6 padomi, lai izvairītos no bezjēdzīgām sanāksmēm

Neatkarīgi no tā, vai tas bija ad hoc vai plānots, lielākā daļa sanāksmju, šķiet, nepalīdz, kad runa ir par darbu. Jūs domājat, ka ikvienam, kas ir iesaistīts projektā, apsēsties un runāt ar problēmām, kas sagrautas, tad prāta vētras par to risināšanas veidiem būtu noderīgas vienā vai otrā veidā. Nu, šie WebEx puiši saka, ka sanāksmes ir bezjēdzīgas. Un es esmu pilnīgi pārliecināts, ka lielākā daļa no jums piekrīt, jo kāds aizgāja un izdarīja: kalkulatoru, lai noskaidrotu, cik daudz naudas tika izšķērdēta tikai tikšanās laikā!

Jociņi malā, slikti pārvaldīta sanāksme aizņems darbiniekus prom no tā, ko viņiem maksā, atstājot tālruņus bez uzraudzības, e-pastus neatbildot. Un vissliktāk, lielākā daļa laika, cilvēki atnāk no tikšanās ar vairāk, nekā paveikts - lieliski, tieši tas, ko man vajadzēja, vairāk lietu. Bet tas nenozīmē, ka sanāksmes būtu pilnībā jāizņem no darba vietas. Šeit ir daži ieteikumi, kas palīdzēs paātrināt lietas sanāksmē.

1. Gone ir sešdesmit minūtes

Būtu noziegums par sanāksmēm ilgāk par stundu. Heck, tam jābūt a grēks par ieplānots tik ilgi. Loģika ir vienkārša: kāda ir nozīme, lai darbiniekus atņemtu no sava darba, lai viņi varētu runāt par to, ko viņi dara?

(Attēla avots: Fotolia)

Ja tas ir tikai ziņojums, viņi vienmēr var jums nosūtīt priekšlikumu vai saņemt to ar 23 KB e-pasta pielikumu. Ja viss, ko vēlaties, ir jāsaglabā cilpā, iegūstiet nodaļas vadītāju savā birojā vai pēc darba pēc tam aiziet pie viņa ar viņu, iegūstiet nepieciešamo informāciju, pēc tam atlaidiet tos savvaļā 15 minūtes vēlāk.

Nedēļas progresa sanāksmes diez vai var būt noderīgas, jo lielākajai daļai darba ir nepieciešams ilgāks par nedēļu, lai to paveiktu būtu būsiet muļķīgi, lai vienkārši sēdētu un skatīties viens otram, ja mums nav ko ziņot.

Punkts ir šāds: Sanāksmēs jāpalielina produktivitāte, nevis procesu aizkavēšana. Padariet katru sapulces jautājumu un ņemiet tos vērā.

2. Nodokļi, turiet prom

Ir daudzas tikšanās, kurās galvenokārt runāja viena persona, un visi citi piekrita runaer. Ja tikšanās bija tikai, lai dzirdētu cilvēku atbalss atbalstu, jūs varat arī uzstādīt skaļruņa ierakstu sanāksmju telpā, lai ikviens varētu pamēģināt.

(Attēla avots: Fotolia)

Lai to labotu, telpā ir tikai lēmumu pieņēmēji. Un jūs vēlaties, lai tie, kas nebaidās runāt savos prātos. Jūs vēlaties izpildvaru, kas cīnīsies par jūsu departamenta budžeta daļu. Jūs vēlaties, lai menedžeris, kurš varētu aizstāvēt papildu un neatbilstošu darba slodzi, runā jūsu vārdā. Jūs vēlaties, lai jūsu drosmīgais vadītājs jums pastāstītu par savu priekšnieku: "Nē, tētis. Mēs esam ne iegūt jaunu automašīnu. Komanda vēlas šogad doties uz Bangkoku, un lidojuma laikā mēs gatavojamies dzert šampanieti! "

Punkts ir šāds: Ja jūs būsiet iestrēdzis sapulcē, tad, pieņemot mazus lēmumus, būtu vērts savu stundu.

3. Ko mēs atkal runājam?

Cik reizes sanāksmes laikā, lai kāds no jūsu vienaudžiem uzdotu vadītājam kaut ko, kas nav attiecināms uz konkrēto tēmu, un viņi vismaz vienu stundu mēģina izdomāt to, kamēr jūs domājat ar savu tālruni, cenšoties neizskatīties kaitinoši?

Tas nav nekas neparasts, ka pēkšņi rodas jautājums par savu domu vilcienu, bet, atbildot uz šo jautājumu un visiem citiem jautājumiem, kas noteikti darba kārtības sarakstā, tas ietekmēs pārējo darbinieku produktivitāti.

(Attēla avots: Fotolia)

Padariet to par punktu ierobežota vairākas darba kārtības, kas jāsasniedz ar katru sanāksmi, un pārliecināties, ka sanāksmes vadītājs sasniedz iepriekš noteiktās darba kārtības; ne vairāk, ne mazāk. Izmantojiet sešdesmit minūšu atzīmi kā stimulu, lai pēc iespējas ātrāk izņemtu darba kārtību. Ja ir citas lietas, kas jāievēro, un ja tas ir tikai starp daži cilvēki nevis visa komanda, kas sēž sanāksmju telpā, lūgt viņus aizvest to ārā, pirms vai pēc sanāksmes.

Punkts ir šāds: Palieciet uz ceļa, lai jūsu sanāksmes būtu vērtīgas.

4. Idejas ir lētas; nāk ar risinājumiem

Nekas neizraisa sliktu sanāksmes noslēgumu, nekā apmeklētājiem, kas ierodas ar tukšu prātu. Mūsdienās tukši ieteikumi to vienkārši nenogriež. Priekšnieki vēlas iegūt ierakstus. Vadītāji vēlas ROI. Vadītāji vēlas realizēt. Un viņi vienkārši nevēlas apgaismotas spuldzes, viņi vēlas pierādīt, ka ideja var un gribu darbu. Lai iegūtu šo pierādījumu, vispirms veiciet savu pētījumu.

(Attēla avots: Fotolia)

Ja jums nav, tas notiek.

Ashkin Fureit: Jūs zināt, ko, manuprāt, mums vajadzētu mēģināt pāriet uz jaunu piegādātāju.Jūs: Kas jums ir prātā??Ashkin Fureit: Ak, es nezinu nevienu jaunu piegādātāju. Es tikko domāju, ka būtu laba ideja pāriet uz jaunu, jo tas vienmēr ir vēlu.

Grupa sāk iet bumbu apkārt, izšķērdējot vēl 15 minūtes, pirms pāriet uz nākamo darba kārtību. Nākamajā sanāksmē to pašu piegādātāju joprojām izmanto.

Ja Ashkin jau savās rokās atradās kontaktus ar alternatīviem piegādātājiem, to kotācijām un piedāvātajiem piegādes datumiem, komanda varētu izlemt tur un tad kādu jaunu piegādātāju. Šī problēma būtu atrisināta mazāk nekā piecu minūšu laikā.

Punkts ir šāds: Esiet atbildīgi par savām idejām un sāciet uz priekšu. Nepārtrauciet piedāvāt izcilas idejas, lai gaidītu, kamēr kāds cits to izpildīs.

5. Kristāldzidri vienkārši var to sagriezt

Cik bieži jūs iznākat no tikšanās, domājot, ka jūsu vadītājs ir teicis vienu lietu, bet tas nav tas, ko jūs dzirdējāt? Iegūstiet visu, pirms izdzēšat. Ja saziņa ir pastāvīga problēma, ir ieteicams, lai jūsu vadītājs atkārtojas, kamēr jums ir citi liecinieki istabā.

(Attēla avots: Fotolia)

Punkts ir šāds: Precizējiet savas komandas mērķus, pirms sākat darboties dažādos mērķa punktos.

Ja tas nedarbojas, izmēģiniet nākamo galu.

6. Dodiet man minūti

Sanāksmju protokoli ir lielisks rīks, lai iegūtu darbības, ja jūs zināt, kā to darīt pareizi. Sākotnējiem, tam vajadzētu būt vairākām lietām: par to, kas ir nolemts; kas ir jādara un kas ir atbildīgs par to; termiņi. Pirmā lieta nodrošinātu, ka sanāksme patiešām ir noderīga kaut kas, otrais nodrošina to, ka katram ir piešķirta atbilstoša loma, bet trešais burtiski liek tiem sviedri.

(Attēla avots: Fotolia)

Ja jūs nezināt, kas bija noticis tikšanās telpā, minūte palīdzēs jums un visiem pārējiem iegūt jūsu gultņus. Pretējā gadījumā tiek rīkotas sanāksmes?

Punkts ir šāds: Neviens muļķīgi nesaprot, kad lietas nokļūst tinti.

Secinājums

Labāk nekā vispārināt, tāpēc es gribētu uzzināt jūsu viedokli par sanāksmēm: vai viņi strādā? Vai tie ir nepieciešami mūsdienu darba vietā? Vai jūsu birojs ir zaudējis stresa nedēļas vai mēneša rituālu, kas ir biroja sanāksme? Kopīgojiet savas domas tālāk sniegtajā komentāru sadaļā.