Iesācēja rokasgrāmata Microsoft Outlook 2013
Daudzi no mums alkst organizāciju un produktivitāti. Ja jūs jau lietojat Microsoft Office, tad jums jau ir galīgais līdzeklis, lai noteiktu šo vēlmi: Outlook 2013.
Outlook ir ļoti svarīga daudzās organizācijās, nevis tikai par acīmredzamajām e-pasta iemaņām, bet gan kalendāru, uzdevumu un kontaktu talantiem. Tipisks uzņēmums var savienot Outlook ar Exchange serveri, un ikviens var koplietot to pašu adrešu grāmatu un kalendārus, padarot to par lielisku uzņēmumu sadarbības līmeņa instrumentu.
Diemžēl vairumam cilvēku nav Exchange servera, kas ir izveidots viņu mājās un, iespējams, pat nezina, kas tas ir. Bet tas ir labi, Outlook darbojas tikpat labi jūsu mājas datorā, un joprojām nodrošinās visas funkcijas, kas padara to par tik spēcīgu produktivitātes rīku: e-pasts, uzdevumi, tikšanās, adrešu grāmatas un daudz ko citu!
Darbs ar Outlook - Tiny Primer
Outlook neatklās jūs, kad to pirmo reizi atverat. Visiem nolūkiem tas ir vēl viens lietojumprogrammas Microsoft Office ekosistēmā, un tādā veidā tam būs vairāki pazīstami elementi.
Atšķirībā no citām populārām Office lietojumprogrammām programma Outlook lielākoties ir veidota, balstoties uz dažādām funkcijām - Word ir galvenokārt teksta dokumentu izveidei, Excel ir visu par izklājlapām, PowerPoint prezentācijas - bet Outlook ir daudzu cepures.
Outlook noklusējuma skats ir iesūtne, bet augšpusē ir lente, kas šajā skatā ir paslēpta, lai saglabātu ekrāna vietu.
Mīliet viņus vai ienīstiet viņus, lentes ir visur visā birojā. Mums nav jātērē vairāk laika, lai pārceltu to eksistenci relatīvi, acīmredzot viņi šeit paliek. Tas nozīmē, ka vienmēr atcerieties, ja vēlaties ātri paslēpt vai rādīt lenti, vienkārši izmantojiet CTRL + F1.
Ja noklikšķināt uz jebkuras no izvēlnes funkcijām augšpusē, lente parāda, un jūs varat izvēlēties funkcijas un rīkus. Ja vēlaties, lai lente saglabāsies, varat izmantot “CTRL + F1” vai noklikšķināt uz mazās spraudņa ikonas labajā apakšējā stūrī..
Cilnē Sākums cilnē Konteksts mainās atkarībā no režīma, kurā atrodaties. Augstāk redzamajā ekrānā redzam mūsu Mail opcijas.
Zemāk cilne Sākums ir mainīta, lai atspoguļotu kalendāra opcijas. Ņemiet vērā, ka lente ir piestiprināta, lai spraudnis mainītos uz bultiņas, ja vēlaties to vēlreiz sabrukt (vai izmantot “CTRL + F1”).
Atlikušās lentes cilnes - sūtīt / saņemt, mapi, skatu un, protams, failu - ir lielā mērā konsekventas neatkarīgi no tā, kādā režīmā jūs atrodaties. Mēs tuvāk apskatīsim visus tos nākamajā sadaļā.
Apskatīsim, kā pārvietoties starp režīmiem un mainīt savu skatījumu. Pa kreisi malu redzat mapes rūtiņu. Šīs rūts apakšā ir īsceļi uz Outlook režīmiem. Šajā piemērā redzat ikonas iesūtnei, kalendāram, cilvēkiem, uzdevumiem utt.
Ja noklikšķināsiet uz bultiņas navigācijas rūts augšpusē, tā paplašinās rūtiņu, kas parādīs mapes koku jūsu e-pasta kontam.
Tāpat, pārslēdzoties uz kalendāra režīmu, mapes rūtī redzēsiet atbilstošo skatu.
Noklikšķiniet uz trim punktiem, lai piekļūtu tālākiem Outlook režīmiem, piemēram, piezīmēm, mapēm un Outlook īsceļiem. Izvēlieties "Navigācijas opcijas" un varat mainīt secību, kādā tiek parādīti navigācijas elementi.
“Compact Navigation” izslēgšana pārsūdzēs lietotājus ar lielāku izšķirtspēju. Varat arī palielināt vai samazināt to, cik vienumu parādās un kādā secībā tie parādās.
Sūtīt / saņemt
Cilne Sūtīt / saņemt ir vērsta tieši uz iesūtnes funkcijām, bet tā parādīsies arī citos režīmos (Kalendārs, Uzdevumi utt.), Lai gan tām nebūs tādas pašas funkcijas.
Piemēram, šeit redzam cilni Kalendārs Sūtīt / saņemt, kas izslēdz servera sadaļu.
Atkarībā no tā, kāda veida pasta protokols tiek izmantots (pirmajā ekrānā mēs strādājam ar IMAP kontu), jums var būt vai nebūt iespēja lejupielādēt tikai galvenes vai atzīmēt / noņemt atzīmes ziņojumiem, kas lejupielādējami, utt..
Sūtīt / saņemt opcijas tādējādi ir atkarīgas no tā, kā iestatāt e-pasta kontus, bet īss stāsts: mēs ļoti iesakām IMAP.
Mape
Kopumā cilne Mape ir visai konsekventa visos režīmos, izņemot ievērojamo kalendāra izņēmumu. Zemāk redzat cilni Iesūtnes mape, kas ļauj veikt visu veidu mapju administrēšanu (ja neizmantojat IMAP kontu, tad IMAP cilne netiks rādīta).
Poga AutoArchive Settings ir mazliet mulsinoša, jo tā patiesībā neietekmē, kā iesūtne automātiski arhivē vecos ziņojumus. Ja vēlaties, lai jūsu pasta nospiedums būtu mazs un vieglāk pārvaldāms, jums būs jāatver opcijas un jāpiedalās iestatījumā AutoArchive. Atveriet opcijas un izvēlieties kategoriju “Advanced”.
Kad atrodat opciju AutoArchive, noklikšķiniet uz pogas “AutoArchive Settings…”, lai atvērtu daudz noderīgāku dialoglodziņu nekā tas, ko jūs sniedzat no lentes.
Kā jau minēts, lielākā daļa mapju cilnes ir diezgan konsekventas visā Outlook, izņemot kalendāru, kas atbilst īpašām kalendāra funkcijām. Piemēram, jūs nepārkopējat vai pārvietojat mapes, kopējat vai pārvietojat kalendārus utt.
Lielākoties jums būs daudz mapju administrēšanas saistībā ar iesūtni, jo acīmredzot e-pasts var ātri kļūt smags un milzīgs, ja jums nav labas mapju struktūras un organizācijas.
Skatīt
Skata opcijas ietver šādas būtiskās funkcijas. Šī ir cilne Skats, kas redzama iesūtnē.
Ņemiet vērā Atgādinājumu loga pogu, kuru varat atvērt jebkurā brīdī, lai pārbaudītu atgādinājumus, piemēram, ja esat aizmirsis kādu no tiem vai neesat prātīgi atteicies no cita. Ja jums bija kāds atgādinājums, jūs varat izvēlēties, lai atteiktu katru no tām, nospiediet atlikšanas pogu vai vienkārši atlaidiet visu vienā reizē.
Pārējās cilnes Skati atšķirsies atkarībā no režīma. Kalendārā tiek piešķirts šāds, kas papildina spēju mainīt pašreizējo skatu, izkārtojumu, krāsu un izkārtojumu. Atkal, sadaļa Izkārtojums veic daudz tādu pašu lietu visā Outlook, taču ir svarīgi atzīmēt, ka tas nav universāls, tāpēc tas, ko iespējojat uzdevumu vai kalendāra vai e-pasta režīmos, netiks atkārtots visā lietojumprogrammā.
Tāpat ir svarīgi pievērst uzmanību sadaļai Vienošanās. Lūk, kāda ir sadaļa Izkārtojums uzdevumu režīmā. Ievērojiet, kā jūs varat kārtot un mainīt uzdevumu skatu, lai panāktu maksimālu ietekmi.
Izmantojot cilni Skats, kas atrodas jūsu preferencēs, varēsiet ātri izgriezt un kārtot informāciju, jo tas palielinās un veidojas laikā. Jūsu kalendārs nepaliks tukšs, jūsu uzdevumi vairosies, pasta pāļi uz augšu, un tāpēc, izmantojot dažādus pasākumus un izkārtojumus, varēsiet būt daudz produktīvāks, nevis akli spīdēt.
Funkcijas lentes
Tagad apspriedīsim, kā jūsu iespējas mainās no funkcijas uz funkciju. Šeit ir viss, kas nepieciešams, lai izņemtu pamata e-pasta ziņojumu, pievienotu pielikumus, tagus un formatētu tekstu. Nekas nav pārāk sarežģīts, un jums vajadzētu būt iespējai sagatavot pārsteidzošu e-pasta ziņojumu.
Salīdziniet to ar uzdevumu lenti, kas ir pieejama, uzsākot vai atverot uzdevumu. Uzņemiet brīdi, lai atzīmētu, cik atšķirīgs tas ir no ziņu lentes.
Salīdziniet to ar cilni Ievietot. Cilne Ievietot programmā Outlook ir statiska, jūs varēsiet ietekmēt ziņojuma, uzdevuma, kalendāra notikuma utt. Saturu, izmantojot tās pašas iespējas un funkcijas.
E-pasta ziņojumos tiek pievienota cilne Opcijas, kurai ir diezgan daudz noderīgu funkciju. Papildus tēmām, kas jums var būt vai nav noderīgas, ir BCC (akls oglekļa kopija, ja vēlaties paslēpt saņēmējus no e-pasta galvenes) un sekošanas funkcijas. Kopumā šeit nav nekādas kritiskas nozīmes, bet, ja jums kādreiz ir jāpieprasa piegādes vai lasīšanas kvīts, cilne Opcijas ir vieta, kur iet.
Cilne Format Text (Formāta teksts) ir vienāda neatkarīgi no tā, ar kādu funkciju jūs veicat, un par to nav daudz runājama. Šajā cilnē ir pārsteidzoša līdzība ar Word programmā atrastajām formatēšanas funkcijām, tādēļ, ja lietojat Word, lai rakstītu un formatētu dokumentus, šīs vadības ierīces jums, iespējams, būs pazīstamas.
Visbeidzot, cilne Review (pārskatīšana) ir cilne "just-in-case". Jūs varat izmantot šīs cilnes pierādīšanas rīkus, lai pārbaudītu pareizrakstību un gramatiku, atrastu labāku vārdu un uzzinātu, cik vārdi ir jūsu e-pastā / uzdevumā / sanāksmē.
Cilne Pārskatīšana ir vienāda visā Outlook programmā. Ņemiet vērā arī to, ka tajā ir valodas funkcijas, šeit varat iestatīt valodas preferences un korekcijas preferences. Varat arī tulkot tādus vienumus kā, ja jūs sazināties ar ārzemju partneri vai kāds nosūta mazliet teksta citā valodā.
Tas lielā mērā attiecas uz Outlook turpmāko funkcionalitāti. Acīmredzot mēs izlaidām daudz specifiku, bet mēs uzskatām, ka, tiklīdz jūs sapratīsiet lentes sistēmas raksturu. Ja vēlaties izmantot funkciju, jūs zināt, kur to meklēt.
E-pasta konta iestatīšana automātiski un manuāli
Let's īsi apspriest izveidot e-pasta kontu automātiski un manuāli. Kad pirmo reizi startējat programmu Outlook, tas būs kļūdains, lai izveidotu kontu.
Jums ir izvēle, jūs varat iestatīt Outlook uzreiz ar e-pasta kontu, vai arī varat izlaist šo daļu un pievienot kontu vēlāk.
Ja izvēlaties “Nē”, tad brīdinājuma ziņojums radīs pamatinformāciju, ka programma Outlook ir diezgan neveiksmīga bez vismaz viena e-pasta konta. Protams, jūs joprojām varat to izmantot, lai izsekotu uzdevumus, piezīmes, saglabātu kalendāru un citas lietas, bet Outlook tiešām ir uz e-pastu orientēta pieredze.
Paturot to prātā, mēs izveidosim Outlook ar e-pasta kontu. Vispirms jūs varat mēģināt to izdarīt automātiski, kur jūs ievadīsiet dažus galvenos datus par savu kontu, un programma mēģinās automātiski noteikt iestatījumus.
Dažreiz tas darbojas, kaut kas nav. Ja tā, tad jūs uzvarēsiet, un jūs varat pāriet uz nākamo sadaļu. Ja tā nav, vai jūs zināt, ka jums ir nepieciešams iestatīt papildu servera tipu, pēc tam atlasiet opciju “Manuālā iestatīšana” un noklikšķiniet uz “Tālāk”, lai turpinātu.
Lietderības labad mēs izveidosim iepriekšēju kontu, izmantojot automātisko metodi. Mēs nedaudz aprakstīsim manuālās metodes. Ja jums ir nepieciešams manuāli iestatīt kontu, iesakām izlaist šo sadaļu. Tikmēr mēs vienkārši izmantojām Outlook.com kontu, piegādājām mūsu paroli un redzat tālāk redzamo rezultātu.
Outlook.com izmantošana ir vienkārša izeja, ja vēlaties iestatīt ne-Microsoft pastu, jums, iespējams, būs jākonfigurē tā manuāli. Ja nezināt, kā to izdarīt, iesakām meklēt, kā iestatīt Outlook ar savu konkrēto e-pastu.
Tas nozīmē, ka mūsu vienkāršajā piemērā mēs noklikšķinām uz “Pabeigt” un Outlook atveras uz mūsu spīdīgo jauno iesūtni.
Manuāla konta iestatīšana
Tagad, kad jums ir diezgan laba izpratne par Outlook pamatfunkcijām, atgriezīsimies un apspriedīsim, kā izveidot citus e-pasta kontus. Pastāv laba iespēja, ka jūs, tāpat kā daudzi citi cilvēki, ir divas vai vairāk e-pasta kontu. Par laimi, varat iestatīt programmu Outlook, lai tā darbotos ar daudziem dažādiem e-pasta kontiem, tostarp POP un IMAP, un jūs varat saņemt tik daudz kontu, cik jūs varat personīgi apstrādāt.
POP un IMAP?
Tātad, ko mēs domājam runāt par POP un IMAP?
POP vai Post Office protokols ir bijis uz visiem laikiem, un, ja esat kādreiz lietojis un e-pasta klients izveidojis savienojumu ar savu ISP sniegto e-pastu, vai ielādējat savu pastu no tīmekļa pasta pakalpojuma, izredzes ir, ka jūs, iespējams, esat savienojuši, izmantojot POP. POP ir lielisks, lai lejupielādētu ziņas.
Ja iestatāt savu kontu, lai strādātu ar IMAP, programma Outlook kopēs jūsu tiešsaistes mapju struktūru un tikai parasti sinhronizēs dažu nedēļu vērtību e-pastu vienlaicīgi. Jūsu e-pasta adrese netiks noņemta no servera, un jūs varat izvēlēties vienkārši lejupielādēt tikai ziņu galvenes, kas ir fantastiski, ja mapēs ir 1000 ziņu..
Tātad jums ir POP, kas ir novecojis, un kaut kas līdzīgs, lai, izmantojot savu e-pastu, ņemtu Machete, un tad ir IMAP, kas ir izsmalcinātāka, modernāka un labāk piemērota, ja vēlaties saglabāt to pašu iesūtni tiešsaistē un bezsaistē.
Kā mēs teicām, mēs domājam, ka IMAP ir daudz pārāka metode.
Vairāku e-pasta kontu pievienošana un pārvaldīšana
Vairāku e-pasta kontu pievienošana un pārvaldība programmā Outlook ir ļoti vienkārša. Ja vēlaties pievienot jaunu e-pasta kontu, uz lentes noklikšķiniet uz cilnes File (Fails) un noklikšķiniet uz “Add Account” (Pievienot kontu). Ja vēlaties (vai nepieciešams) manuāli iestatīt savu kontu, izvēlieties “Manual setup” un noklikšķiniet uz “Next”.
Kā jau iepriekš minēts, jūsu izvēle starp konta veidiem, iespējams, būs POP vai IMAP, un konta iestatīšana par vienu vai otru parasti būs detalizēta jūsu e-pasta pakalpojumu sniedzēja. Proti, ja jūs izmantojat Gmail vai Yahoo! Vai pat e-pasta adresi, ko interneta pakalpojumu sniedzējs sniedz jums, jums ir jākonsultējas ar viņiem vai internetu, lai iegūtu īpašus norādījumus un iestatījumus, kas jums būs jāizmanto, izmantojot programmu Outlook.
No otras puses, ja lietojat pakalpojumu Outlook.com vai citu Exchange ActiveSync tipa pakalpojumu, tad informācija būs diezgan vienkārša.
Kad esat pievienojis savus kontus, ja jums kādreiz ir nepieciešams tos pārvaldīt, varat izvēlēties kontu, kuru vēlaties apstrādāt, no nolaižamā izvēlnes, kas atrodas cilnes Konta informācija augšpusē, kas atrodas cilnē Fails.
Vēlreiz noklikšķiniet uz “Konta iestatījumi” un “Konta iestatījumi”. No iegūstamā loga varat izveidot jaunu kontu, labot pašreizējo, noņemt to, iestatīt kā noklusējumu (ja jums ir vairāk nekā viens) un, protams, mainīt iestatījumus, ja nepieciešams.
Šeit mēs redzam Outlook.com konta iestatījumus. Mēs to nevaram daudz darīt, lai gan, ja nesen nesen nomainījāt savu paroli, varat to ātri noteikt.
Zemāk ir IMAP iestatīšana, kas tika konfigurēta ar rokām atbilstoši Google iestatījumiem.
Tur, tur ir vēl daudz vairāk, un mums pat ir jāiekļūst “vairāk iestatījumu…”, lai sajauktos ar servera portiem.
Atcerieties, ka jums šāda veida stuff ir jāveic tikai vienu reizi, un tad aizmirst. Ja vien vēlāk neizmaite paroli vai vēlaties pievienot / noņemt kontu, tad jūsu darbs ar e-pasta konta iestatījumiem ir beidzies.
Ja vēlaties uzzināt vairāk par Gmail IMAP kontu pievienošanu programmai Outlook, mums ir ērts neliels ceļvedis, kas palīdzēs jums to izdarīt.
Gatavs, iestatīts, e-pasts!
Kamēr jūs varat būt apmierināts, izmantojot tikai Gmail vai vienkārši Yahoo! Lietojiet ikdienas lietošanai pa e-pastu, ja izmantojat vairākus e-pasta kontus, piemēram, personisku, profesionālu un / vai darba kontu, pēc tam, izmantojot e-pasta klientu, piemēram, Outlook, var novērst pārslēgšanos starp kontiem, tikšanos pievienošanu kalendārā vai uzdevumu pārvaldību.
Tas ir reāls, dzīvotspējīgs, visaptverošs risinājums, un, ņemot vērā atjaunoto Microsoft uzmanību uz Office komplektu, tā joprojām ir daļa no daudzu lietotāju ikdienas rutīnu.
Kad jūsu e-pasta konti ir iestatīti un gatavi, varat sākt lietot Outlook un izpētīt visas tās funkcijas. Jūs, iespējams, atradīsiet to diezgan viegli izmantot, un tur ir daudz vairāk, ka How-to Geek var jums palīdzēt ar iepriekšējiem rakstiem vai vienkārši interesēties mūsu diskusiju forumā.
