Kā nekad neatkārtot dokumentu?

Faksa aparāti joprojām tiek pārvadāti visā pasaulē. Valdības iestādēm, juristiem, ārstiem un citām lēnām kustīgām organizācijām bieži vien ir vajadzīgi faksi - labākajā gadījumā tas ir nepieciešams ļaunums.

Fakss bieži tiek uzskatīts par drošāku nekā e-pasts, lai gan tas tiešām nav. Faksa aparāti sazinās pa tālruņa līnijām bez šifrēšanas un faksa aparāti bieži tiek turēti aizņemtajās zonās, kur ikviens var viegli noķert dokumentus..

Faksa alternatīvas

Faksa sūtīšanai ir daudz alternatīvu. Ja jūs neesat ierobežojis likumus vai tāpēc, ka persona, kas vēlas izmantot faksu, mēģiniet izmantot kādu no šīm alternatīvām:

• E-pasta dokumenti: Jā, pazemīgais e-pasts var aizstāt daudzus faksus. Iespējams, jūs, iespējams, nosūtiet dokumentu, kas drukāts no datora, tad kāpēc uztraukties, izmantojot faksa aparātu? Pievienojiet failu e-pastam vai vienkārši pievienojiet svarīgu tekstu e-pastā.
• Skenēšana un e-pasts: Ja jums ir faksa iekārta, kas darbojas arī kā skeneris, varat to izmantot, lai skenētu papīra dokumentus datorā kā PDF failus. Pievienojiet šos PDF failus e-pastam, lai tos nosūtītu kopā. Jūs pat varētu mēģināt izmantot tālruni, lai skenētu dokumentu - pārliecināts, ka tā nebūs vislabākā kvalitāte, bet mēs esam redzējuši dažus diezgan zemas kvalitātes faksus.
• Dokumentu augšupielāde: Dažas organizācijas var atļaut jums augšupielādēt šos skenētos dokumentu failus tīmeklī, nevis vienkārši nosūtīt tos pa e-pastu.
• Izmantojiet Snail Mail: Gliemežu pasts ir lēnāka alternatīva faksa sūtīšanai, kas ir sliktāka daudzos veidos, bet tas ne vienmēr ir slikti. Ja jums nav faksa aparāta, un dokuments nav steidzams, varat nosūtīt dokumentu lielākai daļai organizāciju, nevis nosūtīt to pa faksu. Protams, jums ir jātiek galā ar pasta sistēmu, bet vismaz jums nav faksa sūtīšanas.

Dokumentu parakstīšana bez drukāšanas

Iespējams, jums būs jāparaksta dokumenti un jānosūta tos kādam, un pēc izdrukāšanas jums var rasties kārdinājums tos nosūtīt. Galu galā, alternatīva būtu drukāt dokumentu, parakstīt to, skenēt to atpakaļ datorā un nosūtīt to pa e-pastu. Tā vietā, lai tērētu savu laiku, varat izmantot programmatūru, lai piemērotu savu īsto parakstu dokumentam datorā. Vienkārši ierakstiet savu parakstu un tas tiks saglabāts kā attēls, ko varat pieteikties dokumentiem. Nākotnes dokumentus var viegli parakstīt, neizdrukājot tos.

Ja jums ir tablete ar irbuli, jūs pat varat izmantot zīmuli, lai parakstītu dokumentu tieši ekrānā.

Faksa sūtīšana tiešsaistē tiešsaistē

Tiešsaistes faksa pakalpojumi ļauj jums nosūtīt dokumentu bez faksa aparāta ar savu vai pat tālruņa līniju. Lai augšupielādētu dokumentu un ievadītu adresāta tālruņa numuru, izmantojat tīmekļa saskarni. Pakalpojums pats parūpējas par visiem pēdējās jūdzes sīkumiem, nosūtot dokumentu uz tālvadības faksa aparātu, izmantojot savas telefona līnijas.

Ja jums ir nepieciešams tikai retos gadījumos nosūtīt faksus, šie pakalpojumi ļaus jums nosūtīt dažas lapas šeit un tur bez tēriņa. Ja jums ir jāiesniedz fakss biežāk, iespējams, ka jums būs jāmaksā kaut kas - bet jums jebkurā gadījumā ir jāmaksā par faksa aparātu un tālruņa līniju..

Šie pakalpojumi tehniski ietver faksa sūtīšanu, bet vismaz viņi nejūtas kā vecs faksa aparāts un neprasa, lai jums būtu fiksētais telefons.

Faksa saņemšana tiešsaistē

Faksa saņemšana var būt galvassāpes, ja jums ir mājas birojs. Faksa aparātam ir jābūt ieslēgtam un faksu klausīšanai. Lai saņemtu faksus, jums ir nepieciešama īpaša līnija, lai nebūtu garām nekādus faksus, kad atrodaties tālrunī. Iespējams, mēģināt lūgt cilvēkiem faksu jums dokumentu noteiktā laikā, kad esat pārliecināts, ka fiksētais tālrunis nav piesaistīts.

Tā vietā, lai risinātu visu šo muļķību, lūdziet cilvēkiem skenēt un nosūtīt jums dokumentus. Varat arī izmantot citus rīkus, ja nevēlaties paļauties uz e-pastu - piemēram, jūs varat izmantot JotForm kopā ar Dropbox, lai izveidotu tīmekļa lapu, kurā cilvēki varētu augšupielādēt PDF failus, un viņi parādīsies mapē Dropbox.

Varat arī mēģināt izmantot pakalpojumu, kas nodrošina jums īpašu faksa numuru un ļauj saņemt faksus tur. Tie parasti maksā naudu - faksa pakalpojumam ir jāmaksā par īpašu fiksētā tālruņa numuru un jāuzrauga tas jums. eFax piedāvā 10 bezmaksas ienākošas lapas mēnesī, lai gan tie nesniedz nekādas bezmaksas izejošas lapas. HelloFax ļauj jums nosūtīt piecas bezmaksas lapas, bet tas ir viss. Katram bezmaksas tiešsaistes faksa pakalpojumam ir nozveja, piemēram, šāds - bezmaksas piedāvājums, lai jūs piesaistītu, kamēr jums ir jāmaksā par svarīgākajām iezīmēm. Faksa sūtīšana ietver saskarni ar faksa aparātiem un fiksēto tālruņu numuriem, un tas nav bezmaksas. To bieži izmanto arī uzņēmējdarbības nolūkos, un uzņēmumi ir gatavi tērēt naudu šādai lietai.

Pēdējais kūrorts: izmantojiet faktisko faksa aparātu bez piederības

Ja nevēlaties nodarboties ar tiešsaistes pakalpojumiem vai gliemežu pastu, un jums absolūti nav citas izvēles, kā atsūtīt gadījuma rakstu kā faksu, vēl ir alternatīva, lai iegādātos savu faksa aparātu un izmantotu fiksēto telefonu. Iespējams, jūs varat apmeklēt vietējo veikalu, kas piedāvā kopēšanu, un viņi jums ļaus maksāt dažus centus, lai nosūtītu faksu. Tas nav ideāli, ja bieži sūtāt faksus, bet, ja jums kaut reizi gadā ir jāsaņem fakss, tas var būt labs risinājums.

Protams, tas joprojām ir saistīts ar faksa aparāta izmantošanu. Dažas organizācijas tikai pieprasa faksus, un jūs, iespējams, nejūtaties ērti augšupielādējot īpaši jutīgus dokumentus tīmekļa faksa pakalpojumam. Nav daudz, ko varat darīt, ja jums ir jārisina organizācija, kas pieprasa faksus.

Faksa sūtīšana vēl aizvien būs ar mums, ja tikai tāpēc, ka tiek pieņemti noteikumi, kas mudina veselības aprūpes un juridiskās organizācijas turpināt izmantot vecāku faksa sistēmu, nevis mūsdienu alternatīvas.

Attēla kredīts: Abhisek Sarda par Flickr, stāsti par klaiņojošiem youkai par Flickr, AuthenticEccentric uz Flickr