Pārtrauciet bez papīra visu drukāšanu un izbaudiet digitālo dzīvi

Šķiet, ka mēs nekad nepieredzējāmies, ka „papīrs bez biroja”, ko mēs apsolām, nonāk daudziem cilvēkiem. Tomēr realitāte ir tāda, ka šodien, ja vēlaties to izmantot, ir pieejams elektronisks birojs.

Ja jūs joprojām esat kāds, kas izdrukā e-pastus, tīmekļa lapas un citus dokumentus, jūs varat pārtraukt darbu. Ir labāki veidi, kā sekot līdzi savai informācijai un ātrāk piekļūt tai - jūs nevarat meklēt vārdus uz fiziskiem papīra gabaliem.

Lieta pret drukāšanu

Drukāšana ir dārga un neērta, tāpēc ir nepieciešamas bieži dārgas tintes kasetnes, printera papīrs un jauni printeri, kad šis lēts tintes printeris neizbēgami neizdodas. Tas viss papīrs kļūst par traucējumu, kas ir pareizi jāorganizē, vai arī nekad nevarēsiet atrast to, ko meklējat. Jūs nevarat piekļūt tai, kad atrodaties prom no sava biroja, jūs nevarat to meklēt, un jums ir tikai viens eksemplārs, lai jūs nepatiktu, ja ar to kaut kas notiek.

Drukāšana bija nepieciešama, kad datori bija smagi ķieģeļi, kas bija piestiprināti pie galdiem. Tagad mēs staigājam apkārt ar datoriem mūsu kabatās, planšetdatoros, kas var tuvināt papīra gabala izmēru, un mākoņpakalpojumus, kas var veidot un sinhronizēt visus jūsu dokumentus visās jūsu ierīcēs. Jūs varat meklēt dokumentus, ko esat saglabājis ar tajos ietvertajiem vārdiem, lai jums nebūtu jāizveido un jāpārvalda sarežģīta reģistrēšanas sistēma.

Kā neizdrukāt

Iespējams, mēs jau sen esam pārtraukuši drukāšanu, bet tur ir daudzi cilvēki, kuri regulāri drukā e-pastus un tīmekļa lapas. Mēs centīsimies piedāvāt dažus padomus, lai palīdzētu jums prom no printera un jaunā veidā, kā saglabāt un organizēt jēgpilnu informāciju.

Izveidojiet digitālo failu kabinetu: Pirmkārt, jūs vēlaties izlemt, kur drukāt lietas, nevis drukāt. Tas palīdz izveidot vienu konsekventu atrašanās vietu, kur jūs glābt visu. Mēs iesakām kādu mākoņa pakalpojumu, kas sinhronizē visas jūsu ierīces, lai jūs varētu piekļūt tiem viedtālruņos un planšetdatoros, kā arī datorā. Daudzi cilvēki izmanto Evernote kā savu arhīvu par visām savām piezīmēm un dokumentiem, bet jūs varat arī izvēlēties saglabāt mākoņa krātuves pakalpojumu, piemēram, Dropbox, Google disku vai Microsoft OneDrive. Ja jūs patiešām dodat priekšroku vietējai uzglabāšanai, jūs varat saglabāt savus failus vienā datorā esošajā mapē, bet pārliecinieties, ka dublējat to. Tas būs mazāk ērti, jo jums būs nepieciešams manuāli kopēt failus citās ierīcēs, ja vēlaties tos skatīt citur.
Drukāt uz PDF: Jebkuru, ko vēlaties drukāt - vai tas ir kvīts, dokuments, e-pasts vai tīmekļa lapa - var tikt izdrukāts PDF failā. Pirmkārt, jums būs jāinstalē PDF printeris jūsu Windows datorā. Pēc tam varat veikt drukāšanas procesu kā parasti, izvēloties virtuālo PDF printeri. Jūs saņemsiet failu, ko var glabāt kaut kas līdzīgs Evernote vai Dropbox.

E-pasta drukāšana: E-pastus var izdrukāt PDF formātā tāpat. Jūs varat arī mēģināt tos skatīties (ja lietojat Gmail) vai pievienojat tos īpašai mapei vai etiķetei, kur tos var vēlāk nosaukt. Varat piekļūt šiem e-pastiem vēlāk no jebkuras ierīces ar e-pasta klientu - nav nepieciešams drukāt.
Web lapu drukāšana: Ja drukājat tīmekļa lapas, lai atsauktos uz vēlāk, varat drukāt tās uz PDF. Varat arī atzīmēt tās, lai tās apskatītu vēlāk (jūsu grāmatzīmes var sinhronizēt visās ierīcēs). Ja vēlaties vēlāk izlasīt tīmekļa lapu, izmantojiet pakalpojumu, piemēram, Pocket vai Instapaper, lai izveidotu sarakstu ar lietām, kuras vēlaties lasīt. Tādiem pakalpojumiem kā tīmekļa vietne tiek pārvērsta par lasāmu, tikai teksta rakstu un pat saglabāta to bezsaistē mobilajās ierīcēs, lai vēlāk jūs varētu izlasīt tīmekļa lapu bez drukāšanas.
Kartes drukāšana: Ja jums ir viedtālrunis ar GPS, jums nevajadzētu drukāt kartes. Ja izmantojat Google Maps, varat pierakstīties Google Maps lietotnē un apskatīt meklēšanas vaicājumu sarakstu, ko esat veicis savā Google Maps vietnē. Protams, jūs varat arī drukāt karti uz PDF.
Faksa dokumentu nosūtīšana: Daži novecojuši vecie uzņēmumi joprojām pieprasa faksus. Varat izmantot pakalpojumu, piemēram, HelloFax, lai nosūtītu faksus tīmeklī. HelloFax piedāvā piecus bezmaksas faksus mēnesī - tam vajadzētu būt vairāk nekā pietiekami mājas lietotājiem, kuriem tikai dažreiz ir nepieciešams faksa sūtīšana uzņēmumam.
Kad kāds pieprasa drukātus dokumentus: Diemžēl dažas organizācijas joprojām uzstāj uz drukātiem dokumentiem. Tikai šeit nav. Ja viņi neuzņems PDF failu pa e-pastu, iespējams, būs jāizdrukā.
Ko darīt ar vecajiem papīra dokumentiem: Tas ir vieglāk sākt iet uz priekšu papīra formā, nevis izlemt metodiski pārvērst visus vecos papīra dokumentus uz digitālajām versijām - tas var būt daudz darba. Tomēr jūs varat skenēt vecos dokumentus uz PDF failiem ar skeneri.

Digitālo failu izmantošana

Jūsu digitālajā darbvietā tagad ir vairākas priekšrocības, kurām papīram nav:

Dublēšana: Jūsu faili tiek dublēti, ja tos glabājat ar pakalpojumu, piemēram, Evernote, Dropbox, Google Drive vai SkyDrive. Ja jūsu māja nodziest, jūs nezaudēsiet svarīgos dokumentus.
Meklēt: Jūs varat viegli meklēt visos jūsu elektroniskajos dokumentos, lai atrastu nepieciešamos dokumentus, nesietot pa papīra kalniem. Evernote, Dropbox, Google disks, SkyDrive, pat Windows - tām visiem ir pilna teksta meklēšanas iespējas.
Piekļuve visur: Jūsu dokumentiem var piekļūt jebkurā vietā no datora, viedtālruņa vai planšetdatora. Ja jūs esat ārā un jums ir nepieciešams meklēt kaut ko uz augšu, varat to izdarīt no viedtālruņa, nevis doties mājās un izrakt caur jūsu dokumentiem.
Nav traucējumu: Jums nav jāuztraucas par dokumentu glabāšanu, organizēšanu, atstarpi un atņemšanu.
Nav drukāšanas izmaksu: Ja jums nav nepieciešams iegādāties dārgas tintes, lētus printerus un papīra papīrus, jūs ietaupīsiet naudu.

Protams, daži dokumenti var būt pārāk jutīgi, lai tos varētu uzglabāt tiešsaistē. Šādās situācijās jūs vienmēr varat izmantot šifrēšanu - izveidot šifrētu konteineru un glabāt to tādā pakalpojumā kā Dropbox, Google Drive vai SkyDrive. Lai piekļūtu jūsu dokumentiem, cilvēkiem būs nepieciešama parole.

Attēla kredīts: Sarah Kolb-Williams par Flickr, šūpuļš Flickr, jeremyfoo uz Flickr