiem”. Opcija ir pievienota lodziņam “2. solis: rediģējiet noteikumu aprakstu (noklikšķiniet uz pasvītrotas vērtības)”. Šai noteikuma daļai nekas nav rediģējams, lai turpinātu, noklikšķiniet uz pogas “Nākamais”.

Dialoglodziņā Noteikumu vednis tiek atvērts otrais ekrāns, kas ļauj izvēlēties nosacījumus, lai pārbaudītu, kad saņemat e-pasta ziņojumus. Lai jūsu atbilde tiktu nosūtīta konkrētā datumu diapazonā, lodziņā “1. solis: izvēlieties nosacījumus” pārbaudiet lodziņu “Saņemts noteiktā datumā”. Nosacījums tiek pievienots lodziņā “2. solis: rediģējiet noteikumu aprakstu (noklikšķiniet uz pasvītrotas vērtības)”, bet šoreiz ir daļa no rediģējamā apraksta. Lai pievienotu datumu diapazonu, 2. sola lodziņā noklikšķiniet uz saites “konkrētā datumu diapazonā”.

Dialoglodziņā Saņemšanas datums atzīmējiet lodziņu “Pēc”, noklikšķiniet uz nolaižamā saraksta un noklikšķiniet uz datuma, pēc kura vēlaties nosūtīt automātisko atbildi. Piemēram, ja vēlaties, lai atbilde uz jūsu biroju netiktu nosūtīta 8. februārī, atlasiet 7. februārī pēc datuma.

Pēc tam atzīmējiet lodziņu “Pirms”, atlasiet datumu no nolaižamā saraksta labās puses pirms izvēles rūtiņas. Izvēlētajam datumam vajadzētu būt dienai pēc tam, kad vēlaties, lai atbilde uz biroju netiktu nosūtīta. Piemēram, ja vēlaties, lai 15. februāris būtu pēdējā diena, kad tiek nosūtīta atbilde uz jūsu biroju, izvēlieties 16. februāris kā pirms datuma.

Atlasītie datumi tiek pievienoti 2. solī norādītajam nosacījumam. Lai turpinātu, noklikšķiniet uz pogas “Tālāk” Noteikumu vedņa dialoglodziņā.

Dialoglodziņā Noteikumu vednis trešajā ekrānā izvēlaties to, ko vēlaties darīt ar ienākošajiem e-pastiem datumu diapazona laikā. Mēs vēlamies atbildēt uz visiem e-pasta ziņojumiem, izmantojot veidlapu, kuru mēs izveidojām pirmajā sadaļā, tāpēc lodziņā “1. solis: izvēlieties darbību (-as)” pārbaudām lodziņu “atbilde, izmantojot konkrētu veidni”. Lai atlasītu izveidoto veidni, noklikšķiniet uz saites “konkrēta veidne”, kas atrodas 2. solī: rediģējiet noteikumu aprakstu (noklikšķiniet uz pasvītrotas vērtības).

Dialoglodziņā Select a Reply Template atlasiet nolaižamajā “Look in” izvēlnē “User Templates in File System”.

Izvēlieties veidni, kuru izveidojāt (mūsu gadījumā, veidne „Atbilde”) un noklikšķiniet uz pogas „Atvērt”.

Izvēlētajai darbībai tiek pievienots pilns ceļš uz izvēlēto veidni. Lai turpinātu, noklikšķiniet uz pogas “Tālāk”.

Ceturtajā Noteikumu vedņa ekrānā varat atlasīt jebkurus izņēmumus, kurus vēlaties piemērot noteikumam, piemēram, ja vēlaties izslēgt noteiktus cilvēkus vai grupas („izņemot gadījumus, kad tie ir cilvēki vai publiska grupa”). Mēs nepievienosim nekādus izņēmumus no mūsu noteikuma, tāpēc, lai turpinātu, noklikšķiniet uz pogas “Nākamais”.

Ievadiet noteikuma nosaukumu lodziņā “1. solis: norādiet šī noteikuma nosaukumu”. Noklusējums ir atzīmēts lodziņā “Ieslēgt šo noteikumu”, tāpēc noteikums tiks automātiski ieslēgts. Neuztraucieties, lai gan. Tas nedarbosies tikai pēc norādītā datuma.

Mēs nevēlamies palaist noteikumu par ziņojumiem, kas jau ir mūsu iesūtnē, tāpēc atstājiet izvēles rūtiņu “Izpildīt šo noteikumu jau ziņojumos jau iesūtnē”. Ja vēlaties izpildīt šo noteikumu visos Outlook e-pasta kontos, atzīmējiet lodziņu “Izveidot šo noteikumu visos kontos”. Noklikšķiniet uz pogas „Pabeigt”.

Noteikums tiek pievienots sarakstam. Noklikšķiniet uz “OK”, lai aizvērtu dialoglodziņu Noteikumi un brīdinājumi.

Tagad, kad kāds nosūta jums e-pasta ziņojumu norādītajā datumā, viņi automātiski saņems ziņojumu izveidotā e-pasta veidnē.

Lai gan sūtītājs saņem automātisku atbildi, kurā teikts, ka esat ārpus biroja, jūs joprojām saņemat savu e-pastu ar ikonu, kas norāda uz automātisku atbildi. Tomēr jūs varat justies pamatoti ignorēt to, līdz jūs atgriezīsieties.

Kad datuma diapazons noteikumā ir pagājis, noteikums neattiecas uz ienākošajiem e-pastiem. Tomēr jūs joprojām varat izslēgt noteikumu. Lai to izdarītu, atveriet dialoglodziņu Noteikumi un brīdinājumi, kā aprakstīts iepriekš, un noņemiet atzīmi no saraksta kreisajā pusē esošā lodziņa. Noklikšķiniet uz „OK”, lai aizvērtu dialoglodziņu.

Kad izmantojat šo noteikumu, lai nosūtītu automātisku atbildi no atbildes, atbilde tiek nosūtīta katram sūtītājam vienu Outlook sesijas laikā. Sesija ir, atverot programmu Outlook, līdz iziet no programmas. Tas novērš dubultu atbilžu nosūtīšanu uz to pašu sūtītāju, kurš sūta jums vairākas ziņas. Outlook ieraksti, kas katrā sesijā ir saņēmuši automatizētu atbildi, bet šis saraksts tiek atiestatīts, kad iziet no Outlook. Tātad, atstājiet programmu Outlook atvērtu (neatstājiet un neatveriet atkārtoti), tāpēc noteikums darbosies un automātiskā atbilde no amata tiek nosūtīta ikvienam, kas jums sūta e-pasta ziņojumus, un tāpēc sūtītāji nesaņem vairākas atbildes no biroja.