Dokumentu un veidņu ierobežošana un aizsardzība

Dokumenta ierobežošana un aizsardzība nodrošina, ka jūs esat galīgā autoritāte pār tās progresu.

SKOLAS NAVIGĀCIJA

1. Veidņu izmantošana, lai nodrošinātu kopīgu izkārtojumu un formatējumu
2. Dokumentā izdarīto izmaiņu sekošana
3. Komentāru izmantošana, lai norādītu izmaiņas dokumentā
4. Dokumentu un veidņu ierobežošana un aizsardzība
5. Dokumentu versijas, salīdzināšana un apvienošana

Pat ja jūs varētu vēlēties, lai citi recenzenti varētu ieteikt izmaiņas un izteikt komentārus dokumentam, var būt reizes, kad vēlaties ierobežot tos no rediģēšanas un formatēšanas maiņas..

Turklāt, iespējams, vēlēsities piespiest visas izmaiņas un ierobežot recenzentus tikai komentējot. Tas viss ir jādara, lai pārliecinātos, ka jūsu dokumentu nevar mainīt tādā veidā, kas neatbilst jūsu redzējumam vai stilam.

Šajā stundā mēs jums parādīsim, kā ierobežot formatēšanu un veidu, kādā rediģētāji var veikt jūsu dokumentu. Kad dokuments ir tuvu galīgajam stāvoklim, varat to atzīmēt kā galīgu, lai izvairītos no nejaušas izmaiņas.

Turklāt, iespējams, vēlēsities ierobežot piekļuvi savam dokumentam, lai tajā iekļautu tikai jūsu recenzentu komandu. Mēs parādīsim, kā aizsargāt paroli ar paroli. Tad jūs varat pateikt tikai savu komandu parole un neviens cits nevarēs atvērt dokumentu.

Mēs noņemsim lietas, ieviešot jūs, lai ierobežotu dokumenta formatējumu.

Ierobežot formatēšanu dokumentā

Izplatot dokumentu citai pārskatīšanai, iespējams, nevēlaties, lai viņi mainītu dokumenta formatējumu. Vārds ļauj ierobežot visas vai dažas tēmas un stilus, kā arī ļaut recenzentiem mainīt dažas tēmas un stilus. Lai to izdarītu, cilnē “Pārskats” sadaļā “Aizsargāt” noklikšķiniet uz “Ierobežot rediģēšanu”.

Rūtī “Ierobežot rediģēšanu” tiek parādīts galvenais teksts. Sadaļā “Formatēšanas ierobežojumi” atlasiet “Ierobežot formatējumu atlases stilam” un noklikšķiniet uz saites Iestatījumi….

Dialoglodziņā “Formatting Restrictions” (Formatēšanas ierobežojumi) visi stili, kas atrodas “Pārbaudītie stili ir atļauti”, ir izvēlēti pēc noklusējuma. Lai atlasītu tikai konkrētus stilus, kas jāizmanto dokumentā, varat izmantot pogu „Nav”, lai atlasītu visus stilus un pēc tam atlasītu tos, kurus vēlaties atļaut. Varat arī izmantot Word ieteiktos minimālos stilus, lai to atļautu, noklikšķinot uz “Ieteicamais minimums”. Izvēlēties papildu ierobežojumus dialoglodziņa apakšdaļā sadaļā “Formatēšana”, ja nepieciešams, un noklikšķiniet uz „Labi”, kad esat pabeidzis.

Tiek parādīts šāds dialoglodziņš, kurā tiek vaicāts, vai vēlaties noņemt stilus, kas nav atļauti. Mēs iesakām jums to nedarīt. Var izrādīties, ka nākotnē vēlaties izmantot šos stilus dokumentā. Citi pārskatītāji nevarēs tos mainīt vai piemērot.

Noklikšķiniet uz “Nē”, lai saglabātu stilus, kas nav atļauti jūsu dokumentā.

Pirms šo ierobežojumu piemērošanas jums ir jāsāk aizsardzība. Mēs to apspriedīsim pēc tam, kad parādīsim, kā ierobežot rediģēšanu.

Ierobežot rediģēšanu dokumentā

Papildus dokumenta recenzentu formatēšanas ierobežošanai varat arī ierobežot redaktoru veidu, ko var veikt dokumentā. Rūtī “Ierobežot rediģēšanu” atzīmējiet izvēles rūtiņu “Atļaut tikai šī veida rediģēšanu dokumentā” un nolaižamajā sarakstā atlasiet opciju, lai norādītu rediģēšanas veidu, kuru vēlaties atļaut dokumentā. Varat atļaut citiem pārskatītājiem tikai sekot izmaiņām, ievadīt komentārus vai aizpildīt veidlapas. Jūs pat varat ierobežot dokumentu tā, lai citi cilvēki to varētu izlasīt un veikt izmaiņas.

Jūs varat jautāt, kāda ir atšķirība starp rediģēšanas ierobežošanu un tikai uz izsekotām izmaiņām un "Track Changes" bloķēšanu, kā tas tika apspriests 2. stundā. funkcionalitāte ir tāda pati. Jūs varat izmantot jebkuru metodi, kas jums ir vieglāka.

Jūs varat norādīt izņēmumus ierobežotajam formatējumam un rediģēšanai vai cilvēkiem, kuriem ir atļauts brīvi rediģēt dokumentu. Rūtī “Ierobežot rediģēšanu” sadaļā “Izņēmumi (neobligāti)” noklikšķiniet uz saites “Vairāk lietotāju…”.

Dialoglodziņā “Lietotāju pievienošana” varat pievienot lietotājus no pašreizējā datora, no domēna, kurā ir pašreizējais dators, vai ievadot kādas personas e-pasta adresi. Atdaliet visus lietotājus un e-pasta adreses ar semikolu un pēc tam noklikšķiniet uz „OK”.

Personas, kuras pievienojāt dialoglodziņam “Lietotāju pievienošana”, rūtī “Ierobežot rediģēšanu” redzamajā lodziņā “Izņēmumi (neobligāti)” parādās lodziņā “Izņēmumi” (izvēles). Atlasiet visu dokumenta daļu vai daļu, kuru vēlaties, lai persona varētu rediģēt, un pēc tam lodziņā „Personas” atlasiet šīs personas izvēles rūtiņu..

Tagad, kad esat ierobežojis dokumenta formatējumu un rediģēšanu pēc vēlēšanās, jums jāinformē Word, lai sāktu tās aizsardzības ieviešanu. Sadaļas “Ierobežot rediģēšanu” sadaļā “Sākt izpildi” noklikšķiniet uz „Jā, sāciet aizsardzības izpildi”.

Dialoglodziņā “Sākt izpildes aizsardzību” pārliecinieties, vai ir izvēlēta opcija “Parole”, divreiz ievadiet paroli un noklikšķiniet uz „Labi”.

Ņemiet vērā, ka parole nav nepieciešama un pilnībā neaizsargā dokumentu (dokuments nav šifrēts). Tas vienkārši palīdz novērst cilvēku izslēgšanu no formatēšanas un rediģēšanas ierobežojumiem.

Ja izvēlaties “Lietotāja autentifikācija”, visticamāk, jūs redzēsiet šādu kļūdu:

“Jūsu ierīce nav iestatīta informācijas tiesību pārvaldībai (IRM). Lai iestatītu IRM, pierakstieties Office, atveriet esošu IRM aizsargātu ziņojumu vai dokumentu vai sazinieties ar palīdzības dienestu. ”

Mēs iesakām izmantot paroli. Tas ir daudz vienkāršāk.

Kad ierobežojumi ir izpildīti, rūtī “Ierobežot rediģēšanu” tiek parādīts atbilstošais teksts, kas ļauj pārskatītājam veikt tikai atļautos rediģēšanas un formatēšanas uzdevumus.