Kas ir AutoArchive programmā Outlook un kā tas darbojas?
Ja esat izmantojis pastkastes tīrīšanas rīku, tad jūs esat redzējis pogu AutoArchive, bet jūs varat būt piesardzīgi, kā tas darbojas un ko tas darīs. Lūk, ko tā dara un kā to var izmantot.
Noklikšķinot uz pogas AutoArchive, tiek parādīts process, kurā notiek visas Outlook programmas mapes un tiek piemēroti visi iestatītie AutoArchive noteikumi (neuztraucieties, noklusējuma automātiskais noteikums ir neko nedarīt, tāpēc jūs nevarat izdarīt nekādu kaitējumu, noklikšķinot uz pogas). Bet, ja vēlaties novirzīt vecākus vienumus arhīvā, kur tie atrodas ārpus tā, automātiskā ievade ir veids, kā automatizēt procesu. Ejam cauri, uzstādot un darbinot.
Kā ieslēgt automātisko braukšanu
Pirmkārt, jums ir jāieslēdz AutoArchive un jāizvēlas tās iestatījumi. Atveriet File> Options> Advanced un pēc tam noklikšķiniet uz pogas „AutoArchive Settings”.
Kamēr opcija “Run AutoArchive every” ir izslēgta (kas ir noklusējuma iestatījums), automātiskā ievade netiks rādīta.
Kad ir ieslēgta opcija “Run AutoArchive every”, visas opcijas ir pieejamas.
Atšķirībā no mapes tīrīšanas, kurā ir viens iestatījumu logs faila opcijās un pēc tam ļauj jums palaist šos iestatījumus pret jebkuru mapi, kas jums patīk kā manuāls uzdevums, šeit redzamie automātiskās iestatīšanas iestatījumi ir noklusējuma iestatījumi. Katra mape, kurā ir ieslēgta automātiskā ievade, var izmantot šos noklusējuma iestatījumus, vai arī, ja vēlaties, varat izmantot dažādus iestatījumus dažādām mapēm. Mēs to paveiksim vēlāk, bet tagad aplūkosim noklusējuma iestatījumus.
Kā iestatīt AutoArchive
Pirmā lieta, kas jāievēro, ir tas, ka pēc tam, kad ir ieslēgta AutoArchive, tā darbosies ik pēc 14 dienām. To var mainīt, izmantojot bultiņas uz augšu un uz leju, vai ievadot numuru, un jūs varat izvēlēties jebkuru vērtību no 1 līdz 60 dienām. Varat ievadīt jebkuru divciparu skaitli, bet, ja tas ir vairāk nekā 60, Outlook parādīs kļūdas ziņojumu, kad noklikšķināsiet uz "OK", un jums būs jāmaina vērtība, pirms varat saglabāt.
Nākamā iespēja - “Pieprasīt pirms AutoArhive darbojas” - dod iespēju izvēlēties, ka programma Outlook jums parādīs uzvedni, pirms notiek AutoArchive. Šī uzvedne ļauj pārskatīt iestatījumus vai atcelt šo automātiskās ievades palaišanu, ja vēlaties.
Pārējie iestatījumi attiecas uz to, kuri vienumi tiks arhivēti un kas notiek arhīva procesa laikā. Pirmais variants šeit - “Izdzēstie vienumi (tikai e-pasta mape)” - attiecas uz e-pastiem, kuriem ir pievienots derīguma termiņš. Tas neietekmēs uzdevumus vai notikumus pat tad, ja šīm mapēm tiek ieslēgta automātiskā ievade.
Pārējie iestatījumi attiecas uz visiem vienumiem, nevis tikai uz e-pastu. Tas nozīmē kalendāra notikumus, uzdevumus, piezīmes un žurnāla ierakstus.
Pieņemot, ka esat ieslēgts ieslēgts “Arhīvs vai dzēst vecos vienumus”, noklusējuma iestatījumi ir Outlook, lai pārvietotu objektus, kas vecāki par 6 mēnešiem, uz jaunu, atsevišķu .pst failu ar nosaukumu Arhīvs (pēc noklusējuma) un padarītu to redzamu navigācijas rūtī Outlook, lai jūs varētu piekļūt arhivētiem vienumiem, kad vien vēlaties. Varat nomainīt vērtību, kas ir vecāka par vērtību, izdzēst no 1 dienas līdz 60 mēnešiem, atlasiet citu .pst failu, lai arhivētu vienumus, vai izvēlieties „Pastāvīgi izdzēst vecos vienumus”.
Jābrīdina, ka šī dzēšana apiet mapi Dzēstie vienumi, un jūsu vienumi tiks pilnībā izdzēsti no programmas Outlook. Iespējams, joprojām varēsiet to piekļūt jūsu pasta serverī, atkarībā no iestatījumiem, bet jums nevajadzētu paļauties uz to. Izvēlieties šo opciju tikai tad, ja vēlaties izdzēst vienumus uz visiem laikiem.
Noklikšķinot uz “OK”, tiks ieslēgta automātiskā ievade. Tā darbosies atbilstoši izvēlētajai vērtībai “Run AutoArchive katru” (ik pēc 14 dienām pēc noklusējuma), sākot no šodienas. Tātad, kad jūs to ieslēdzat, jums vajadzētu sagaidīt, ka tas darbosies diezgan ātri. Mūsu testos bija mazāk nekā desmit minūtes no tā ieslēgšanas brīža līdz brīdim, kad tika saņemts paziņojums, ka AutoArchive darbosies. AutoArchive darbojas tikai pēc dažām mapēm, tādēļ, ja vēlaties, lai tā darbotos noteiktās mapēs vai vēlaties pielāgot to, kā tā darbojas dažādās mapēs, turpiniet lasīt.
Kā ieslēgt un pielāgot dažādu mapju automātisko braukšanu
Kad ieslēdzat automātisko sūtīšanu, tas pēc noklusējuma darbojas tikai pret šādām mapēm:
- Nosūtītās ziņas
- Dzēstie vienumi
- Kalendārs
- Uzdevumi
Ja vēlaties, lai tas darbotos jebkurā citā mapē, katrai mapei tas būs jāieslēdz (vai jāizslēdzas jebkurā no tām četrām mapēm, pret kurām nevēlaties, lai tas tiktu palaists). Veiciet to, ar peles labo pogu noklikšķinot uz mapes navigācijas rūtī un noklikšķinot uz “Rekvizīti”.
Varat arī piekļūt mapes rekvizītiem, izvēloties lenti Folder> Folder Properties. (Mapēm, piemēram, Kalendārs un Uzdevumi, kas nav redzami navigācijas rūtī, tas ir vienīgais veids, kā piekļūt mapes rekvizītiem.) Pastāv arī iespēja iet tieši uz AutoArchive iestatījumiem, kas jums ietaupa vienu reizi. iekšpusē mapes rekvizīti.
Logā Mapju rekvizīti noklikšķiniet uz cilnes AutoArchive, lai piekļūtu šīs mapes iestatījumiem.
Lielākajā daļā mapju noklusējuma iestatījums „Neattiecas uz mapi šajā mapē” būs ieslēgts. Tas nozīmē, ka tad, kad tiek palaists AutoArchive process, mape tiks ignorēta un tajā netiks arhivēti vienumi. Ja vēlaties, lai mape tiktu iekļauta, ieslēdziet opciju Arhīvs šajā mapē, izmantojot noklusējuma iestatījumus.
Ja vēlaties, lai šīs mapes automātiskās iestatīšanas iestatījumi atšķiras no noklusējuma iestatījumiem, ieslēdziet “Arhivējiet šo mapi, izmantojot šos iestatījumus”, un mainiet iestatījumus atbilstoši savām vēlmēm.
Ja jebkurā vietā vēlaties atgriezt visas mapes, lai izmantotu noklusējuma iestatījumus, varat doties atpakaļ uz failu> Iespējas> Papildu> AutoArhive iestatījumi un noklikšķiniet uz pogas “Lietot šos iestatījumus visām mapēm”. Tas mainīs visas mapes, kurām ir ieslēgta “Arhīvēt šo mapi, izmantojot šos iestatījumus”, lai tā vietā būtu ieslēgts “Arhīvs šajā mapē, izmantojot noklusējuma iestatījumus”.
Kad esat nokļuvis noklusējuma automātiskās iestatīšanas iestatījumos un iestatījumos katrai mapei, iestatiet to, kā jūs vēlaties, jūs varat atstāt procesu mierīgi strādāt fonā, atbrīvojot vietu un saglabāt mapes pārāk uzpūsties.
