Kā izmantot programmu Conversation Clean Up rīks programmā Outlook

Daži cilvēki vēlas, lai viņu Outlook mapes tiktu pilnībā kontrolētas, e-pastus kārtīgi iedalot kategorijās un saglabājot loģiskā, minimālā mapju struktūrā. Lielākā daļa no mums tā nav, tāpēc Microsoft ir nodrošinājusi rīkus, lai palīdzētu. Viens no šiem rīkiem ir maz pazīstamais sarunu tīrīšanas rīks, kas dzēš vai pārvieto liekus e-pastus no sarunas. Lūk, kā tas darbojas.

Varat palaist sarunu tīrīšanas rīku pret vienu sarunu, mapi vai mapi un visām tās apakšmapes. Tā meklē nevajadzīgus e-pastus, kas nozīmē tos, kas ir pilnībā iekļauti citā sarunas ziņojumā. Pēc tam tas izdzēš (pēc noklusējuma) vai pārvieto šos e-pastus uz citu mapi atkarībā no tā, kā to esat iestatījis. Tas palīdz saglabāt jūsu pastkastes aizpildīšanu ar vairākām tā paša ziņojuma kopijām.

Pirmkārt, jums ir jāiestata sarunu tīrīšanas parametri. Virzieties uz File> Options> Mail un ritiniet uz leju līdz sadaļai “Conversation Clean Up”.

Pēc noklusējuma sarunas tīrīšana izdzēš vienumus, bet, ja vēlaties pārvietot liekos vienumus uz mapi, varat noklikšķināt uz “Pārlūkot” un izvēlēties mapi, uz kuru vēlaties pārvietot. Tas ir ērti, ja vēlaties, lai pats par sevi pārbaudītu, vai ziņojumi, ko rīks atrod, ir lieli. Sarunas tīrīšanas rīks ir ticams mūsu pieredzē, bet dažkārt nav iespējams to pārbaudīt pats.

Jūs, iespējams, varat atstāt citas noklusējuma opcijas, jo tās ir ļoti jūtīgas, bet, ja jūsu situācija vai preferences ir atšķirīgas, dodieties uz priekšu un ieslēdziet vai izslēdziet parametrus, kā redzat. Kad esat saņēmis vajadzīgos iestatījumus, noklikšķiniet uz „OK”, lai atgrieztos programmā Outlook.

Tagad jums ir nepieciešams atvērt rīku. Cilnē Sākums noklikšķiniet uz pogas „Clean Up”. Nolaižamajā izvēlnē ir iespēja iztīrīt sarunu, kas pašlaik ir atlasīta mapē, visā mapē vai visā mapē un visās apakšmapes..

Varat arī piekļūt šai izvēlnei, noklikšķinot uz Mapes> Notīrīt mapi, ja jums nav nepieciešama opcija „Clean Up Conversation”.

Tagad mēs ietīsim uz „Clean Up Folder”, bet process ir tāds pats, vai jūs sakopāt sarunu, mapi vai mapi un tās apakšmapes. Viena klikšķa opcijai jūs vienmēr varat ar peles labo pogu noklikšķināt uz mapes navigācijas rūtī un atlasīt “Clean Up Folder”.

Pirmo reizi palaižot šo rīku, parādās brīdinājums, kas dod iespēju mainīt iestatījumus, palaist rīku vai atcelt darbību.

Ja vēlaties, lai rīks darbotos, neredzot šo uznirstošo logu, iespējojiet opciju “Nerādīt šo ziņojumu vēlreiz”.

Noklikšķiniet uz "Clean Up Folder", lai palaistu rīku (ja ieslēdzāt opciju "Nerādīt šo ziņojumu vēlreiz", tad no šī brīža rīks darbosies, tiklīdz to izvēlaties). Kad rīks darbojas, kas var aizņemt nedaudz laika, ja to pirmo reizi izmantojat mapē ar daudziem ziņojumiem, statusa paziņojums parādās joslā, kas atrodas Outlook apakšējā daļā.

Varat turpināt lietot Outlook, kamēr tas darbojas. Kad statusa paziņojums pazūd, rīks ir beidzies. Tas jums nenorādīs, ka tas ir pabeigts - rīks ir izstrādāts tā, lai darbotos fonā, lai palīdzētu jums, nevis bombardēt jūs ar ziņojumiem, bet tas jums pateiks, ja tā nevar atrast nekādus ziņojumus, lai sakoptu.

Tas viss ir ar to. Kad darbojām šo rīku piemēru mapē ar 2487 e-pasta ziņojumiem, tika atrastas 502 vēstules, kuras varēja dzēst. Vairāk nekā piektā daļa no mapē esošajiem e-pasta ziņojumiem bija lieks, tāpēc tas ir acu atvērējs un rīks, kas ir vērts izmantot, ja paliekat vietas vai esat noguris no sarunām.