Izmantojiet nosacītu formatējumu, lai izveidotu svarīgus Outlook ziņojumus

Programma Outlook ļauj veidot un pielāgot mapes skatus dažādos veidos, piemēram, kolonnu pievienošana un noņemšana vai ziņojumu grupēšana un šķirošana. Varat arī izmantot noteikumus, lai Outlook attēlotu ziņojumus dažādos veidos, pamatojoties uz to īpašībām (piemēram, sūtītāju, tematu vai laikspiedolu). To sauc nosacīta formatēšana. Apskatīsim, kā tā darbojas.

Atjaunināt: Viens no mūsu lasītājiem vērsa mūsu uzmanību uz to, ka nosacīta formatēšana ir pieejama tikai programmas Outlook un Windows versijā ne MacOS versiju. Paldies, Christy!

Darba sākšana

Lai sāktu nosacītā formatējuma iestatīšanu, dodieties uz View> View Settings.

Varat arī piekļūt Advanced View Settings, noklikšķinot ar peles labo pogu uz mapes galvas un izvēloties komandu “View Settings”.

Logā Papildu skata iestatījumi varat pielāgot mapes skatu. Noklikšķiniet uz pogas “Nosacījuma formatēšana”.

Tādējādi jūs nokļūsiet pie nosacījuma formatēšanas loga, ko izmantojat, lai iestatītu dažādus noteikumus par to, kā ziņojumi tiek formatēti.

Sarakstā “Noteikumi šim skatījumam” parādītie vienumi ir noklusējuma noteikumi, kas tiek nodrošināti ar nepielāgotu mapes skatu. Piemēram, jūs varat redzēt, ka “Nelasītas ziņas” tiek rādītas treknrakstā, zilā Segoe UI fontā ar 11 punktu lielumu.

Kā darbojas noteikumi

“Noteikumi” ir nosacījumi, kuriem jāsasniedz ziņojums, lai programma Outlook varētu izmantot formatējumu. Noklusējuma noteikumos, piemēram, noteikums “Nelasītas ziņas” tiek aktivizēts, kad ziņojums ir atzīmēts kā nelasīts. Kad šis noteikums ir aktivizēts, Outlook izmanto treknrakstā, zilā 11 punktu Segoe UI fontu, lai to parādītu.

Outlook piemēro noteikumus kārtībā no saraksta augšas. Noteikumi, kas ir augstāki sarakstā, ir augstāki par noteikumiem, kas ir zemāki. Kā tas darbojas praksē? Pieņemsim, ka jums ir divi noteikumi: viens ir saraksta augšdaļā, kas maina fontu uz zaļo, un viens - apakšējais - sarakstā, kas maina fontu uz sarkanu. Ja ziņojums atbilst abu noteikumu nosacījumiem, fonts tiks mainīts uz zaļu, jo šis noteikums ir augstāks sarakstā - noteikums, kas nosaka fontu uz sarkanu, tiek ignorēts.

Izmantojot noklusējuma noteikumus, varat mainīt tikai fontu. Jūs nevarat izdzēst noklusējuma noteikumus vai pārvietot pasūtījumu apkārtnē vai mainīt noteikuma nosacījumus. Jūs varat izslēgt noklusējuma noteikumus, noņemot tos no saraksta “Noteikumi par šo skatījumu”.

Kā pievienot jaunu noteikumu

Logā Nosacījumu formatēšana noklikšķiniet uz pogas Pievienot. Sarakstam tiks pievienots jauns noteikums “Untitled”. Norādiet savu noteikumu nosaukumam un pēc tam noklikšķiniet uz pogas “Nosacījums”.

Logs Filtrs ļauj jums izlemt, ar kādu nosacījumu vai nosacījumiem e-pastam jāatbilst, lai to formatētu.

Mēs tikai šeit izmantosim vienkāršu piemēru un meklēsim ziņojumus, kurus nosūtīja „Rob Woodgate”, un tēmas laukā ir vārds “Outlook”..

Lai to izdarītu, vispirms noklikšķiniet uz pogas “No”, kas atver adrešu grāmatu, un izvēlieties kontaktu.

Pēc tam laukā “Vārdu meklēšana” pievieno “Outlook”, pārliecinoties, ka nolaižamajā sarakstā “In” ir izvēlēta opcija “Tikai lauku”. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz „OK”.

Atpakaļ pie nosacījuma formatēšanas noklikšķiniet uz pogas „Fonts”.

Mēs gatavojamies izveidot ziņojumus, kas atbilst mūsu iestatītajam filtram, un tiks parādīti violetā un treknrakstā. Uzstādiet savu iestatījumu, lai gan vēlaties, noklikšķiniet uz pogas „Labi”, vēlreiz noklikšķiniet uz „OK”, lai aizvērtu nosacījuma formatēšanas logu, un pēc tam vēl vienu reizi, lai aizvērtu Advanced View Settings logu.

Noteikumi tiek piemēroti nekavējoties. Zemāk redzams, ka ziņojumi, kas atbilst mūsu nosacījumiem, tagad ir drosmīgi un violeti.

Tas ir tikai vienkāršs piemērs - jūs varat pievienot daudz nosacījumu, pat ļoti sarežģītus. Atverot šo filtru logu, varat pārslēgties uz cilni „Vairāk izvēles”, lai redzētu papildu nosacījumus, kurus varat izvēlēties.

Šeit jūs varat izvēlēties, vai atbilstat ziņai par to, vai:

• Tam ir piešķirta konkrēta kategorija
• Tas ir lasīts vai nelasīts
• Tam ir pielikumi vai nav pielikumu
• Tā ir atzīmēta kā augsta, normāla vai zema prioritāte
• To atzīmēja jūs, kāds cits, neviens, vai atzīmēts kā pilnīgs
• Teksts, kuru jūs meklējat, atbilst lietas prasībām
• Tas ir īpašs lielums, lielāks vai mazāks par noteiktu izmēru, vai starp diviem izmēriem

Pārslēdzieties uz cilni “Advanced”, un jūs varat izveidot sarežģītus nosacījumus.

Cilnē Papildu varat atlasīt jebkuru lauku no jebkuras vietas programmā Outlook un atlasīt nosacījumu, kuru vēlaties saskaņot. Tas varētu būt diezgan vienkāršs, piemēram, sūtītāja atbilstība precīzai adresei, bet jums ir daudz iespēju, no kurām izvēlēties. Pieņemsim, ka vēlaties, lai jūsu noteikums atbilstu saņemtajiem e-pasta ziņojumiem. Noklikšķiniet uz pogas „Lauks”, norādiet uz “Datuma / laika lauki” un pēc tam noklikšķiniet uz opcijas “Saņemts”.

Lai izvēlētos savu stāvokli, noklikšķiniet uz nolaižamā saraksta “Stāvoklis”.

Izvēles ir daudz lielākas, nekā jūs varētu gaidīt:

• Jebkurā laikā
• Vakar
• Šodien
• Rīt
• Pēdējo 7 dienu laikā
• Nākamajās 7 dienās
• Pagājušajā nedēļā
• Šonedēļ
• Nākamnedēļ
• Pagājušajā mēnesī
• Šis mēnesis
• Nākammēnes
• Ieslēgts
• Ieslēgts vai pēc
• Ieslēgts vai agrāk
• Starp
• Pastāv
• Neeksistē

Un citi lauki, kurus varat izvēlēties, piedāvā līdzīgas iespējas.

Izvēlieties savu stāvokli, pievienojiet vērtību un noklikšķiniet uz pogas “Pievienot sarakstam”.

Jūs varat pievienot sarakstam tik daudz nosacījumu, cik vēlaties. Lai sniegtu jums priekšstatu par to, cik lauki ir, šeit apskatiet tikai izvēlni “Visi pasta lauki”.

Izvēlnē “Visu kontaktu lauki” ir vairāk nekā četras opciju kolonnas - tik daudz mēs nevarējām to ievietot saprātīgā ekrānā. Tāpēc mēs nenāksim cauri katram laukam un nosacījumiem, bet tagad jūs zināt, kur viņi ir un kā tos izmantot.

Jūs varat iestatīt vairākus nosacījumus, lai iegūtu lietas pēc iespējas precīzākai. Vēlaties, lai Outlook attēla ziņojumi būtu sarkanā 16pt fontā, ja tie ir no konkrēta kontakta, kas saņemti pēdējo septiņu dienu laikā, satur konkrētu vārdu tēmā, un iekļaut pielikumu? Nav problēma.

Kā dzēst noteikumu

Ja esat izveidojis noteikumu un jūs to vairs nevēlaties, ir viegli izdzēst. Logā Nosacījumu formatēšana atlasiet norādi, kuru vēlaties dzēst, un noklikšķiniet uz pogas „Dzēst”. Vienkārši atcerieties, ka varat dzēst tikai tos noteikumus, kurus esat izveidojis, nevis Outlook iebūvētos noklusējuma noteikumus.

Jūs varat pievienot tik daudz nosacījumu, cik vēlaties, un jums ir tik daudz noteikumu, cik vēlaties. Un, kā mēs iepriekš jums parādījām, kad esat ieguvuši nosacījuma formatēšanas noteikumus, kas ir iestatīti vēlamajā veidā, varat kopēt skatu uz citu mapi vai uz visām mapēm, ja vēlaties.