Kā iegūt Outlook paziņojumus tikai par svarīgiem e-pastiem

Microsoft domāja, ka tie ir noderīgi, kad viņi izveidoja paziņojumus par jaunu e-pastu. Tomēr pastāvīgs paziņojumu paziņojums var traucēt jūsu domu vilcienu. Paziņojumus var pilnībā izslēgt vai vēl labāk - varat iestatīt programmu Outlook, lai informētu jūs tikai par svarīgiem e-pastiem.

Kā izveidot vienkāršu noteikumu

Ja jums ir jāreaģē uz dažiem cilvēkiem, piemēram, klientiem, jūsu priekšniekiem vai jūsu ģimenes locekļiem, varat izmantot Outlook noteikumus, lai saņemtu paziņojumus tikai par noteiktiem ziņojumiem. Tālāk ir aprakstīts, kā iestatīt noteikumu, kas parāda tikai konkrēta sūtītāja e-pasta paziņojumus.

Vienkāršākais veids, kā iestatīt šo noteikumu, ir atrast e-pastu no šīs personas. Šajā piemērā es izveidoju noteikumu, lai paziņotu man, kad saņemšu e-pastu no mana priekšnieka, jo e-pasta ziņojumi no jūsu priekšnieka vienmēr ir svarīgi, vai ne? Tātad, es ar peles labo pogu noklikšķināju uz e-pasta ziņojumu no How-To Geek galvenā redaktora, Vitsona Gordona, un atlasiet “Noteikumi” un pēc tam uznirstošajā izvēlnē “Izveidot noteikumu”.

Dialoglodziņā “Izveidot noteikumu” atlasiet nosacījumus, par kuriem vēlaties saņemt paziņojumus par jaunu e-pastu. Es vēlos saņemt tūlītējus paziņojumus par e-pastiem, ko saņemu no Whitson, tāpēc es izvēlos pirmo izvēles rūtiņu.

Es atzīmēju arī izvēles rūtiņu “Nosūtītās” un pārliecinieties, ka mans vārds ir atlasīts no nolaižamā saraksta, tāpēc es saņemšu paziņojumus par e-pastiem, kas nosūtīti no Whitson tieši man. Ja nevēlaties, lai jūs tiktu informēts par e-pasta ziņojumiem, kuros esat CC'ed, vai kādu no vairākiem adresātiem, nolaižamajā sarakstā “Sent to” atlasiet “me only”. Kad esat izdarījis izvēli, noklikšķiniet uz „OK”.

Tiek parādīts dialoglodziņš “Success”, kurā ir opcija “Run this eeskirjad tagad uz pašreizējā mapē jau esošajiem ziņojumiem”. Noklikšķiniet uz “OK”. Es vēlos uzzināt, kādi e-pasta ziņojumi ir manā iesūtnē no Whitson, tāpēc es izvēlos izvēles rūtiņu.

Tiks parādīts dialoglodziņš „Jauna pasta brīdinājumi”, pieprasot tūlītēju rīcību. Manā iesūtnē pašlaik ir tikai viens e-pasts no Whitson, tāpēc tas ir vienīgais, kas norādīts šajā dialoglodziņā. Tomēr, ja no Whitson būtu vairāk e-pasta ziņojumu, viņi visi būtu šeit uzskaitīti. Ja vēlaties skatīt e-pasta ziņojumu tieši no šī dialoglodziņa, izvēlieties e-pastu, kuru vēlaties apskatīt, un noklikšķiniet uz “Open Item”. Noklikšķiniet uz "Aizvērt", lai aizvērtu dialoglodziņu.

Dialoglodziņš „Jauna pasta brīdinājumi” paliek atvērts, līdz jūs noklikšķināt uz “Aizvērt”, pat ja atverat e-pasta ziņojumu no dialoglodziņa un pēc tam aizverat ziņojumu.

Kā izveidot papildu noteikumus

Veidojot noteikumus, varat izvēlēties papildu, specifiskākas opcijas, nekā tās ir pieejamas dialoglodziņā “Izveidot noteikumu”. Lai to izdarītu, atveriet dialoglodziņu “Izveidot noteikumu”, kā aprakstīts šajā rakstā. Pēc tam noklikšķiniet uz "Papildu opcijas".

Dialoglodziņa “Noteikumu vednis” pirmais ekrāns parāda detalizētu pārbaudāmo nosacījumu sarakstu. Atzīmējiet izvēles rūtiņas nosacījumiem, ar kuriem vēlaties pārbaudīt e-pasta paziņojumus. Es vēlos saņemt paziņojumus, kad saņemu e-pastus no Whitson, kas nosūtīti tikai man, tāpēc es izvēlos šos nosacījumus.

Zils pasvītrots teksts ir saites, uz kurām noklikšķināt, lai norādītu vērtību, kuru vēlaties pārbaudīt šajā stāvoklī. Kad esat izvēlējies šo nosacījumu, lodziņā “2. solis” noklikšķiniet uz zilās saites uz šo nosacījumu, lai rediģētu vērtības.

Kad esat atlasījis nosacījumus, kurus vēlaties pārbaudīt, noklikšķiniet uz “Tālāk”.

Tagad izvēlieties opcijas, lai norādītu, kas jādara ar saņemto ziņojumu, kas atbilst izvēlētajiem nosacījumiem. Varat darīt, piemēram, pārvietot ziņu uz konkrētu mapi, pārsūtīt to vienam vai vairākiem cilvēkiem, atbildēt, izmantojot veidni, vai atzīmēt to kā lasītu. Es vēlos saņemt darbvirsmas brīdinājumu, kad saņemu e-pasta ziņojumu no Whitson, tāpēc es atlasu pēdējo opciju sarakstā, “parādīt darbvirsmas brīdinājumu”. Kad esat izvēlējušies, ko vēlaties veikt ar ziņojumu, noklikšķiniet uz “Tālāk”.

Nākamajā ekrānā ir pieejamas iespējas noteikt noteikuma izņēmumus, piemēram, ja nevēlaties saņemt paziņojumu, ja ziņojums ir sapulces ielūgums vai atjauninājums. Izvēlieties visus izņēmumus, kurus vēlaties piemērot savam noteikumam, un noklikšķiniet uz “Next”. Es nevēlos nekādus izņēmumus, tāpēc es vienkārši noklikšķiniet uz “Tālāk”, lai izlaistu šo ekrānu.

Pēdējā ekrānā varat norādīt noteikuma nosaukumu un iestatīt dažus noteikumu variantus, tostarp vienu uz “Ieslēgt šo noteikumu”. Ja vēlaties nekavējoties izpildīt šo noteikumu ziņojumos, kas jau ir iesūtnē, atlasiet “Palaist šo noteikumu tagad ziņojumos, kas jau ir iesūtnē”.

Pārskatiet noteikumu aprakstu sadaļā “3. solis” un, kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz “Pabeigt”.

Tagad, kad saņemu e-pastu no Whitson, Windows darbvirsmā tiek parādīts darbvirsmas brīdinājums. Ņemiet vērā, ka tas atšķiras no dialoglodziņa “Jauna pasta brīdinājumi” - tā ir vietējais Windows paziņojums. Ja dodat priekšroku šim paziņošanas stilam, jums būs jāiet cauri „Papildu opcijas” katram noteikumam, ko izveidojat..

Kā rediģēt savus noteikumus

Noteikumu maiņa, dzēšana vai pat īslaicīga izslēgšana ir vienkārša. Es vēlos modificēt savu noteikumu, lai parādītu dialoglodziņu „Jauna pasta brīdinājumi”, nevis “Desktop Alert”. Lai to izdarītu, es noklikšķināju uz cilnes Sākums.

Sadaļā “Pārvietot” noklikšķiniet uz pogas “Noteikumi” un nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus”.

Tiek parādīts dialoglodziņš “Noteikumi un brīdinājumi”. Cilnē „E-pasta noteikumi” noklikšķiniet uz “Mainīt noteikumu” un nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Rediģēt noteikumu iestatījumus”.

Kā minēts iepriekš, “Noteikumu vedņa” pirmais ekrāns parāda sarakstu ar nosacījumiem, kurus varat pārbaudīt ienākošajiem e-pasta ziņojumiem. Izvēlnes, kuras es izdarīju, kad pirmo reizi izveidoju noteikumu sarakstu saraksta augšpusē, un aprakstu ar pašreizējiem iestatījumiem parādās lodziņā “2. solis”. Es nevēlos mainīt nosacījumus, tāpēc es noklikšķināju uz “Tālāk”. Ja vēlaties mainīt noteikuma nosacījumus, veiciet izmaiņas un pēc tam noklikšķiniet uz “Tālāk”.

Ekrānā, kurā uzskaitītas darbības, kas jāveic ienākošajiem e-pasta ziņojumiem (atkarībā no apstākļiem), es atspējoju opciju “Rādīt darbvirsmas brīdinājumu”, kas parādās saraksta augšdaļā, un pēc tam noklikšķiniet uz „Tālāk”.

Pieņemsim, ka vēlaties, lai tiktu parādīts dialoglodziņš “Jauns pasts”. Ritiniet uz leju līdz darbību saraksta apakšdaļai un atzīmējiet izvēles rūtiņu “rādīt īpašu ziņojumu brīdinājuma logā Jauns vienums brīdinājums”. Lai pielāgotu ziņojumu, kas tiek parādīts dialoglodziņā “Jauna pasta brīdinājumi”, lodziņā “2. solis” noklikšķiniet uz saites “īpašs ziņojums”.

Dialoglodziņā „Brīdinājuma ziņojums” ievadiet ziņojumu, kas jāparāda dialoglodziņā “Jauns pasts”, un noklikšķiniet uz „Labi”.

Ja vēlaties pievienot vai noņemt izņēmumus, noklikšķiniet uz “Tālāk”, lai piekļūtu izņēmumu sarakstam un veiktu izmaiņas. Lai mainītu noteikuma nosaukumu vai mainītu citas opcijas “Noteikumu vedņa” pēdējā ekrānā, izņēmumu ekrānā vēlreiz noklikšķiniet uz “Tālāk”. Es nevēlos neko citu mainīt, tāpēc darbības ekrānā es noklikšķinu uz “Pabeigt”, lai pieņemtu izmaiņas un aizvērtu “Noteikumu vedni”.

Jūs esat atgriezies dialoglodziņā “Noteikumi un brīdinājumi”. Noklikšķiniet uz “OK”, lai to aizvērtu. Lai nekavējoties izpildītu šo noteikumu, cilnes “E-pasta noteikumi” augšdaļā noklikšķiniet uz “Palaist noteikumus tagad”.

Dialoglodziņā “Run Rules Now” (Izpildīt noteikumus tagad) lodziņā “Select rules to run” (Izvēlēties noteikumus, kas jāpilda) atlasiet izvēles rūtiņu, kas jāievēro, un noklikšķiniet uz “Run Now”.

PIEZĪME. Kad noteikums ir izpildīts, dialoglodziņš “Run Rules Now” (Aizpildīt noteikumus tagad) netiek aizvērts automātiski. Lai to aizvērtu, noklikšķiniet uz “Aizvērt”. Dialoglodziņš “Noteikumi un brīdinājumi” ne aizveras automātiski, tāpēc noklikšķiniet uz “OK”, lai to aizvērtu.

Dialoglodziņš “Jauns pasts” tiek parādīts ar jūsu pielāgoto ziņojumu augšpusē.

Programmas Outlook noteikumu funkcija nodrošina daudzas iespējas, kā automātiski apstrādāt e-pasta ziņas. Konkrētas ziņas var pārvietot uz konkrētām mapēm, veikt darbības ar e-pasta ziņojumiem ar noteiktu tekstu tematiskajā rindā vai pat izdzēst ziņas automātiski, pamatojoties uz noteiktiem nosacījumiem. Visu pieejamo iespēju dēļ vispirms Outlook noteikumi var šķist milzīgi. Tomēr, ja jūs zināt, kā vēlaties pārvaldīt noteiktus e-pasta ziņojumus, nav grūti izveidot un pārvaldīt savus noteikumus.