Kā izveidot un pārvaldīt kontaktus programmā Outlook 2013

Outlook nav daudz, ja jums nav kontaktu. Protams, jūs varat ievadīt e-pasta adreses, kā jūs dodaties, bet tas ir laikietilpīgs un kļūdains. Ir labāk, ja jūsu kontaktpersonas jau ir Outlook programmā, lai jūs varētu izslēgt ātru ziņu tikai dažiem klikšķiem.

Nesenajā rakstā mēs apspriedām, kā sākt lietot programmu Outlook, un šodien mēs vēlamies to paplašināt, iekļaujot tajā darbu ar kontaktiem. Jūsu kontakti būs jūsu Outlook pieredzes centrs, tie, ar kuriem jūs atbilstat un kā lietojat programmu.

Kā jūs varētu sagaidīt, jūs varat veikt daudz kontaktu pārvaldības ar programmu Outlook un adrešu grāmata ir izveidota, pirms sākat to izmantot..

Adrešu grāmatas izveide

Lai sāktu pārvaldīt kontaktus, pirmā lieta, ko vēlaties darīt, ir atvērt režīmu Cilvēki, lai jūs varētu strādāt. Ir diezgan daudz veidu, kā pievienot kontaktpersonas adrešu grāmatai. Sākumā, iespējams, importēsit adrešu grāmatu no cita avota, piemēram, jūsu tīmekļa pasta vai citas e-pasta programmas.

Ņemiet vērā, ka katram jūsu e-pasta kontam būs adrešu grāmata. Šajā konkrētajā situācijā mums ir vietējā adrešu grāmata vietējam Outlook datu failam, un mums ir cits, kas saistīts ar mūsu e-pasta kontu.

Jebkurā gadījumā, aptverim pamatus, lai, ja jums nav importējamas adrešu grāmatas, jūs varat sākt kontaktu pievienošanu manuāli. Nākamajā ekrānā mēs redzam daļu no mūsu jaunās adrešu grāmatas, kas pašlaik ir pilnīgi tukša.

Lai sāktu, vienkārši noklikšķiniet uz pogas „Jauns kontakts” un atvērsies jauns kontaktu logs. Pirmā lieta, kas var izlaist jums, ir tikai tas, cik aizņemts tas šķiet, bet nebaidās, ja jūs skatāties uz daudzajām lentes funkcijām, jūs redzēsiet, ka tā ir diezgan standarta, velmēšanas kontaktu forma.

Pēc tam sagriezīsimies uz tramdītēm un izveidosim kontaktu How-To Geek, aizpildot atbilstošās vērtības. Varat arī pievienot attēlu, kas ir nevajadzīgs, bet joprojām ir jauka pieskāriena mīlīgajai, garlaicīgai adrešu grāmatai.

Kad esat pabeidzis ievadīt kontaktpersonu vai kontaktpersonas, jūs vēlaties noklikšķināt uz „Saglabāt un aizvērt” vai arī noklikšķināt uz “Saglabāt un jauns”, lai izveidotu citu kontaktu. Darām to. Mums ir izvēle starp pilnīgi jauna kontakta izveidi vai jaunu kontaktpersonu izveidi vienam un tam pašam uzņēmumam.

Šādā gadījumā mēs izvēlamies pēdējo, lai ietaupītu laiku rakstīšanai, pēc tam mēs noklikšķināsim uz "Saglabāt un aizvērt", lai atklātu mūsu jaunos adrešu grāmatu ierakstus.

Nav slikti, mums jau ir divi kontakti, kurus mēs varam nosūtīt, bet, cilvēks, ir laikietilpīgs. Būtu daudz vieglāk, ja kontaktinformāciju varētu pārvietot no cita avota uz programmu Outlook.

Ja izmantojat tīmekļa pasta pakalpojumu vai citu, jūsu kontaktpersonas visticamāk ir tur un tās būs jāieved programmā Outlook. Ja vēlaties ievadīt katru kontaktpersonu pa vienam, tad jūs noteikti esat laipni aicināti to darīt, bet mēs iesakām importēt galveno kontaktpersonu sarakstu neatkarīgi no tā, vai tas ir no Thunderbird vai Gmail vai cita e-pasta pakalpojuma.

Kontaktu ierakstu importēšana un eksportēšana

Neatkarīgi no tā, vai izmantojat Gmail vai Yahoo Mail !, vai arī jums ir 1997. gada e-pasta konts, ko esat uzmanīgi glabājis un uzturējis, kontaktpersonas un viss, neizbēgami, iespējams, jums būs jāievieto kontaktpersonas savā Outlook kontaktpersonā..

Lai to izdarītu, varat eksportēt kontaktus no cita avota un pēc tam tos importēt programmā Outlook. Parasti tas ir viegli sasniedzams, vienkārši piekļūstot e-pasta konta vai klienta iestatījumiem vai opcijām un pēc tam izvēloties eksporta kontaktu opciju.

Parasti tad viss, kas jums jādara, ir importēt tos programmā Outlook. Tas ir diezgan vienkāršs process, un tas būs līdzīgs lielākajā daļā e-pasta lietojumprogrammu. Mēs iesakām izlasīt mūsu rakstu, kas izskaidro, kā eksportēt un importēt kontaktus programmā Outlook un otrādi.

vCard? Kas ir vCard?

Iespējams, esat dzirdējuši vCards (Virtual Card File vai .VCF), varbūt esat saņēmis vienu vai lietojis vienu. vCards ir standarta elektroniskās vizītkartes formāts, kuru var apmainīties ar citiem, piemēram, izmantojot e-pasta parakstu vai pielikumu.

Neskatoties uz to, ir vairāki veidi, kā jūs varat apstrādāt vCards programmā Outlook. Visticamākais scenārijs ir tas, kur jums var būt nepieciešams importēt kontaktu no vCard vai eksportēt uz to. How-To Geek ir pilnīgs šī procesa apraksts, kas ātri novedīs pie tā ātruma.

Dažreiz vienā vCard failā var būt saglabātas daudzas vCards. Ja jūs mēģināt konvertēt šo failu, tiks importēta tikai pirmā vCard. Lai pārvarētu šo ierobežojumu, vispirms ir jāpārvērš .CSV failā un pēc tam importējiet to programmā Outlook. Lai pilnībā aprakstītu šo procesu, iesakām izlasīt šo rakstu.

Visbeidzot, jūs varat eksportēt visus savus kontaktus uz atsevišķām vCards vai vienu galveno vCard, kā aprakstīts iepriekšējā punktā. Vēlreiz, mums ir ļoti maz apmācības par to, kā to izdarīt, tāpēc ar to jums vajadzētu būt ātrākai, lai jūs varētu viegli un ātri nokļūt programmā Outlook un no tās.

Kontaktu grupu izveide un pārvaldība

Tagad diskutēsim par grupām, jo ​​spējam ātri izdzēst ziņu atsevišķai dvēseles grupai nodrošina, ka jūs neaizmirstiet iekļaut ikvienu un saglabājat no katra nosaukuma ierakstīšanas laukā Kam:.

Lai izveidotu kontaktu grupu, uz lentes noklikšķiniet uz “New Contact Group”.

Pēc atvēršanas jums vispirms būs jāizlemj, ko vēlaties zvanīt savai grupai (šeit mēs nosauksim mūsu “CES 2015”) un pēc tam noklikšķiniet uz “Pievienot dalībniekus” un atlasiet “No Outlook kontaktiem”. Varat arī izveidot jaunu kontaktu lidot vai izvēlēties citu adrešu grāmatu, piemēram, ja jūs vēlētos iekļaut cilvēkus no sava uzņēmuma direktorijas.

No saraksta mēs izvēlamies mūsu grupas locekļus. Atcerieties, ka jūs varat atlasīt dalībniekus, turot “CTRL” un noklikšķinot uz katra dalībnieka. Neatkarīgi no tā, kad vēlaties pievienot jaunus dalībniekus, atlasiet vārdu vai vārdus un noklikšķiniet uz pogas “Dalībnieki ->”, kas tos pievienos grupai.

Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz „OK”.

Jūs atgriezīsieties grupas pārvaldības ekrānā, kur jūs varat pārskatīt savas jaunās grupas dalībniekus un veikt citas izmaiņas. Piemēram, varat pārsūtīt grupu kā Vcard vai Outlook kontaktu, pievienot piezīmes par grupu, nosūtīt e-pastu visai grupai vai izveidot tikšanos ar tikai tiem grupas dalībniekiem.

Mūsu gadījumā mēs vienkārši noklikšķināsim uz “Saglabāt un aizvērt”, lai oficiāli izveidotu grupu un atgrieztos galvenajā Outlook logā. Tagad mēs redzam mūsu jauno grupu mūsu kontaktu sarakstā, kas apzīmēts ar grupas ikonu. Pa labi varat redzēt grupas dalībnieku un tur ir ikonas, ar kurām veikt darbības. Šajā piemērā ir pieejama tikai e-pasta ikona, kā arī poga “Rediģēt”.

Ņemiet vērā, ka ātrākais veids, kā nosūtīt grupai grupu, ir vienkārši ierakstīt tā nosaukumu laukā Kam: tāpēc šajā gadījumā mēs varētu ierakstīt “CES 2015” un Outlook zina, ka ziņu nosūtīs visiem šīs grupas dalībniekiem.

Cilvēku opcijas

Noklikšķinot uz “File -> Options”, varat konfigurēt Outlook vairākos veidos vairākās dažādās kategorijās.

Šeit ir jūsu cilvēku iespējas. Atšķirībā no citām Outlook opciju kategorijām, opcijas Cilvēki ir maz un to ir viegli atrisināt.

Šeit pieejamās opcijas ļaus jums izlemt, kā tiek iesniegti vārdi, lai parādītu papildu indeksu, un lai parādītu tiešsaistes statusus un fotoattēlus.

Outlook kontaktpersonu pārvaldība ir diezgan vienkārša, bet, kā jūs redzējāt, jūs varat darīt daudz vairāk, lai tos saglabātu pareizi. Tas aizdod daudz vairāk, lai izvērstu jūsu Outlook pieredzi, ja kontaktos ir vairāk informācijas nekā tikai vārds un e-pasta adrese.

Tas nozīmē, ka, ja jūs joprojām izmantojat kaut ko līdzīgu Gmail kā galveno e-pasta pakalpojumu sniedzēju, jūs joprojām varat izmantot programmu Outlook, lai palīdzētu jums pārvaldīt kontaktus, vienlaikus saglabājot tos sinhronizējot ar jūsu Gmail kontu.