Kā pārvaldīt pielikumus programmā Outlook 2013

Ir laiks, darba medības vai fotogrāfiju koplietošana ar vecākiem ģimenes locekļiem, kur jums var būt nepieciešams nosūtīt vecmodīgi - kā e-pasta pielikumu. Ja sūtāt e-pastu darbā, tas var būt daļa no jūsu e-pasta repertuāra.

Lieta par pielikumiem ir tāda veida nerakstīts kods, kas attiecas uz to nosūtīšanu. Piemēram, lai gan e-pastā jūs varētu nosūtīt milzīgu failu (tas ir atkarīgs no tā, cik lielā mērā tiks atļauts izmantot izmantoto pakalpojumu vai ISP), tas ne vienmēr ir efektīvs. Līdzīgi, vairāku failu sūtīšana parasti ir labāka, ja tas ir ievietots konteineru failā.

Protams, atkarībā no tā, kāda veida fails tas ir, tas var vai nevar ierasties galamērķī. Faili, piemēram, tie, kas beidzas ar .EXE, .BAT un citiem izpildāmiem veidiem, bieži (parasti) tiek bloķēti vai noņemti, jo tie ir saistīti ar ļaunprātīgu programmatūru. Ja vēlaties nosūtīt šādu failu, jums, iespējams, būs jāpievieno tas .ZIP arhīvā.

E-pasta veidošana un kontaktu pārvaldība programmā Outlook ir diezgan vienkārša, un, lai gan pielikumu pievienošana un apstrāde līdz šim ir otrā rakstura, daudzi lietotāji var neapzināties, ka viņi varētu to darīt labāk.

Pielikuma pievienošana

Lai pievienotu pielikumu, varat vilkt failu vai failus tukšā e-pasta ziņojumā, un tas tiks ielīmēts kā pielikums. Vai arī noklikšķiniet uz "Pievienot failu" uz lentes, sadaļā Ietvert.

Jums vajadzēs pārlūkot vietu, kur atrodas fails, kuru vēlaties pievienot, un pēc tam atlasiet failu vai failus, kurus vēlaties iekļaut savā ziņojumā, un pēc tam noklikšķiniet uz „Ievietot”. Vai arī noklikšķiniet uz mazās bultiņas un izvēlieties “Ievietot kā Teksts ”un pielikums tiks ievietots inline, kas nozīmē, ka tas parādīsies jūsu ziņojumā, nevis kā atsevišķs fails.

Pēc pievienošanas jūs to varēsiet redzēt pievienotajā laukā zem temata.

Visbeidzot, pieņemsim, ka jums ir pievienots pielikums, un tu saproti, ka tas ir nepareizs. Neviena problēma, jūs varat vienkārši izvēlēties pielikumu, kas noklikšķina uz pogas „Dzēst” tastatūrā, vai arī ar peles labo pogu noklikšķiniet un izvēlieties “Noņemt”.

Faili nav vienīgais, ko varat pievienot ziņojumam, tomēr varat pievienot arī vienumus un parakstus.

Citu materiālu pievienošana

Vienumi var ietvert vizītkartes (.VCF failus, iepriekš apspriestus), kalendārus un Outlook vienumus, kas var būt piezīmes, uzdevumi, kontakti un citas lietas, kuras atverat programmā Outlook.

Kalendāri ir vēl viena lieta, ko jūs, iespējams, vēlēsieties dalīties laiku pa laikam, un, noklikšķinot uz pogas “Pievienot preci”, jūs redzēsiet, ka to ir viegli izdarīt. Kalendāra koplietošana nenozīmē, ka katrai atsevišķai vienībai ir jāapvienojas katru dienu. Jūs varat vienkārši dalīties dažās dienās vai nedēļā, piemēram, uzņēmuma getaway vai ģimenes ceļojuma maršrutā.

Kalendāra koplietošana dos iespēju izvēlēties faktisko kalendāru, datumu diapazonu, informāciju un citas uzlabotas iespējas.

Kad noklikšķināsiet uz „Labi”, jūs redzēsiet, ka kalendārs tiks pievienots e-pasta ziņojumam, lai to varētu atvērt un apskatīt, bet tas tiks ielīmēts arī faktiskajā ziņojumā, lai saņēmēji to varētu ērti apskatīt īsumā.

Outlook vienumi būtībā ir jebkas, ko varat izveidot programmā Outlook, ko pēc tam var pievienot un nosūtīt citiem Outlook lietotājiem. Nākamajā ekrānuzņēmumā redzat, kā tas darbojas. Jūs izvēlaties avotu un pēc tam no tā izvēlieties objektu vai vienumus (kurus varat izvēlēties vairāk nekā vienu), ko vēlaties pievienot.

Ņemiet vērā, ka varat izlemt, vai vēlaties, lai objekts nonāktu kā faktisks fizisks pielikums vai tikai kā teksts. Tas ir tāds pats kā mēs iepriekš apspriedām, kur jūs varat ievietot kā tekstu un tas parādīsies kā daļa no fiziskā ziņojuma.

Vizītkartes var būt vai nebūt viena no lietām, kuras lietojat vai jums ir nepieciešams, bet tas ir patiešām ērts veids, kā dalīties ar jūsu tūlītējām detaļām vienkāršā, ērtā iepakojumā. Ja vēlaties koplietot savu (vai jebkura cita) vizītkarti, vienkārši atlasiet to no izvēlnes Pievienot objektu un jūsu kontakti parādīsies

Izvēlieties karti vai kartes, ko vēlaties pievienot, un noklikšķiniet uz „OK”, un kartes parādīsies kā teksts, un tās tiks pievienotas kā .VCF fails, kas nozīmē, ka to var importēt jebkurā adrešu grāmatā, kas atbalsta šādus failus.

Kontaktu kā vizītkaršu koplietošana ir ļoti ātrs un ērts veids, kā sniegt kādam citam kontaktinformāciju, vai importēt kontaktinformāciju no kāda cita, nenorādot to adrešu grāmatā manuāli.

Pielikumu apstrāde

Protams, ar e-pastu vienmēr ir iespēja saņemt, kā arī dot. Tātad, ko jūs darāt, kad iesūtnē tiek saņemts ziņojums ar pielikumiem? Parasti tas ir diezgan vienkārši, piemēram, nākamajā attēlā. Jūs redzat, ka mūsu testa ziņojums ir pievienots ar pievienotu attēlu.

Ja mēs vienkārši noklikšķināsim uz pielikuma, redzat, ka lentes zvana pielikumu rīkos parādās opcijas. No šejienes jūs varat rīkoties. Ņemiet vērā arī to, ka, ja saņemat vairākus failus, visus savus pielikumus var saglabāt vienlaicīgi, un, ja neesat pārliecināts par to, vai ir gudrs atvērt pielikumu, tad varat to noņemt, lai gan, iespējams, ir gudrāk vienkārši izdzēst ziņojumu, ja jums ir šaubas.

Varat arī ar peles labo pogu noklikšķināt uz jebkura ziņojuma pielikuma un jūs varat izmantot iegūto nolaižamo izvēlni, lai veiktu tādas pašas darbības kā lentē.

Apstrādājot pielikumus, brīdinājumi ir bagāti. Pielikumi var būt bīstami, jo var apliecināt ikviens, kas pēdējo divdesmit gadu laikā ir izmantojis e-pastu. Apakšējā līnija, neatveriet neko, kas nav no ikviena, kuru nezināt vai uzticaties, un vienmēr izmantojiet vīrusu / ļaunprātīgu programmatūru skeneri datorā.

Vairāku failu vai lielu failu apstrāde kā pielikumi

Mēs nedaudz runājām par to, kā rīkoties ar vienu vai varbūt dažiem pielikumiem, bet kas notiks, ja vēlaties pievienot desmitiem vai pat simtiem failu? Vai arī tad, ja vēlaties pievienot lielu failu?

Lielu pielikumu sūtīšana ir sava veida uncool, it īpaši, ja kāds šajā procesā saņem daudz e-pasta ziņojumu. Lielu failu sūtīšanas pa e-pastu problēma nav tik daudz, vai pasta serveris atļaus pielikumus noteiktā izmērā. Lielākajā daļā gadījumu jūs, iespējams, nesūtīsiet failu, kas ir daudz lielāks par megabaitu vai divām, vai vismaz jums nevajadzētu.

Tomēr tur būs tie laiki, kad jums ir nepieciešams nosūtīt kaut ko, kas ir mazliet neērts. Ja izmantojat tīmekļa pasta pakalpojumu, piemēram, Yahoo, Gmail vai Microsoft, tad viņiem būs attiecīgi izmēru ierobežojumi (attiecīgi 25Mb, 25Mb, 20Mb), tāpat kā jūsu ISP, piemēram, Arī Comcast, Time Warner, AT&T utt. (Parasti aptuveni 10 Mb).

Vairumā gadījumu, ja faili ir pārāk lieli vai lieli, mēs izmantojam mākoņa pakalpojumu, kas ir bagātīgs un piedāvā pietiekami daudz brīvas vietas, lai nosūtītu lielāko daļu failu. Biežāk nekā vienkārši, vienkārši augšupielādējot failus mākoņdatnē un pēc tam to kopīgojot, tas ir ātrāks un uzticamāks par e-pastu. Mēs esam ērti izskaidrojuši, kā precīzi nosūtīt lielus failus pa e-pastu, ja vēlaties uzzināt vairāk.

Ciktāl tas attiecas uz vairāku failu sūtīšanu, jums nevajadzētu būt problēmai, ja tas ir maz, bet pēc tam, kad sākat pievienot desmitiem attēlu vai dokumentu, lietas var iegūt nedaudz neērts. Vēlreiz apsveriet iespēju izmantot mākoņa pakalpojumu. Neskatoties uz to, mēs iesakām jums pirms vairāku failu nosūtīšanas izslēgt vairākus failus. Sistēmai Windows ir pieejams vietējais atbalsts zip failiem, tāpēc jums nav jāuztraucas par to, ka saņēmējs nevar to atvērt.

Lūdzu, pārbaudiet šo rakstu, kas izskaidro visu, kas jums jāzina par zip failiem.

Tas šķiet diezgan laba vieta, lai izbeigtu diskusijas par pielikumiem. Viņi nav sarežģīts temats, bet neatkarīgi no tā, vai izmantojat programmu Outlook vai Gmail vai kādu citu e-pastu, failu sūtīšanai var būt nepieciešamas dažas papildu darbības, kas saistītas tikai ar to pievienošanu.

Šobrīd mēs esam aptvēruši galvenās Outlook e-pasta pilnvaru daļas - kontaktus, adresēšanu, komponēšanu - kas ir diezgan vienkāršas lietas. Tagad ar pielikumiem jums ir diezgan plašas zināšanas par vienkāršajām lietām.

Tagad ir pienācis laiks pastiprināt savu spēli. Lietojot programmu Outlook un uzkrājot e-pastu, jums būs jāapgūst, kā to pārvaldīt, izmantojot tādus rīkus kā Quick Steps un noteikumi, par kuriem mēs runāsim gaidāmajā funkcijā. Tikmēr, kā vienmēr, mēs iesakām mums sniegt mūsu atsauksmes mūsu diskusiju forumā.