Kā pievienot derīguma termiņu e-pastiem programmā Outlook (un to, kas tiem paredzēts)
Outlook ļauj jums pievienot derīguma termiņu e-pastam, ko sūtāt vai saņemat. Kad derīguma termiņš ir pagājis, e-pasts tiks parādīts ar dažādiem formatējumiem, un jūs varat izmantot Outlook iebūvētos rīkus, lai automātiski pārvaldītu beigu e-pastu.
Derīguma termiņi attiecas tikai uz e-pastiem, nevis kalendāra notikumiem vai uzdevumiem, jo šiem vienumiem ir savi datumi, kurus varat izmantot to pārvaldīšanai
Kā iestatīt derīguma termiņu e-pastā
Lai e-pasta ziņojumam pievienotu derīguma termiņu, jums ir jāatver e-pasta ziņojuma logs. Atveriet e-pastu un pēc tam noklikšķiniet uz Ziņojums> Tagi.
Tādējādi tiks atvērts e-pasta logs, kuram varat piekļūt, noklikšķinot uz Opcijas> Citas opcijas vai File> Properties. Ieslēdziet izvēles rūtiņu “Beidzas pēc” un pēc tam izvēlieties datumu un laiku.
Lai atgrieztos savā e-pastā, noklikšķiniet uz Aizvērt. Nebūs redzamu pazīmju, ka ir pievienots derīguma termiņš, un jūs varat nosūtīt e-pastu kā parasti.
Lai pievienotu derīguma termiņu saņemtajam e-pastam, atveriet e-pastu un noklikšķiniet uz Ziņojums> Tags (vai Fails> Rekvizīti).
Tas atver e-pasta īpašo logu. Saņemtajam e-pastam nav tik daudz iespēju, kādas ir jūsu sūtītajam ziņojumam, bet jūs joprojām varat iestatīt derīguma termiņu un laiku.
Ko dara Derīguma termiņš?
Tāpēc e-pastam esat pievienojis derīguma termiņu. Tas ir liels un viss, bet ko tas dara?
Programma Outlook izmanto derīguma termiņus dažādos veidos, lai palīdzētu jums koncentrēties uz to, kas ir svarīgi. E-pasta vēstules, kuru derīguma termiņš ir beidzies, parasti nav tik svarīgas kā e-pasta vēstules, kurām nav beidzies derīguma termiņš, tāpēc Outlook automātiski formatē e-pasta vēstules, kas beidzās.
Ja esat skatījis nosacītā formatējuma iestatīšanu programmā Outlook, iespējams, esat ievērojuši formatēšanas noteikumu “Izbeigušās vienības”.
Šis noteikums formatē visus e-pasta ziņojumus, kuru derīguma termiņš ir beidzies ar pelēku fontu un tekstu.
Tas ļauj jums uzzināt, ka e-pasts ir beidzies, tāpēc vispirms varat koncentrēties uz svarīgākiem e-pasta ziņojumiem. Ja esat nosūtījis e-pastu ar derīguma termiņu, šis formatējums tiks izmantots arī saņēmēja programmā Outlook, bet citi e-pasta klienti, piemēram, Thunderbird, vai tīmekļa lietotnes, piemēram, Gmail vai Yahoo! Mail, ignorēs datumu un neko nedarīs.
Varat arī pievienot kolonnu mapei, kurā redzams jebkura e-pasta derīguma termiņš. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz kolonnas galvenes mapē, kurai vēlaties pievienot kolonnu, un pēc tam noklikšķiniet uz „Field Chooser”.
Nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Date Time fields” un atlasiet opciju “Expires”.
Velciet un nometiet vienumu “Beigas” mapē, lai to pievienotu kolonnām.
Atverot beidzies e-pasta ziņojumu, programma Outlook paziņo jums ar ziņu galvenē.
Jūs joprojām varat atbildēt uz e-pastu, kuram beidzies derīguma termiņš, vai pārsūtīt to, bet, ja mēģināt to pārsūtīt, programma Outlook vispirms parāda brīdinājumu.
Noklikšķiniet uz “Jā”, lai nosūtītu e-pastu, vai “Nē”, lai atceltu.
Derīguma termiņa izmantošana, lai pārvaldītu savu e-pastu
Daži Outlook iebūvētie rīki izmanto arī derīguma termiņus. Ja programmā Outlook esat iestatījis automātisko braukšanu, iespējams, ka esat pamanījis opciju “Dzēst beigtos vienumus (tikai e-pasta mape)”.
Ja tas ir ieslēgts, tad AutoArchive dzēsīs vai pārvietos (atkarībā no citiem iestatījumiem) visus e-pastus, kuros ir pagājis datums. Tas ir lielisks veids, kā automātiski izņemt beigtos e-pasta ziņojumus un apturēt to, ka jūsu e-pasta adrese ir traucēta.
Ja nevēlaties, lai jūsu izbeigtie e-pasta ziņojumi tiktu dzēsti vai pārvietoti, bet nevēlaties tos skatīt arī programmā Outlook, varat iestatīt Outlook sinhronizācijas noteikumus, lai novērstu to lejupielādi no Exchange e-pasta servera.
Kad veidojat sinhronizācijas filtru, noklikšķiniet uz cilnes “Advanced” un pēc tam uz pogas „Field”.
Izvēlieties Datuma / Laika lauki> Beidzas no izvēlnes. Lauks ir pieejams arī “All Mail” laukos un “All Post” laukos.
Iestatiet “Nosacījums” uz “ieslēgts vai pirms” un “Vērtība” uz “vakar”, un pēc tam noklikšķiniet uz “Pievienot sarakstam”.
Tas filtrēs visus beidzusos uzdevumus, lai, ja tie beidzās vakar vai agrāk, tie netiks sinhronizēti ar Outlook un netiks parādīti jūsu pastkastē. Tie joprojām būs pieejami Outlook tīmekļa lietotnē, ja vēlaties tos redzēt.
Jūs nevarat iestatīt noteikumus, lai automātiski pievienotu beigu datumus ienākošajam e-pastam, vai izveidojiet ātru darbību, kas beidzas, nospiežot pogu, bet jūs varat automātiski pievienot derīguma termiņu visiem izejošajiem e-pastiem. Noklikšķiniet uz Fails> Iespējas> Pasts, ritiniet uz leju, lai nosūtītu ziņojumus, un ieslēdziet “Atzīmēt e-pasta ziņojumus, kuru derīguma termiņš ir beidzies pēc šīs daudzās dienas”.
Ievadiet dienu skaitu, pēc kura vēlaties, lai ziņu derīguma termiņš beigtos, un pēc tam noklikšķiniet uz „Labi”. Tas automātiski pievienos derīguma termiņu visiem nosūtītajiem e-pastiem.
Derīguma termiņi ir noderīgs veids, kā pārvaldīt savas prioritātes un pastkasti, izmantojot zemu apgaismojuma ziņojumus, kas vairs nav svarīgi, un ļauj izmantot Outlook rīkus, lai dzēstu vai slēptu ziņojumus, kas jums vairs nav nepieciešami. Tas ir vēl viens līdzeklis cīņā, lai novērstu jūsu pastkastes kontroli un ļoti noderīgu rīku.
