Meklēt Outlook e-pasta ziņojumus pēc sūtītāja, datuma, atslēgvārda, lieluma un vairāk

Meklēt, izmantojot Outlook e-pastu, var izrādīties grūts uzdevums, ja esat kāds līdzīgs man ar vairākiem PST failiem un desmitiem tūkstošu e-pastu, kas aptver desmitgades. Lielākā daļa korporatīvās vides izmanto Outlook e-pastam, un daudzi cilvēki galu galā iegūst biznesa un personisko e-pastu Outlook.

Vecākajās Outlook versijās jums vajadzēja trešo pušu pievienojumprogrammas, piemēram, Xobni, lai ātri meklētu e-pastu. Par laimi, kopš Office 2010 Microsoft ir izveidojusi izmantojamu meklēšanas funkciju, kas faktiski darbojas un ļauj ātri atrast e-pasta vēstules, izmantojot dažādus filtrus. Jūs varat meklēt tekstu, adreses, pielikumus, sūtītājus utt., Un jūs varat filtrēt pēc datuma, lieluma, temata, svarīguma un vairāk.

Šajā rakstā es jums parādīšu, kā pārliecināties, ka visas jūsu e-pasta ziņas tiek indeksētas sistēmā Windows, un pēc tam, kā veikt dažāda veida meklējumus atkarībā no tā, ko jūs meklējat.

Ņemiet vērā, ka šajā rakstā tiek pieņemts, ka jūs strādājat ar Office 2010, 2013 vai 2016, jo šīs versijas ir vislabākās meklēšanas vajadzībām.

Ieslēgt indeksēšanu

Pirms varat veikt zibens ātru meklēšanu programmā Outlook, jāpārliecinās, ka visi jūsu e-pasta ziņojumi ir indeksēti. Lai to pārbaudītu, dodieties uz priekšu un noklikšķiniet uz meklēšanas lodziņa, ko redzat e-pasta pastkastes augšpusē.

Noklikšķinot uz meklēšanas lodziņa, redzēsiet Meklēšanas rīki lentē parādās cilne. Labajā pusē noklikšķiniet uz Meklēšanas rīki un pēc tam noklikšķiniet uz Meklēšanas opcijas.

Zem Avoti, noklikšķiniet uz Indeksēšanas opcijas poga.

Tas dos jums Windows Indeksēšanas opcijas ekrānā, kur var izvēlēties un izvēlēties dažādas atrašanās vietas, kuras vēlaties indeksēt. Ja jūs neredzat Microsoft Outlook sarakstā noklikšķiniet uz Modificēt poga.

Iet uz priekšu, pārbaudiet Microsoft Outlook un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

Windows nekavējoties sāks indeksēt e-pastus un jūs varat pārbaudīt, vai tas ir izdarīts, noklikšķinot uz Indeksa statuss sadaļā Meklēt rīki, kā parādīts iepriekš.

Jūs redzēsiet ziņojumu, kurā norādīts, cik vienumu atstāj indeksēt un pēc pabeigšanas, tas nozīmē, ka Outlook ir pabeidzis visu jūsu vienumu indeksēšanu. Tagad uzzināsim, kā meklēt programmā Outlook.

Meklēšanas meklēšana programmā Outlook

Lai sāktu meklēšanu programmā Outlook, noklikšķiniet uz Iesūtne vai noklikšķiniet uz konkrētas mapes. Ja noklikšķināsiet uz iesūtnes, jūs pamanīsiet, ka kaste būs Meklēt pašreizējo pastkasti uzskaitīti. Jūs varat noklikšķināt uz mazā nolaižamā saraksta pa labi un izvēlēties citas iespējas, piemēram Pašreizējā mape, Apakšmapes, un Visi Outlook vienumi.

Noklikšķinot uz iesūtnes, Pašreizējā pastkaste tiek automātiski izvēlēts. Tas meklēs visas pastkastes visā pastkastē, ieskaitot visu sadaļā Iesūtne, Nosūtītie vienumi, Izdzēstie vienumi, Izsūtne utt. Ja noklikšķināsiet uz konkrētas mapes, meklēšanas lodziņā noklusējuma iestatījums būs Pašreizējā mape, kas tikai meklēs e-pastu šajā konkrētajā mapē, neiekļaujot apakšmapes.

Ja jums ir mape, kurai ir apakšmapes, pārliecinieties, ka esat izvēlējies Apakšmapes no nolaižamā saraksta, lai meklētu tikai apakšmapes.

Tagad, kad mēs saprotam, uzzināsim, kā veikt dažādus meklēšanas meklējumus programmā Outlook. Ir divi veidi, kā to darīt: izmantojot meklēšanas lenti vai izmantojot meklēšanas vaicājuma sintaksi. Kā jūs varētu pateikt, pēdējā iespēja ir tehniskāka, bet ļauj izveidot dažus sarežģītus meklējumus.

Izmantojot meklēšanas rīkus programmā Outlook

Sāksim ar vieglāku metodi, kas darbosies tikai lielākajā daļā cilvēku. Kad esat izvēlējies iesūtni vai mapi, noklikšķiniet uz meklēšanas lodziņa un pēc tam noklikšķiniet uz Meklēšanas rīki lentē. Apskatīsim visas dažādās iespējas.

Tuvākajā kreisajā pusē ir Darbības joma, tas ir tāds pats kā iepriekš minētais nolaižamais lodziņš. Nākamais ir Rezultāti, kas nebūs aktīvs, līdz veicat meklēšanu. Pēc noklusējuma programma Outlook parādīs tikai jaunākos vienumus, kas atbilst meklēšanai, un, iespējams, nerādīs visus rezultātus. Varat noklikšķināt Iekļaut vecākus rezultātus lai parādītu visus rezultātus vai ritinātu uz leju līdz meklēšanas rezultātu apakšai un izvēlieties Parādīt vairāk.

Precizējiet ir tas, kur mēs varam patiešām urbt un atrast tieši to, ko mēs meklējam. Pirmkārt, kā mēs varam meklēt precīzu tekstu programmā Outlook? Pieņemsim, ka vēlaties atrast visus e-pastus ar savu SSN vai ar konkrētu vārdu. Šādos gadījumos jūs vienkārši izmantojat dubultās cenas.

Virs es meklēju vārdu šerloks ievietojot to dubultās pēdiņās. Ja vārds ir tēmas rindiņā, tas tiks iezīmēts dzeltenā krāsā. Kad noklikšķināsiet uz jebkura e-pasta ziņojuma, jūs redzēsiet arī jums izcelto vārdu, kas ir ērts.

Tas ir viens no visizplatītākajiem meklēšanas veidiem. Vēl viens kopīgs meklēšana ir sūtītājam. Tas ir tiešām viegli izdarāms programmā Outlook. Vienkārši noklikšķiniet uz No pogu lentē un sāciet rakstīt personas vārdu vai e-pasta adresi.

Ja vēlaties pievienot vairāk meklēšanas kritēriju, piemēram, redzēt tikai e-pastus no konkrēta sūtītāja, kuram ir pielikumi, jūs vienkārši noklikšķiniet uz Ir pielikumi poga.

Lai samazinātu e-pasta rezultātu kopumu, jūs varat turpināt pievienot vairāk filtru. Lielākā daļa citu opciju ir diezgan pašsaprotamas, piemēram, nelasītas, atzīmētas, svarīgas utt. Ja vēlaties meklēt pēc datuma, varat noklikšķināt uz šīs nedēļas, un jūs saņemsiet dažas iespējas, piemēram, šo nedēļu, šo mēnesi, šo Gads utt., Bet tas ir par to.

Ja vēlaties meklēt pēc datuma vai kaut ko darīt, piemēram, atrast vecākos e-pasta ziņojumus programmā Outlook, jāizmanto papildu meklēšanas opcija vai vaicājuma sintakse. Sāksim ar Advanced Find. Lai to izdarītu, vēlreiz noklikšķiniet uz meklēšanas rīkiem un izvēlieties Izvērstā meklēšana.

Ņemiet vērā, ka šis meklējums meklē tikai pašreizējo mapi, kuru esat izvēlējies pēc noklusējuma. Ja vēlaties meklēt visu, jums ir jānoklikšķina uz Pārlūkot pogas augšējā labajā stūrī.

Ja vēlaties meklēt visu, izvēlieties Iesūtne un pēc tam pārbaudiet Meklēt apakšmapes apakšā.

Tagad galvenajā meklēšanas ekrānā redzēsiet Laiks pašā apakšējā daļā, bet tas dod jums tikai tādas pašas iespējas kā nolaižamajā lentē. Lai veiktu detalizētāku meklēšanu, jums jānoklikšķina uz Uzlabots cilnē.

Šeit jums jāizveido savi meklēšanas kritēriji. Klikšķiniet uz Lauks,tad dodieties uz Datuma / laika lauki un izvēlieties Saņemts. Tagad noklikšķiniet uz Stāvoklis un ritiniet uz leju līdz apakšai, līdz redzat citas iespējas, piemēram vai pēc, vai agrāk, un starp.

Ja izvēlaties starp, tad varat ierakstīt datumus, piemēram, 01/01/2005 un 12/31/2005 un pēc tam noklikšķiniet uz Pievienot sarakstam. Lūk, kā izskatās mana meklēšana.

Ņemiet vērā, ka sarakstam varat pievienot vairāk kritēriju, lai sašaurinātu rezultātus. Manā piemērā es tikai gatavojos saņemt visus e-pasta ziņojumus šajā datumu diapazonā, kas, iespējams, būs pārāk daudz.

Ja vēlaties atrast vecāko e-pasta ziņojumu programmā Outlook, izvēlieties vai agrāk stāvoklis un pēc tam vienkārši ierakstiet jebkuru datumu, kas, jūsuprāt, ir diezgan vecs.

Pielāgojiet datumu atkarībā no saņemto e-pasta ziņojumu skaita. Visai Outlook failam, izmantojot šo meklēšanu, vajadzētu būt diezgan viegli atrast vecāko e-pasta ziņojumu.

Vēl viena populāra meklēšana ir meklēt lielāko e-pastu savā PST failā. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz Vairāk izvēles cilnē Advanced Find (Papildu meklēšana) un apakšējā daļā būs redzama lieluma izvēle. Izvēlieties lielāks nekā un pēc tam ierakstiet vērtību kilobaitos. Ja, piemēram, vēlaties atrast e-pastus, kas ir lielāki par 5 MB, jūs ierakstītu 5000.

Šie ir tikai daži meklējumi, kurus var veikt, izmantojot papildu meklēšanu. Turklāt visu varat ievadīt meklēšanas lodziņā, izmantojot meklēšanas sintaksi un iegūt tos pašus rezultātus. Piemēram, es varu vienkārši ierakstīt ziņojumi:> 5 MB un iegūt tādus pašus rezultātus.

Es šajā amatā neizskatīšu visas dažādās meklēšanas opcijas, jo Microsoft ir lapa, kurā uzskaitītas visas dažādās meklēšanas sintakses opcijas. Cerams, ka, izmantojot iepriekš minētos rīkus, jūs atradīsiet meklējamo e-pastu. Izbaudi!