Veidņu izmantošana, lai nodrošinātu kopīgu izkārtojumu un formatējumu

Microsoft Word ir lielisks instruments, lai strādātu pie dokumentiem komandas iestatījumos. Ir daudzas iespējas, kas nodrošina vienkāršu sadarbību, tostarp veidnes, izmaiņas un pārskatīšanas izsekošanu, komentārus, dokumentu ierobežošanu un aizsardzību, kā arī dokumentu salīdzināšanu un apvienošanu..

1. Veidņu izmantošana, lai nodrošinātu kopīgu izkārtojumu un formatējumu
2. Dokumentā izdarīto izmaiņu sekošana
3. Komentāru izmantošana, lai norādītu izmaiņas dokumentā
4. Dokumentu un veidņu ierobežošana un aizsardzība
5. Dokumentu versijas, salīdzināšana un apvienošana

Word sadarbības rīki ļauj jums paveikt lietas, kas pirms 20 gadiem būtu vajadzīgas, lai viss tiktu izdrukāts, nododot to recenzentam vai recenzentiem, kur pēc tam viņi visu atzīmētu ar tinti un pēc tam nodotu jums atpakaļ . Pēc tam jūs veiktu izmaiņas, izdrukājiet to vēlreiz un nododiet to atpakaļ citam apskates posmam. Tas ir gan laikietilpīgs, gan izšķērdīgs.

Tomēr, izmantojot Word, varat vienkārši izdarīt komentārus un labojumus dokumentā, vienlaikus viegli izsekojot katru izmaiņu, lai ikviens, kas sadarbojas, var redzēt, kur tas notiek un kā tas veidojas. Nav nepieciešams izdrukāt vai nodot to. Jūs varat vienkārši saglabāt savu darbu koplietojamā mapē vai nosūtīt e-pastu, ietaupot tonnas vērtīgu laiku!

Šīs sērijas mērķis ir iepazīstināt un iepazīstināt jūs ar Microsoft Word 2013 sadarbības iespējām, lai gan daudziem, ko mēs apspriežam, vajadzētu būt pieejamiem arī iepriekšējās versijās. Tas būs noderīgi, vai jūs vienkārši esat koledžas students, kas nodod papīru kādam citam, lai veiktu korektūru vai rediģētu lielu publikāciju, kas iet caur vairākiem pārskatiem un recenzentiem.

Veidnes un dokumenti

Sadarbojoties komandas vidē, ir obligāti jābūt visiem, kas izmanto konsekventu formatējumu. To var viegli paveikt, izmantojot veidnes.

Piemēram, veidnē varat definēt visus stilus un formatējumu, pievienot veidlapu dokumentam un izplatīt veidni visiem, kas strādā pie dokumenta. Veidne būtībā ir Word rokasgrāmata par to, kā parādās jūsu dokuments un darba vide.

Katrs Word dokuments ir balstīts uz veidni. Ikreiz, kad programmā Word izveidojat jaunu dokumentu, veidne tiek pievienota automātiski, pat ja izveidojat jaunu „tukšu dokumentu”.

Jaunajā dokumentā, kura pamatā ir veidne, ir visi nepieciešamie stili un formatējums. Tas var ietvert pat standarta, uzlīmējamu tekstu, stilus, galvenes, kājenes, īpašas rīkjoslas un jebkuru citu kopīgu informāciju, kas nepieciešama līdzīgiem dokumentiem, pamatojoties uz veidni. Varat arī pievienot veidni esošam dokumentam, ja esat izveidojis veidni pēc darba sākšanas ar dokumentu.

PIEZĪME Ja pievienojat veidni esošam dokumentam, lapas iestatīšanas informācija, piemēram, lapu orientācija un margas, dokumentam netiek piemērota. Tas ir tāpēc, ka lapas iestatīšanas informācija katrai dokumenta sadaļai ir atšķirīga, ja sadalāt dokumentu sadaļās. Word nezina, kuru sadaļu lietot lapas iestatīšanas informāciju.

Šā iemesla dēļ mēs iesakām iepriekš plānot, strādājot pie dokumenta, kas ir kopīgi iestatīts, un izveidojiet veidni dokumentam, ko varat pieteikties jaunajam dokumentam, pirms sākat darbu pie tā.

Parastā veidne un pielāgotās personiskās veidnes

Word instalēšana ar parasto veidni un vairāk veidņu ir pieejama vietnē Office.com. Varat arī izveidot tik daudz savu pielāgoto personīgo veidņu, cik vēlaties. Ja neizvēlaties iebūvētu vai pielāgotu veidni, Word automātiski piešķir jums dokumentam “normal.dotm”.

Veidnes failiem ir divi paplašinājumi: DOTX un DOTM. DOTX tiek izmantots veidnēm, kas neizmanto makro, un DOTM tiek izmantota veidnēm, kas to dara.

Normal veidne atrodas mapē “C: lietotāji AppData viesabonēšanas Microsoft veidnes” kopā ar veidnēm, kuras varat lejupielādēt no Office.com. Lai iegūtu plašāku informāciju, skatiet mūsu skolas rokasgrāmatu par Word 2013 formatēšanu.

PIEZĪME. Šīs sērijas laikā jums var rasties jautājums, kāpēc attēliem tiek parādītas cilnes programmā Word lielajos un mazajos (vai virsraksta gadījumos), nevis viss, kas tiek kapitalizēts, kā tas varētu būt jūsu datorā. Ir triks, lai mainītu lielo burtu lielumu lapās, kuras mēs paskaidrojam mūsu rakstā, kā mainīt Office 2013 lentes joslas lielo burtu.

Mainiet personisko veidņu atrašanās vietu

Pielāgotās personiskās veidnes tiek saglabātas citā vietā, izmantojot standarta veidni un veidnes, kas lejupielādētas no Office.com. Word saglabā personiskās veidnes “C: Lietotāji Dokumenti Custom Office veidnes” pēc noklusējuma.

Tomēr šo atrašanās vietu var mainīt. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz cilnes “Fails”.

Ekrāna kreisajā pusē esošo elementu sarakstā noklikšķiniet uz opcijas.

Dialoglodziņā "Word opcijas" kreisajā pusē esošo elementu sarakstā noklikšķiniet uz "Advanced".

Sadaļā “Vispārīgi” noklikšķiniet uz “Failu atrašanās vietas”.

Dialoglodziņā “Failu atrašanās vietas” failu tipu un atrašanās vietu sarakstā atlasiet “Lietotāja veidnes” un noklikšķiniet uz “Modificēt”.

Dialoglodziņā “Mainīt atrašanās vietu” dodieties uz mapi, kurā vēlaties saglabāt personiskās veidnes, atlasiet to un noklikšķiniet uz „Labi”.

Jaunais ceļš tiek parādīts dialoglodziņā “Failu atrašanās vietas”. Noklikšķiniet uz "OK".

Noklikšķiniet uz “OK”, lai aizvērtu dialoglodziņu “Word Options”.

Jums ir arī jānorāda noklusējuma vieta personīgajām veidnēm, tāpēc, veidojot jaunu dokumentu, jums būs pieejama jūsu personīgā veidne “New” ekrānā. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz cilnes "Fails" un izvēlieties "Opcijas". Šoreiz dialoglodziņā "Opcijas" kreisajā pusē noklikšķiniet uz "Saglabāt".

Sadaļā „Saglabāt dokumentus” ierakstiet to pašu ceļu, kuru esat norādījis dialoglodziņā “Failu atrašanās vietas” rediģēšanas lodziņā “Personīgā veidņu noklusējuma atrašanās vieta” un noklikšķiniet uz „Labi”.