Kāpēc jums ir nepieciešamas formulas un funkcijas?

Šī skolas klase “How-To Geek” ir paredzēta cilvēkiem, kuri lieto Excel, vai mēģina izmantot Excel, bet kurus iebiedē formulas un funkcijas. Tās mērķis ir padarīt jūs par Excel pro vai vismaz kompetento amatieru tikai dažās stundās.

SKOLAS NAVIGĀCIJA

1. Kāpēc jums ir nepieciešamas formulas un funkcijas?
2. Formulas definēšana un izveide
3. Relatīvā un absolūtā šūnu atsauce un formatēšana
4. Noderīgas funkcijas, kas jums jāzina
5. Meklēt, diagrammas, statistika un pagrieziena tabulas

Piezīme: nepiederīgajiem, šī ir pirmā mācība pirmajā sērijā How-To Geek skolai. Katru darba dienu, no pirmdienas līdz piektdienai, mēs tagad vadīsim jaunu mācību stundu, sākot ar katru tēmu. Tāpēc palieciet vairāk, un mēs oficiāli paziņosim, kā tā darbosies nākamajā nedēļā.

Kas ir Excel un kāpēc tas ir nepieciešams?

Ja esat biroja administrators, jūs, iespējams, izmantojat programmu Excel. Ditto, ja esat pārdevējs. Ja jūs esat finanšu analītiķis, protams nepieciešamību Excel. Šīm un daudzām citām profesijām darbs ar izklājlapām ir būtisks ikdienas rutīnas rīks.

Cilvēki, kas ir matemātikas burvji, iespējams, nekavējoties aizvedīs uz Excel un izmantos to kā dabisku to skaitļošanas procesu paplašinājumu. Lielākajai daļai no mums…, iespējams, ir nepieciešama palīdzība šajā nodaļā.

Ja jūs nepievērsiet uzmanību vidusskolas algebras klasei, neuztraucieties! Viss, kas jums jādara, ir iemācīties dažas pamatzināšanas par formulām un funkcijām no šīs „How-To Geek School” sērijas un piemērot tās savam darbam.

Ja nezināt, vai jums ir nepieciešams Microsoft Excel, tad jūs, iespējams, nav parādīts, ko tā var darīt. Tiklīdz jūs to zināt, jūs varat atrast veidus, kā to izmantot savā darbā, lai atvieglotu sarežģītus un nogurdinošus uzdevumus.

Microsoft Excel ir vairāk nekā tikai programma, lai ievadītu vārdus un numurus. Piemēram, ja jūs vienkārši vēlaties uzskaitīt skolēnu vārdus savā klasē, varat vienkārši izveidot Word dokumentu. Vārds ir labs, lai rakstītu esejas un sarakstus, bet, lai veiktu aprēķinus, ir nepieciešamas Excel formulas un funkcijas.

Īss Excel saskarnes ceļojums

Pirms mēs ieniram, vienkārši īsi pārskatīsim Excel saskarni. Iespējams, jūs jau zināt visu šo lietu, bet nekad nav jāpārbauda.

Atverot tukšu Excel izklājlapu, to sauc par “darbgrāmatu” vai “grāmatu”, un katra grāmatas izklājlapa ir pazīstama kā “darblapa” vai “lapa”.

Lietotnes augšpusē dominē “lente” (pelēka), kas iedalīta “cilnēs” (sarkanā krāsā), kuras tālāk iedala “sadaļās” (zilā krāsā).

Zem lentes ir “nosaukuma lodziņš”, kas ļauj pārdēvēt “šūnas” un pēc tam labajā pusē ir joma, kas ļauj jums izveidot vissvarīgākās „formulas”. katras pogas mērķis, bet tas, ko mēs visvairāk uztraucam, ir plašais apgabals, kur tiks attēlotas mūsu formulas un funkcijas.

Visbeidzot, darblapas ir sakārtotas “kolonnās” (apzīmētas ar burtiem) un “rindas” (apzīmētas ar cipariem). Katra atrašanās vieta ir “šūna”, un šūnu grupa ir pazīstama kā “diapazons”. Ja grāmatā ir vairākas lapas, jūs varat ātri pārslēgt tās, izmantojot cilnes, kas redzamas zem lapas. Tālāk pelēkā statusa joslā varat pielāgot lapas skatījumus un tālummaiņas līmeni.

Tas ir tas, diezgan vienkārši, un tikai īss pārskats par dažiem terminiem, ar kuriem jūs sastapsieties šajā HTG skolas sērijā.

Kas ir funkcija?

Funkcija ir aprēķins vai darbība, kas atgriež rezultātu. Funkcijas ievadi sauc par „argumentiem”.

Visas funkcijas sākas ar vienādu zīmi [=]. Tādā veidā Excel zina, ka argumentus neapstrādā kā tekstu. Piemēram, = AVERAGE (2,4) ir funkcija, bet AVERAGE (2,4) ir tikai teksta virkne. Bez vienādojuma zīmes, Excel aprēķinās rezultātu. Ar šo funkciju saistītie argumenti ir 2 un 4.

Piezīme. Lai uzskaitītu funkcijas, programma Excel izmanto lielos burtus, bet tos rakstot var izmantot mazos vai lielos burtus.

Excel programmā “Funkciju bibliotēka” ir atrodama cilnē “Formulas”.

Ir 13 funkciju kategorijas, no kurām dažas ir:

• Matemātiskā: AVERAGE () - aprēķina skaitļu sērijas vidējo vērtību.
• Datums un laiks: DATEVALUE () - pārvērš teksta virkni, piemēram, “2013. gada 30. novembris” uz numuru, lai šo numuru varētu izmantot citās datuma un laika funkcijās. Jūs nevarat veikt matemātiku ar datumiem, ja vien tos vispirms neizmantojat numuriem. To detalizēti izskaidrojam 4. stundā.
• Teksts: LEN () - atdod virknes garumu. Piemēram = LEN (“Excel”) ir 5.
• Loģiskā: IF () - IF () funkcija ir rakstīta, piemēram, = IF (, tad A, cits B). Tātad, ja “tests” ir taisnība, tad rezultāts ir A; ja “tests” nav taisnība, tad B.
• Meklēt un atsauce: tie ir nepieciešami, lai meklētu vērtības citur izklājlapā. Piemēram, VLOOKUP skatās vērtību tabulā, lai atrastu vienu šūnu.

Kā jūs varētu izmantot šo pēdējo? Nu, lai iegūtu dienas dienu tekstā no datuma funkcijas. Varat izmantot VLOOKUP, lai skenētu tabulu, lai šo numuru pārvērstu par kaut ko vieglāk saprotamu, piemēram, “trešdiena”.

Pastāv arī īpašas finanšu, inženierzinātņu un statistikas funkcijas, kas ir uzskaitītas atsevišķi izvēlnē “Citas funkcijas”.

Kas ir formula?

Formula ir “operatoru”, “operandu” un “funkciju” kombinācija.

Piemēram, funkcija = SUM pievieno numuru sarakstu (tā tiek izmantota tik bieži, kas ir norādīta pirmajā izvēlnē programmā Excel, saīsināta ar grieķu burtu Sigma (Σ), kas ir apzīmējums, ka matemātiķi izmanto, lai summētu virkni ).

Jūs izmantojat formulu, piemēram, veicot aprēķinu ar roku. Piemēram, jūs varat ievietot savu ģimenes budžetu šādā formātā:

Atlikušās naudas = (4 * nedēļas alga) - hipotēka - pārtikas preces

Operatori ir reizināti [*] un atņem [-]. Operandes ir vērtības “nedēļas alga”, “hipotēka”, “pārtika” un “komunālie pakalpojumi”. Rezultāts ir “atlikušās naudas”.

Vārdi un adreses

“Pārtikas” un citu operandu vērtības ir nosaukumi, kurus definējat programmā Excel. Bez “vārda” jums būtu jāizmanto “adrese”.

Šūnas adrese tiek rakstīta, izmantojot rindu sleju. Rindām ir piešķirti numuri un kolonnas, burti. Pirmā izklājlapas šūna ir A1. Kad esat sasniedzis alfabēta beigas, rindas ir numurētas AA, AB, BA, BB un tā tālāk.

Formulas var būt sarežģītākas nekā ģimenes budžeta piemērs. Vidusskolā jūs uzzinājāt, ka apļa laukums ir rādiuss pi kvadrāts vai πr².

Programmā Excel varat to ierakstīt, izmantojot formulu = PI () * rādiuss ^ 2.

Šeit PI () ir funkciju kas atgriež skaitli 3.14 un “rādiuss” ir “vārds”, ko esam devuši šūnai, kas satur rādiusu; “operatori” ir eksponents (^) un reizinātājs (*).

Rīkojums un prioritāte

Izlases tiek izmantotas, lai norādītu kārtību un prioritāti aprēķinos.

Apļa loku varam arī rakstīt πrr, bet ne (πr)², tāpēc jums ir jāsaprot kārtība un prioritāte, lai iegūtu pareizo atbildi. Eksponenti tiek novērtēti pirms reizināšanas, tāpēc šajā gadījumā iekavās nav nepieciešamas. Funkcija kvadrātā rādiuss vispirms reizina to ar Pi.

Ja vēlaties novērst jebkādas iespējamās šaubas, jūs varētu būt skaidri un rakstīt = Pi * (rādiuss ^ 2).

2. nodarbībā mēs izpētīsim kārtību un prioritāti.

Nākošais…

Pārējā šīs sērijas daļā mēs koncentrēsimies uz četrām galvenajām jomām:

2. nodarbība: Formulu noteikšana un izveide

Lai sāktu darbu, pirmais, kas jāizpēta, ir veids, kā izveidot formulas un saprast pamatnoteikumus:

• Kā izveidot formulu
• Aprēķina operatori
• Rīkojums un prioritāte
• Pierādiet, kā funkcija tiek izmantota formulā

3. stunda: šūnu atsauce un formatēšana

Šajā stundā mēs apspriežam trīs šūnu atsauces veidus (relatīvā, absolūtā un jaukta), formatējumu, kā pārvietot vai kopēt un formulēt, un apļveida atsauces.

Pieņemsim, ka jums ir formula šūnā B1, kas saka = A1 * 2. Ja kopējat šo formulu uz B2 šūnu (viena šūna pa labi), tad mainās arī šūnas atsauce.

Jaunā formula saka B1 * 2. Jūs varat izmantot dolāra zīmi ($), lai nostiprinātu šūnu atsauci, lai kopēšana to nemainītu, ja tā norāda (neuztraucieties, mēs to aptveram nedaudz).

4. nodarbība: Noderīgas funkcijas, kas jums jāzina

Šī stunda izskaidro dažas no visbiežāk izmantotajām funkcijām un to, kā mēs varam tās izmantot lietderīgos aprēķinos un kā „ligzdot” funkcijas.

Funkcijas ligzdošana nozīmē, ka viena funkcija atrodas citā. Piemēram, ja vēlaties uzzināt, kāda diena šodien ir, rakstiet = WEEKDAY (NOW ()).

NOW () dod šodienas datumu un WEEKDAY () to pārvērš par numuru no 1 līdz 7. Tagad () ir “ligzdots” WEEKDAY () laikā.

5. nodarbība: Uzlabotās funkcijas: Ja, Nested-If un Lookups

Ja vēlaties izveidot sarežģītus modeļus vai algoritmus, jums būs jāzina, kā apvienot loģikas un meklēšanas funkcijas, tostarp IF un ligzdotos IF paziņojumus un meklējumus, tostarp VLOOKUP un HLOOKUP.

Meklēšanas funkcijas piemērs būtu = COLUMN (). Tas dod šūnas atsauces kolonnas numuru, piemēram, A = COLUMN (A1).

Mēs arī īsumā aptversim pivot tabulas. Pivot tabulu izmanto, lai iegūtu datus no datiem. Piemēram, jūs varat veikt pārdošanas sarakstu un grupēt tos pēc reģiona vai pārdošanas personas, lai sniegtu kopsummas par katru.