Kā ātri ievietot teksta blokus Microsoft Word ar automātisko tekstu

Mums visiem ir daži lieli teksta gabali, kas mums jāraksta regulāri, piemēram, jūsu adrese, garie vārdi vai frāzes, vai pat tabulas un attēli, kurus bieži izmantojat. Word automātiskās teksta funkcija ļauj saglabāt šos teksta gabalus un ātri ievietot tos ar dažiem taustiņsitieniem, lai jūs varētu tērēt mazāk laika ierakstīšanas.

AutoText funkcija jau sen ir bijusi Office daļa, taču tagad tā ir daļa no Quick Parts, kas tika pievienota Office 2007. Papildus AutoText ierakstiem ātrās daļas funkcija ļauj ievietot dokumentu rekvizītus (piemēram, nosaukumu un autoru) ) un lauki (piem., datumi un lapas numuri). Quick Parts un AutoText ieraksti ir pazīstami arī kā “Building Blocks”, un Word ir aprīkots ar daudziem iepriekš definētiem blokiem. Jūs varat arī pievienot tik daudz pielāgotu bloku, cik vēlaties.

PIEZĪME. Mēs iepriekš esam rakstījuši, kā atsaukties uz tekstu no citiem dokumentiem programmā Word, lai jūs varētu ievietot atkārtoti lietojamu saturu citos dokumentos, kas tiks automātiski atjaunināti. Šajā rakstā aplūkotais triks ir līdzīgs AutoText ieraksta lietošanai. Tomēr, kad saturs tiek ievietots, izmantojot ierakstu AutoText, šis saturs netiks automātiski atjaunināts, kad maināt AutoText ierakstu.

Tur ir arī cita programmatūra, piemēram, bezmaksas PhraseExpress for Windows, kas veic līdzīgu uzdevumu sistēmas mērogā. Tas ir lieliski, jo tas darbojas katrā lietotnē, ne tikai Word, bet AutoText ir dažas priekšrocības, proti, tā ir vairāk formatēšanas iespēju (īpaši Word specifiskas) nekā PhraseExpress, un tā ir pieejama jebkurā vietā, kur ir Word. Tātad, ja jums nav atļauts instalēt trešās puses programmas savā darba datorā, jūs joprojām varat izmantot automātisko tekstu.

Automātisko tekstu ierakstus var saglabāt tikai šablonos, nevis pašos dokumentos. Pēc noklusējuma jaunie AutoText ieraksti tiek saglabāti Normal.dotm veidnē. Tas ierobežo jūsu automātiskā teksta ierakstu pieejamību tikai jūsu datoram, ja vien jūs nepiekrītat Normal.dotm veidnei ar citām iekārtām. Jūs varat pievienot automātisko tekstu ierakstus pielāgotajām veidnēm, bet ar to ir ierobežojumi, kurus mēs apspriedīsim vēlāk šajā rakstā.

Kā izveidot jaunu automātiskā teksta ierakstu

Lai sāktu, izveidojiet jaunu Word dokumentu un ievadiet saturu (tekstu, attēlus, tabulas utt.), Ko vēlaties pievienot kā automātisko teksta ierakstu. Pēc tam iezīmējiet saturu un noklikšķiniet uz cilnes Ievietot.

Ja vēlaties, lai jūsu teksta ievades teksts tiktu saglabāts ar rindkopas formatējumu visiem ieraksta punktiem, ieskaitot pēdējo punktu, pārliecinieties, vai pēdējās rindkopas beigās esošā rindkopas atzīme ir iekļauta jūsu atlasē. Punkta atzīme saglabā rindkopas formatējumu. Ja rindkopas beigās neizvēlaties rindkopas atzīmi, šis punkts aizņem apkārtējā teksta rindkopu, kad to ievietojat. Ja katras rindkopas beigās neredzat punktu atzīmi, jūs varat izvēlēties tos rādīt opcijās. Jebkura rakstzīmju formatēšana, ko izmantojāt savā automātiskajā teksta saturā, tiek automātiski saglabāta ierakstā AutoText.

Sadaļā "Teksts" noklikšķiniet uz pogas "Izpētīt ātrās daļas" un pārvietojiet peli uz "AutoText" nolaižamajā izvēlnē. Pēc tam apakšizvēlnē atlasiet opciju “Saglabāt atlasi automātiskās teksta galerijā”.

PIEZĪME Jūs varat pamanīt opciju “Saglabāt atlasi ātrās daļas galerijā”, kas ir pieejama tieši izvēlnē “Ātrās daļas”. Šī opcija pievieno izvēlēto tekstu kā “Quick Parts” ierakstu, nevis “AutoText” ierakstu. „Quick Parts” un “AutoText” ieraksti ir gan bloki. Jūs varētu pievienot ierakstu tādā veidā, bet mēs apspriedīsim to kā automātiskā teksta ierakstu.

Tiek parādīts dialoglodziņš “Izveidot jaunu ēkas bloku”. Ievadiet ieraksta AutoText nosaukumu nosaukuma rediģēšanas lodziņā.

Mēs iesakām padarīt jūsu automātiskā teksta ierakstu nosaukumus pietiekami atšķirīgus, lai jums būtu jāievada tikai dažas rakstzīmes no nosaukuma, lai ievietotu katru dokumentu dokumentā. Ja vairākiem automātiskā teksta ierakstiem ir vārdi, kas ir ļoti līdzīgi, jums būs jāievada pietiekami daudz nosaukuma, lai Word zinātu, kuru ierakstu vēlaties ievietot.

Varat arī mainīt šī ieraksta kategoriju. Nolaižamajā sarakstā "Kategorija" ir opcija "Izveidot jaunu kategoriju", kas ļauj pievienot šo automātiskās teksta ierakstu pielāgotajai kategorijai. Varat arī mainīt “Galerija”, kurā ieraksts ir izveidots.

Nolaižamajā sarakstā “Opcijas” varat norādīt, kā ieraksts tiek ievietots dokumentā. Ja ievietojat nelielu teksta daļu, piemēram, uzņēmuma nosaukumu, atlasiet “Insert content only” (ievietot tikai saturu), kas ievieto kursora saturā ieraksta saturu. Varat arī ievietot saturu kā savu punktu vai savā lapā (ideāli piemērots standarta vāka lapu izveidei).

Pieņemiet noklusējuma iestatījumu nolaižamajā sarakstā Saglabāt. Tas saglabās automātiskā teksta ierakstu jūsu parastajā veidnē.

Kad esat iestatījis jauno automātiskā teksta ierakstu, noklikšķiniet uz „OK”.

Aizverot pēdējo atvērto Word dokumentu, šādā dialoglodziņā var tikt parādīts jautājums, vai vēlaties saglabāt Normal.dotm veidnē veiktās izmaiņas, ja esat ieslēdzis opciju, kas tiek aicināta saglabāt Normal veidni. Lai saglabātu automātiskā teksta ierakstu "Normal.dotm" veidnē, noklikšķiniet uz "Saglabāt".

Kā ievietot dokumentu automātiskajā tekstā

Tagad, kad esam izveidojuši jaunu automātiskā teksta ierakstu, ievietosim to dokumentā. Izveidojiet jaunu Word dokumentu vai atveriet esošo. Vēlreiz noklikšķiniet uz cilnes “Ievietot” un pārvietojiet peli uz “AutoText” nolaižamajā izvēlnē. Jūs pamanīsiet, ka pievienotais AutoText ieraksts ir pieejams tieši apakšizvēlnē “AutoText”. Atlasiet to, lai ievietotu saturu šajā ierakstā.

Automātiskā teksta ierakstu var arī ievietot, vienkārši ievadot ieraksta AutoText nosaukumu. Neliels uznirstošs displejs ar atbilstošā AutoText ieraksta nosaukumu un norādījumiem, kas jums liek nospiest „Enter”, lai ievietotu. Nospiediet “Enter”, lai dokumentā ievietotu visu AutoText ierakstu. Varat arī nospiest “F3”.

Automātiskā teksta ieraksta saturs ir ievietots kopā ar sākotnējiem rindas pārtraukumiem un formatējumu.

Lai ātrāk un vieglāk ievietotu automātisko tekstu ierakstus, ātrās piekļuves rīkjoslā varat pievienot pogu „AutoText”.

Kā ieslēgt „Rādīt automātiskās pabeigšanas ieteikumus”

Ja neredzat automātiskās pabeigšanas ieteikumu, ievadot sava automātiskā teksta ierakstu, iespējams, būs jāieslēdz opcija "Rādīt automātiskās pabeigšanas ieteikumus".

Lai ieslēgtu „Rādīt automātiskās pabeigšanas ieteikumus”, atveriet esošu Word dokumentu vai izveidojiet jaunu un noklikšķiniet uz cilnes “Fails”.

Aizkulises ekrānā kreisajā opciju sarakstā noklikšķiniet uz opcijas.

Dialoga loga "Word Options" kreisajā pusē esošo elementu sarakstā noklikšķiniet uz "Advanced".

Sadaļā “Rediģēšanas opcijas” atzīmējiet izvēles rūtiņu „Rādīt automātiskās pabeigšanas ieteikumus”, lai lodziņā būtu atzīme.

Tagad jūs varēsiet nospiest „Enter” pēc tam, kad ievadīsiet daļu no AutoText ieraksta, lai to ievietotu.

Kā rediģēt esošā automātiskā teksta ieraksta saturu

Sakiet, ka esat pārcēlies uz jaunu mājokli, un jums ir jāmaina adrese jūsu automātiskā teksta ierakstā. Tas ir viegli izdarāms. Vienkārši ierakstiet ierakstu, kā to vēlaties, jaunajā Word dokumentā, atlasiet to un pēc tam piekļūstiet apakšizvēlnei “AutoText”, kā mēs iepriekš apspriedām. Apakšizvēlnē atlasiet opciju “Saglabāt atlasi automātiskā teksta galerijā”, kas atrodas zem esošajiem AutoText ierakstiem.

Ievadiet to pašu nosaukumu kā esošais AutoText ieraksts rediģēšanas lodziņā “Name” un noklikšķiniet uz “OK”.

Tiek parādīts apstiprinājuma dialoglodziņš. Noklikšķiniet uz “Jā”, lai aizvietotu iepriekšējo teksta ierakstu ar jauno.

Tagad jūs varat ievietot atjaunināto automātiskā teksta ierakstu jebkurā jaunajā vai esošajā Word dokumentā, kā jūs iepriekš.

PIEZĪME. Atcerieties, ka automātiskā teksta ieraksta maiņa NENĀDĪJOŠA šī ieraksta saturu esošajos dokumentos, kur to jau esat ievietojis. Automātiskā teksta ieraksta pārskatītais saturs tiek izmantots tikai tad, kad ievietojat ierakstu jebkurā laikā pēc tā maiņas.

Kā rediģēt esošā automātiskā teksta ieraksta rekvizītus

Papildus automātiskā teksta ieraksta satura rediģēšanai varat mainīt arī ieraksta rekvizītus, piemēram, veidni, kurā tas ir saglabāts, kategoriju utt..

Lai to izdarītu, izveidojiet jaunu Word dokumentu vai atveriet esošo. Noklikšķiniet uz cilnes "Ievietot" un pēc tam sadaļā "Teksts" noklikšķiniet uz pogas "Izpētīt ātrās daļas". Nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Building Blocks Organizer”.

Parādās dialoglodziņš “Building Blocks Organizer”. Tiek parādīts visu “Celtniecības bloku” saraksts, kurā parādīts katra nosaukuma nosaukums, un kuras “Galerija”, “Kategorija” un “Veidne” tās ir. Tās ir norādītas alfabētiskā secībā pēc “Galerija”. Mūsu jaunais ieraksts “Address” ir norādīts augšpusē, jo tas ir iekļauts galerijā “AutoText”. Noklikšķiniet uz ieraksta, lai to atlasītu. Dialoglodziņa labajā pusē parādās ieraksta priekšskatījums.

Pēc tam, kad esat izvēlējies ierakstu "Adrese", zem "Celtniecības bloku" saraksta noklikšķiniet uz "Rediģēt rekvizītus".

Tas pats dialoglodziņš parādās kā tad, kad izveidojāt ierakstu par automātisko tekstu; tomēr tagad tas tiek saukts par “Modificēt celtniecības bloku”. Mēs mainīsim opciju “Iespēja ievietot saturu savā rindkopā, lai adrese vienmēr tiktu ievietota, sākot ar atsevišķu līniju, pat ja kursors atrodas citas līnijas beigās. Kad esat veicis izmaiņas, noklikšķiniet uz “OK”.

Atkal tiek parādīts apstiprinājuma dialoglodziņš, kas apstiprina, ka vēlaties nomainīt automātiskā teksta ierakstu ar pārskatīto. Noklikšķiniet uz “Jā”.

Kā dzēst automātisko teksta ierakstu

Ja atklājat, ka vairs nav nepieciešama automātiskā teksta ievade, to var izdzēst no bloku kolekcijas. Lai izdzēstu AutoText ierakstu, atveriet dialoglodziņu “Building Blocks Organizer”, kā aprakstīts pēdējā sadaļā. Atlasiet ierakstu, ko vēlaties izdzēst, un noklikšķiniet uz "Dzēst" zem saraksta "Celtniecības bloki".

Tiek parādīts apstiprinājuma dialoglodziņš, kurā tiek vaicāts, vai esat pārliecināts, ka vēlaties izdzēst izvēlēto celtniecības bloku, šajā gadījumā automātiskā teksta ierakstu. Noklikšķiniet uz “Jā”, lai dzēstu ierakstu. Jūs atgriezīsieties dialoglodziņā “Building Blocks Organizer”. Lai aizvērtu un atgrieztos dokumentā, noklikšķiniet uz “Aizvērt”.

Šķiet, ka, izmantojot pielāgoto veidni, automātiska teksta teksts ir viens. Mēs pārbaudījām pievienošanu automātiskajam tekstam pielāgotā veidnē, bet, kad mēs izveidojām jaunu dokumentu, pamatojoties uz šo veidni, automātiskās teksta ieraksts nebija pieejams. Tomēr, kad mēs izveidojām jaunu dokumentu, kas balstīts uz Parasto veidni un pēc tam pievienojām pielāgoto veidni šim dokumentam, bija pieejams AutoText ieraksts. Tātad, ja vēlaties saglabāt automātiskās teksta ierakstus savā pielāgotā veidnē, pievienojiet veidni saviem dokumentiem pēc to izveidošanas vai arī jūsu automātiskā teksta ieraksti nebūs pieejami. Ja atklājat citādi, lūdzu, informējiet mūs komentāros.

Vecākas Word versijas (2003 un iepriekš) ļāva kopēt automātiskās teksta ierakstus no vienas veidnes uz citu. Tomēr, tāpat kā Word 2007, šī funkcionalitāte tika noņemta.