Kā nosūtīt savu profesoru pa e-pastu un saņemt ātru atbildi

Foto: uniinnsbruck

Profesori ir daži no aktīvākajiem cilvēkiem. Viņiem ir jāsagatavo lekcijas, jāsaņem darba laiks, jāstrādā ar maģistrantiem un kolēģiem, jāpiedalās konferencēs un citos publiskos pasākumos, kā arī jāveic, jāpublicē un jāpublicē pētījumi. Bet, lai gan tie ir īsā laikā, ir iespējas sazināties ar viņiem pa e-pastu un saņemt savlaicīgu atbildi, lai jūs varētu turpināt darbu ar mazākiem neveiksmēm.

Ievietojiet seju uz vārdu

Tas ir ideāls, lai tiktos ar savu profesoru personīgi pirms pirmās e-pasta nosūtīšanas. Ievadiet sevi skolas pirmajā nedēļā. Ļaujiet jūsu profesoram uzzināt par jūsu interesēm, jūsu jautājumiem vai kaut ko citu, kas jums ir unikāls. Parādot, ka jums ir pietiekami daudz rūpes, lai iepazītu viņus personīgi, viņi mudina savlaicīgi atbildēt uz jūsu pieprasījumiem. Jo labāks iespaids, ko jūs atstājat, jo labāk jūs atceraties.

Kad ir pienācis laiks nosūtīt šo pirmo e-pastu ar jautājumiem par uzdevumu, jūsu profesors varēs uzlikt savu seju jūsu vārdam. Tas palīdz viņiem ievietot e-pastu kontekstā. Ja viņi jau iepriekš ir veiksmīgi sazinājušies ar jums, viņi būs gatavāki atkal sazināties bez vilcināšanās. Un varbūt viņi jau tic, ka jūs esat nopietns students.

Izmantojiet detalizētu tematu

Tēmas rinda ir viss, kad runa ir par savlaicīgu atbildi uz e-pastu. Pirmkārt, kad cilvēki saņem e-pasta ziņojumus no sūtītājiem, kurus viņi nezina, viņi skatās uz tematu pozīciju. Pamatojoties tikai uz tematu, viņi var izdzēst e-pastu, kas viņiem šķiet spamīgs vai vienkārši nesvarīgs.

Tagad profesoriem ir pienākums atbildēt uz studentu e-pastu administratīvos un ar klasi saistītos jautājumos. Bet temats joprojām ir svarīgs, lai ātri nokļūtu pie sava profesora. Izstrādājiet tematu, lai pēc tam, kad to redzētu, jūsu profesors atver un nolasa to tūlīt - nevis iesniedz to vēlākai lasīšanai. (Nākamais mērķis ir veidot e-pastu tādā veidā, ka uzreiz pēc lasīšanas jūsu profesors nekavējoties reaģē, bet mēs to izdarīsim vēlākā sadaļā.)

Tāpēc pirms e-pasta nosūtīšanas sašauriniet to līdz konkrētajam mērķim. Norādiet šo mērķi tieši tādā pašā veidā kā jūs varat tēmas rindiņā.

Tā vietā, lai lietotu: „Es gribētu reģistrēties savā klasē”, konkrēti norādiet klases nosaukumu un to, kā viņi var jums palīdzēt:

Jo specifiskāk jūs varat būt, jo vieglāk jūs to darāt savam profesoram. Ļoti specifisks virsraksts ļauj viņiem īsumā uzzināt, ko no tiem sagaida.

Esiet laipni un formāli

Kad esat lietojis labu tematu, jums ir jāpārliecinās, ka jūsu atvēršana neliedz jūsu profesoram lasīt pilnu ziņojumu. Jūs nevēlaties teikt „Hei” un tad turpināt savu ziņojumu. Tas nosaka neprofesionālu toņu, kas var būt šķērslis efektīvai komunikācijai. Jūs gribat kļūdīties pieklājības pusē.

Uzrakstiet savu vēstījumu tik pieklājīgi un cieņu, cik vien iespējams, pat ja tas nozīmē, ka ir pieļauta kāda neprecizitāte. Piemēram, pieņemsim, ka vasaras laikā jūs uzņematies kopienas koledžas klasi, lai izpildītu vispārējās prasības. Jūsu instruktors nav tehniski profesors, bet šogad tikko uzsācis nepilna laika mācīšanu.

Jūs joprojām vēlaties tos risināt kā „profesoru”, jo tas ir formāls, pieklājīgs, un tas parāda, ka esat ieinteresēts izveidot labu komunikāciju. Kļūda pieklājības pusē līdz koriģēšanai - kad jūsu instruktors pieprasa, lai jūs uz tiem atsaucieties kā „kungs Bob ”vai“ Joey ”.

Šeit ir daži citi veidi, kā saglabāt jūsu ziņu pieklājīgu:

• Vienmēr pierakstieties ar savu vārdu - vēlams vispirms un pēdējo, ja klasē ir daudz studentu.
• Aizveriet ar teikumu vai frāzi, kas parāda jūsu atzinību par to, ka viņi lasīja jūsu ziņojumu. Tas var būt teikums pirms jūsu vārda parakstīšanas, piemēram, „Es novērtēju jūsu ieskatu šajā profesorā Džona.” Vai arī tas var būt vienkārši „Paldies”, kam seko jūsu vārds.
• Palieciet uz tēmu; iet uz pieskārieniem norāda, ka jums nav īsti jāievēro viņu laiks, jo, iespējams, viņiem ir simtiem citu e-pasta ziņojumu.
• Neuzņemieties, ka viņi darīs visu, ko jūs pieprasāt. Ir dažas lietas, ko profesoriem ir jādara skolēniem, piemēram, dodot jums atļauju ievadīt kursu, ja izpildāt priekšnoteikumus. Bet pat tā, neuzņemieties, ka viņi darīs visu, ko jūs jautājat. Jūs nevēlaties parādīt necieņu vai dot viņiem iemeslu pārskatīt, kā un ja viņi vēlas jums palīdzēt. Tāpēc jautājiet pieklājīgi, norādot pēc iespējas mazāk pieņēmumu.

Izmantojiet pareizos nosaukumus un uzlīmes

Kā jau minēts, izmantojiet atbilstošas ​​etiķetes savā konkrētajā tematiskajā rindiņā un pieklājīgi vērsieties pie sava profesora. Pārliecinieties, vai uzlīmes, numuri, datumi un laiki ir pareizi. Ja neesat skaidrs par sapulces laiku vai nejauši atsaukties uz nepareizu testu, jūsu profesoram būs jātērē papildu laiks, lai vēlreiz pārbaudītu un, iespējams, vēlreiz nosūtītu jums e-pasta ziņojumu. Tas, iespējams, ātri reaģē uz sarunu, kas aptver vairākus e-pastus.

Pieturieties pie punkta

Kad jūs e-pastā nonākat pieskārienā vai izpaužat vairāk (personisku) informāciju, nekā tas ir nepieciešams konkrētajam uzdevumam, tas galu galā izšķērdēs jūsu profesora vērtīgo lasīšanas laiku, kā arī savu laiku. Pielāgošanās šim punktam ir viens no vairākiem veidiem, kā samazināt laiku, kas pavadīts, nosūtot e-pastu, un samazināt nepieciešamību rakstīt papildu e-pasta ziņojumus, lai iegūtu skaidrojumu..

Izdzēsiet nevajadzīgus vārdus un frāzes, piemēram, „Es domāju, vai” vai „Vai jūs domājat, ka jūs, iespējams, varētu…”, vienkārši uzdodiet jautājumu. Tas var būt biedējoši būt tik atklāti ar savu profesoru, bet ar praksi tas nebūs ilgi. Jo jūs iemācīsieties iegūt punktu profesionālā veidā, un tas palielina uzticību.

Šeit ir piemērs ziņojumam, kas nepieciešams ilgāk, lai lasītu, un tas vairāk traucē ilgākā formā:

Kā redzat, saīsinātā forma saņem ziņu efektīvāk:

Saglabājiet to īsu

Īslaicīga saglabāšana ir līdzīga kā paliekot uz vietas. Ideālā gadījumā jūs nevēlaties vairāk nekā trīs līdz četrus teikumus punktā. Un jūs nevēlaties, lai vienā ziņojumā būtu pārāk daudz punktu. Ja vien, tas ir, jūs koplietojat atsauksmes vai personisku stāstu, kas palīdzēs jūsu profesoram iepazīt jūs un labāk saprast, kā viņi var jums palīdzēt.

Veiciet tiešo pieprasījumu

Pat ja jums ir lieliska temata līnija, jums joprojām ir jāpārbauda pati ziņa. To darāt, iesniedzot pieprasījumu tieši. Tas var būt skaidrāks, ja izteiksit pieprasījumu kā jautājumu. Vai arī, ja jūs izmantojat “Lūdzu… ​​[lūgums šeit]” atvērēju. Paturiet prātā, ka, ja jūs e-pastu sūtāt savu profesoru tikai, lai saņemtu savu viedokli par tēmu, tas joprojām ir pieprasījums, jo jūs lūdzat, lai viņi veltu laiku, lai dalītos ko viņi zina.

Padariet savu pieprasījumu tik skaidri, ka jūsu profesoram nebūs jautājumu par to, ko jūs prasāt no viņiem. Ja jūs varat paveikt šo svarīgo soli, varat palīdzēt savam profesoram rīkoties nekavējoties pēc e-pasta lasīšanas. Un ne tikai jūs saņemsiet ātru atbildi no viņiem, bet jūs arī nokļūsiet šajā gaidītajā klasē daudz ātrāk.

Sekošana

Pat ja jūs veiksmīgi piemērotu iepriekš minētos principus, sūtot savu profesoru pa e-pastu, un jūs nesaņemat savlaicīgu atbildi, varētu būt tas, ka jūsu profesors vēl nav saņēmis jūsu e-pastu vai pašlaik nav pieejams kādu laiku. Neuztraucieties par to, kas ir iemesls, vienkārši sekojiet līdzi pieklājīgi, ja neesat to dzirdējuši vairāk nekā divu dienu laikā. Dažādām universitātēm ir atšķirīga politika vai kultūra (pat ja tā nav rakstīta), kas tiek uzskatīta par savlaicīgu atbildi, tāpēc tā var atšķirties atkarībā no jūsu iestādes vai konteksta.

Piemērojiet iepriekš minētos paraugprincipus savam papildu e-pastam. Ja kāda iemesla dēļ jūs joprojām neiziet cauri, pēc vēl trīs līdz četrām dienām var būt piemērots cits papildu e-pasta ziņojums (atkal atkarībā no situācijas). Vai arī var būt laiks runāt ar savu profesoru personīgi. Ja tā ir, pārliecinieties, ka no viņiem uzzināsiet, kā vislabāk sazināties pa e-pastu.

Efektīva komunikācija ar savu profesoru pēc vajadzības ievērojami uzlabo jūsu izredzes gūt panākumus noteiktā klasē. Saglabājiet šo komunikāciju savlaicīgu, vienmērīgu un produktīvu, lai jūs varētu palikt koncentrēts uz savu darbu.