Kā noņemt slēpto personisko informāciju Microsoft Office pievieno jūsu dokumentiem

Microsoft Office savos Office dokumentos saglabā slēptos metadatus, tostarp to, cik ilgi esat strādājis ar tiem, visu to personu vārdu, kas strādāja ar dokumentu, kad dokuments tika izveidots, un pat iepriekšējās dokumenta versijas.

Pirms Office dokumentu publiskošanas vai nosūtīšanas kādam citam, jūs, iespējams, vēlēsieties pārbaudīt, kādu slēpto informāciju dokuments satur, un noņemiet jutīgos datus. Šie metadati var būt pretrunā jūsu privātumam vai potenciāli neērti.

Skatīt un noņemt slēptos datus

Programmā Office 2013 vai Office 2010 noklikšķiniet uz izvēlnes Fails, noklikšķiniet uz Informācija un rīks Pārbaudīt dokumentu būs priekšējais un centrs, informējot Jūs par potenciāli jutīgo informāciju, ko satur dokuments. Šī informācija ir acīmredzamāka nekā vecākajās Office versijās, taču joprojām ir viegli palaist garām, ja nezināt, ka Office pievieno šos konfidenciālos datus jūsu dokumentiem.

Programmā Office 2007 uz lentes noklikšķiniet uz pogas Office orb, norādiet uz Sagatavot un noklikšķiniet uz Pārbaudīt dokumentu.

Lai skatītu dokumenta slēptos metadatus, noklikšķiniet uz pogas Pārbaudīt problēmas, noklikšķiniet uz Pārbaudīt dokumentu un izvēlieties metadatu veidus, kurus vēlaties pārbaudīt. Jūs varat atstāt visas atlasītās opcijas, lai pārbaudītu dokumentu visiem metadatu veidiem.

Noklikšķiniet uz Pārbaudīt un Birojs pārbaudīs dokumentu par metadatiem. Noklikšķiniet uz pogas Noņemt visu, kas atrodas blakus metadatu tipam, lai to noņemtu.

Ņemiet vērā, ka pēc dzēšanas jūs nevarēsiet atgūt lielāko daļu šo metadatu. Šā iemesla dēļ, pirms metadatu izņemšanas un dokumenta publicēšanas, Microsoft iesaka izveidot jaunu dokumenta kopiju (izmantot funkciju Saglabāt kā funkciju). Tad jums būs dokumenta kopija ar metadatiem. Protams, ja jūs vispār nevēlaties šo metadatu, jūs varat to vienkārši noņemt, neuztraucoties par kopijas saglabāšanu.

Kāda veida metadati tiek saglabāti Office?

Birojs saglabā dokumenta rekvizītus, tostarp informāciju, piemēram, autoru, priekšmetu, nosaukumu, datumu, kad esat izveidojis dokumentu, kad jūs pēdējo reizi modificējāt, un cik ilgi jūs pavadījāt darbu pie dokumenta. Šīs īpašības ietver arī to veidņu nosaukumu, ko izmantojāt, veidojot dokumentu, e-pasta galvenes un citu saistītu informāciju. Tas, iespējams, var būt neērts - piemēram, jūs varat nosūtīt TPS ziņojumu savam priekšniekam un teikt, ka pavadījāt visu dienu, strādājot vienatnē. Bet metadati varēja atklāt, ka jūs tikai dažas minūtes strādājāt ar TPS ziņojumu, sadarbojāt ar citiem cilvēkiem, un, veidojot to, izmantojāt veidni ar nosaukumu “Bezjēdzīgi TPS atskaites veidne”. Vēl sliktāk, šeit ir arī citi ar privātumu saistīti aspekti - jūs varat vēlēties publicēt dokumentu tīmeklī bez jūsu nosaukuma, bet jūsu vārds pēc noklusējuma parādīsies dokumenta rekvizītos.

Iespējams iekļaut arī galvenes, kājenes, ūdenszīmi un tekstu, kas formatēts kā slēpts teksts, bet tas neparādīsies, ja jūs izdarīsiet dokumenta īslaicīgu izklāstu. Rīks jums paziņo, vai jūsu dokumentā ir šī informācija.

Ja, rakstot dokumentu, sadarbojāt ar citiem cilvēkiem, tas saturēs vēl vairāk datu. Metadatos būs redzami visi dokumenti, kas strādāja pie dokumenta, kā arī visi komentāri, pārskatīšanas zīmes, tintes anotācijas un iepriekšējās dokumenta versijas. Ja publicējat dokumentu, kuru strādājāt, visticamāk vēlaties noņemt visus šos datus, nevis koplietot tos.

Kā pārtraukt Office saglabāšanu no metadatiem

Diemžēl jums ir jāizmanto Dokumentu inspektora rīks, lai pirms katra publicēšanas vai koplietošanas ar kādu personu noņemtu konfidenciālus datus no katra atsevišķa dokumenta. Nav neviena iebūvēta veida, lai nekavējoties noņemtu šo informāciju no vairākiem dokumentiem, kā arī nav Biroja mēroga iestatījumu, lai liegtu Office piemērot šos datus dokumentiem.

Tomēr, ja saglabājat failu, Office var automātiski izņemt metadatus. Šis iestatījums ir jāpiemēro katram jūsu izmantotajam dokumentam - tas ir dokumentam specifisks iestatījums, nevis sistēmas mēroga iestatījums.

Lai nepieļautu, ka Office kopā ar jūsu dokumentiem saglabā metadatus, noklikšķiniet uz izvēlnes Fails, noklikšķiniet uz Opcijas un atlasiet kategoriju Uzticības centrs. Noklikšķiniet uz pogas Trust Center Settings un izvēlieties Privacy Options. Iespējojiet opciju “Noņemt personisko informāciju no faila rekvizītiem uz saglabāšanu”. Ja tas parādās pelēkā krāsā, noklikšķiniet uz zemāk esošās pogas Dokumenta inspektors, palaidiet dokumentu inspektoru un noņemiet visu dokumenta personisko informāciju. Pēc tam jums vajadzētu būt iespējai noklikšķināt uz izvēles rūtiņas.

Atcerieties, ka šī iespēja katram dokumentam ir jāmaina atsevišķi.

Šī informācija var būt noderīga, un daži no tiem ir ļoti svarīgi sadarbībai vai korporācijām, lai sekotu līdzi dokumenta darbiniekiem. Bet, kad ir pienācis laiks publicēt dokumentu, iespējams, vēlēsities noņemt šos metadatus.