Kā ierobežot datu ievadi programmā Excel ar datu validāciju

Ja izmantojat Excel izklājlapas, lai savāktu datus no citiem cilvēkiem, bet konstatētu, ka viņi bieži aizpilda jūsu rūpīgi plānotās šūnas ar nepareizu informāciju, datu validācija var palīdzēt.

Šis rīks ļauj ierobežot konkrētas šūnas, lai atļautu tikai pareizi formatētus datus. Ja kāds ieeja kaut ko, kas nav paredzēts, lai tur būtu līdzīgi “pusdienas lidostā”, nevis “15,68 $”, uz izdevumu rēķina-Excel noraida ievadi, līdz tie būs pareizi. Domājiet par to kā pasīvu-agresīvu veidu, lai pārliecinātos, ka cilvēki netērē savu laiku.

Piemēram, šeit ir pamata izdevumu atskaites darblapa par How-To Geek. Pieņemsim, ka mēs vēlamies pārliecināties, ka cilvēki ievada skaitliskās vērtības, kas ir formatētas kā valūta (t.i., daži cipari, kam seko aiz komata, kam seko vēl divi cipari) noteiktās šūnās.

Vispirms atlasiet visas šūnas, kuras vēlaties ierobežot.

Pārslēdzieties uz lentes lentes “Data” un pēc tam noklikšķiniet uz pogas “Data Validation”. Ja jūsu logs nav pilna izmēra un jūs nevarat redzēt uzlīmes, tā ir ikona ar divām horizontālām kastēm, zaļo rūtiņu un sarkanu šķērsotu apli.

Logā Datu validācija cilnē “Iestatījumi” noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes “Atļaut”. Šeit jūs varat iestatīt noteiktu ievades veidu, lai atļautu atlasītās šūnas. Mūsu izdevumu pārskatā mēs pieprasīsim, lai lietotāji ievietotu numuru ar diviem cipariem, tāpēc mēs izvēlētos opciju “Decimal”. Varat arī izvēlēties citus kritērijus, piemēram, pārliecināties, ka šūnā ir teksts, laiks vai datums, noteikta garuma teksts vai pat jūsu pielāgotā validācija.

Neatkarīgi no tā, kāda veida dati tiek atlasīti nolaižamajā nolaižamajā izvēlnē, tiek mainītas pieejamās iespējas pārējā cilnē “Iestatījumi”. Tā kā mēs vēlamies skaitlisku vērtību, kas atbilst valūtai, mēs nolaižam “Dati” nolaižamies uz “starp” iestatījumu. Pēc tam mēs konfigurējam minimālo vērtību 0,00 un maksimālo vērtību 10000,00, kas ir vairāk nekā pietiekami, lai segtu mūsu vajadzības.

Lai to pārbaudītu, noklikšķiniet uz “OK”, lai piemērotu validācijas iestatījumus, un tad mēģiniet ievietot nepareizu vērtību. Piemēram, ja ēdienreižu vietā brokastu vērtībai ierakstām “pankūkas”, mēs saņemsim kļūdas ziņojumu.

Lai gan tas neļauj cilvēkiem ievadīt tikai pareizo datu tipu, tas nedod viņiem nekādas atsauksmes par to, kādi dati ir nepieciešami. Tātad, pieņemsim arī to.

Dodieties atpakaļ uz datu validācijas logu (Dati> Datu validācija lentē). Šeit ir divas iespējas (un, ja vēlaties, jūs varat izmantot abus.) Jūs varat izmantot cilni “Ievades ziņojums”, lai parādītu uznirstošo rīku tipu, lai parādītu cilvēkiem vajadzīgo datu veidu, kad viņi izvēlas šūnu, kurai ir ieslēgta datu validācija. Varat arī izmantot cilni “Kļūdu brīdinājums”, lai pielāgotu kļūdu, ko tās redz, ievadot nepareizu datu veidu.

Pārslēdzieties uz cilni “Ievades ziņojums”. Šeit ir ieslēgta opcija “Rādīt ievades ziņojumu, kad ir atlasīta šūna”. Pēc tam ievadiet savu ievades rīku virsrakstu un tekstu. Kā redzams zemāk, vienkārši noklikšķinot uz vienas no šūnām, tiek parādīts ziņojums, kas ļauj cilvēkiem uzzināt, kas ir sagaidāms.

Cilnē “Kļūdu brīdinājums” varat pielāgot kļūdas ziņojumu, ko cilvēki redz, kad viņi ievadīs nepareizu datu veidu. Pārliecinieties, vai ir ieslēgta opcija “Rādīt kļūdas brīdinājumu pēc nederīgu datu ievadīšanas”. Nolaižamajā stilā atlasiet sava kļūdas ziņojuma stilu. Atkarībā no tā, cik stipri vēlaties, lai ziņa saskartosies, varat doties ar Stop (sarkans aplis ar X), Brīdinājums (dzeltens trīsstūris ar izsaukuma zīmi) vai Informācija (zils aplis ar mazajiem burtiem „i”).

Ierakstiet ziņojuma nosaukumu, paša ziņojuma tekstu un pēc tam nospiediet „OK”, lai pabeigtu darbu.

Tagad, ja kāds mēģina ievadīt nepareizus datus, šis kļūdas ziņojums ir nedaudz noderīgāks (vai sarkastisks, ja vēlaties).

Tas ir mazliet papildu darbus, kas izveido datu validāciju, bet vēlāk var ietaupīt daudz laika, ja izmantojat izklājlapas datu vākšanai no citiem cilvēkiem. Tas ir pat noderīgs, lai novērstu savas kļūdas. Un tas ir divkārši taisnība, ja esat izveidojis formulas vai jebkādus automatizācijas uzdevumus, kas balstās uz šiem datiem.