Atgriezties uz laika izlietoto sūtīšanu un e-pasta saņemšanu

Fotoattēls no H ir mājās

E-pasts var padarīt saziņu vieglāku, bet tas var arī novadīt laiku. Uzziniet, kā apstrādāt ienākošos e-pasta ziņojumus un rakstīt izejošos e-pasta ziņojumus, lai ietaupītu laiku.

Saskaņā ar 2005. gada aptauju, darbinieku intervijās atklājās, ka e-pastā izšķērdētais laiks uzņēmumam ar 10 000 darbiniekiem zaudēja aptuveni 152 miljonus ASV dolāru algu gadā.

E-pastam ir nepārprotami trūkumi. Neskaidri e-pasta ziņojumi novirza darbiniekus no svarīgiem ar darbu saistītiem uzdevumiem, mākoņu sakaru kanāliem un bieži rada papildu darbu. Izvairieties no e-pasta kļūdām, sekojot tālāk sniegtajiem ieteikumiem.

Kā ienākošais e-pasts var izšķiest jūsu laiku

Foto: Dvortygirl

Pastāv daudzi e-pasta ziņojumu veidi, kas var izšķiest laiku. Tie, kas:

Varētu samazināt vairākus ziņojumus un saīsināt tos visaptverošā veidā
Vai neesat tieši saistīts ar jums
Vai tas attiecas uz jums, bet ne tiešā veidā, kas atstāj jums pārliecību par to, kā vai ja jums vajadzētu atbildēt (un ēd laiku)
Nenovietojiet jūs uz kādu darbību (kas ir neproduktīva)
Novērst un / vai mudināt tērēt laiku tīmeklī
Nav piemērots e-pastam, un tas ir vairāk saprotams, izmantojot dinamisku sakaru kanālu, piemēram, biznesa tikšanos vai kādu formātu, kas ir vairāk piemērots saturam (piemēram, ar informāciju bagāts patstāvīgs dokuments)

Kā apstrādāt ienākošo e-pastu efektīvi

Lai efektīvi lasītu un apstrādātu e-pasta vēstules, jums jākoncentrējas uz divām lietām - norādot e-pasta ziņojumu (vai trūkumu) un izlemjot, kādas darbības jāveic, reaģējot uz.

1. solis: izdomājiet ziņojumu (vai trūkumu)

Kad lasāt jaunu e-pastu, ņemiet pēc iespējas mazāk laika, lai noskaidrotu:

Vai runātājs tieši vai netieši vēršas pie jums
Vai runātājs jums ir teicis, ko viņi sagaida no jums
Vai tas ir darīts skaidri
Vai vispārējais ziņojums attiecas uz jums
Vai vispārējais ziņojums šķiet piemērots, ņemot vērā jūsu attiecības ar sūtītāju (vai trūkst, ja viņi, piemēram, mēģina uzsākt biznesa attiecības)

Tas palīdzēs jums noskaidrot, kas ir e-pasta ziņa un kā vēlaties atbildēt. Tas ir, ja jūs plānojat atbildēt vispirms.

Īpaši svarīgi ir atzīmēt, vai runātājs dara vienu vai vairākas lietas, kas var likt tērēt dārgo laiku, piemēram:

Nav skaidrs par to, ko viņi cenšas pateikt
Valodas lietošana neskaidrā vai euphemistiskā veidā, lai izvairītos no runāšanas konkrētā veidā (piemēram, „Es domāju, ka mums ir jābūt sirdim sirdī kādā brīdī, salīdzinot ar“ Vai jūs varat piezvanīt man šonedēļ, lai mēs varētu runāt pa telefonu par kaut ko svarīgu? ”)
Rambling vai off off topic
Ieskaitot informāciju, kas nav jūsu bizness, nepiemērota, aizskaroša vai nekonsekventa
Kopija vai bcc'ing jums ziņojumos, kas nav saistīti ar jums
Atkārtojot to pašu ziņojumu, izmantojot dažādus e-pasta ziņojumus, vai atkārtojot to, kas jau ir ietverts iepriekšējos paziņojumos, izņemot e-pastu
Rakstot par kaut ko, par ko jau esat apspriedis un atrisinājis - aizmirstā vai bezrūpīgā veidā

Šāda veida situācijās esiet īpaši uzmanīgi, lai reaģētu efektīvā veidā, samazinot, cik daudz laika pavadāt saziņai. Tā kā ir viegli ļaut iepriekšminētajiem neskaidrajiem e-pasta scenārijiem iztukšot jūsu laiku.

2. solis. Izlemiet, kādas darbības jāveic

Pēc tam, kad jūs zināt, kas ir ziņojums, izdomājiet visproduktīvāko veidu, kā atbildēt. Šeit ir dažas tipiskas atbildes:

Sarunas maiņa uz labāku saziņas līdzekli, piemēram, telefona un konferences zvaniem
Atbildot uz atkārtotu jautājumu, ko uzdod vairāki cilvēki, nevis pa e-pastu, bet izmantojot vairāk informācijas bagātu informācijas nesēju, ko var koplietot, piemēram, Google Doc
Neatbildot uz ziņojumiem, kas nenoskaidro, ko runātājs sagaida no jums (pat ja tas jūtas mazliet nepieklājīgs)
Neskaidru ziņojumu ar tiešiem un īsiem konkrētiem jautājumiem risināšana, piemēram, „Ja vēlaties, lai ziņojums tiktu pabeigts?” Vai „Kā jūs vēlētos, lai es piedalītos šajā projektā?”
Notiek telefona izsaukšana un zvanīšana personai jebkurā laikā drāmas vai sakaru sadalījuma sākumā - tā izņemšana pa e-pastu aizņems tikai ilgāku laiku un var pastiprināt konfliktu

3. solis. Atgriezieties pie uzdevuma

Vissvarīgākais ir tas, ka pēc atbildes uz e-pastu (kas var ietvert atbildes neatbildēšanu un ziņojuma dzēšanu), jums ir jāatgriežas pie uzdevuma. Pārvietojieties uz nākamo e-pasta ziņu, kas gaida iesūtni, vai pārslēdziet pārnesumus un atgriezieties pie faktiskā darba, nevis atbildot uz citu cilvēku pieprasījumiem.

Kā nosūtīt e-pastu var izšķiest laiku

Foto: Adikos

Turklāt ir daudzi e-pasta ziņojumu veidi tu sūti kas var izšķiest savu laiku. Tie, kas:

Vai nevajadzīgi tiek izvilkti vairākos ziņojumos, no kuriem katram ir vajadzīgs laiks un doma, lai pielāgotu to, nevis vienu visaptverošu
Neattiecas tieši uz saņēmēju, kas ir jūsu pūļu izšķērdēšana
Vai nav pietiekami skaidrs, un izvelciet garās e-pasta sarunās un / vai pārpratumos, vai vispār nav nekādas produktīvas darbības (tas nozīmē, ka jums būs jātērē laiks sarunas sākšanai vēlāk)
Nenovietojiet saņēmēju veikt kādu darbību, kas ir neproduktīva
Novērst un mudiniet saņēmēju tērēt laiku tīmeklī - tas nozīmē, ka tas mudina to pašu
Nav piemērots e-pasta formātam, bet labāk sazināties, izmantojot reāllaika sarunu vai ar mācību vai informācijas bagātu dokumentu, piemēram, rokasgrāmatu, emuāra rakstu, FAQ lapu, uzņēmuma pārskatu vai PowerPoint prezentāciju

Kā efektīvi nosūtīt e-pastu

Lai rakstītu e-pastus, kas ilgtermiņā netērē jūsu laiku (nemaz nerunājot par saņēmēja laiku), jums ir jākoncentrējas uz piecām lietām: skaidra ziņojuma paziņošana, pieprasot saņēmējam rīkoties, izmantojot labu struktūru, rediģējot pirms jūs nospiežat sūtīt un sekot līdzi.

1. darbība. Saņemiet skaidrību savā ziņojumā

Pirms jūs pat izstrādājat e-pasta ziņojumu, ziņai ir jāsaņem kristāldzidra informācija. Noteikt:

Ko jūs vēlaties sazināties
Kāpēc vēlaties to paziņot
Kādas darbības jūs vēlaties, lai saņēmējs uzņemtos
Kā jūs varat vislabāk pārliecināt viņus veikt šādas darbības

Tālāk minēti daži biežākie iemesli, kāpēc jānosūta e-pasts:

Lai atgādinātu kādam par termiņu
Lai dotu kādam rakstisku instrukciju par uzdevumu
Uzdot ātru jautājumu, uz kuru rakstiski var atbildēt adekvāti
Lai atbildētu uz ātru jautājumu, uz kuru rakstiski var atbildēt
Lai nodotu laika ziņā jutīgu informāciju
Lai piedāvātu sapulces plānošanas datumus
Sekot pēc sanāksmes un parādīt atzinību

Visos šajos piemēros, izņemot pēdējo, vēlaties, lai saņēmējs veiktu kādu darbību (pat ja tas ir tikai atbilde uz jums).

Dažreiz darbība nešķiet kā darbība. Varbūt vēlaties:

Pāriet līdz galam jūsu kolēģim
Ļaujiet saviem draugiem uzzināt, ka esat droši nokļuvis ceļojuma galamērķī
Sniedziet īsu pārskatu par to, kā jūs darāt savā jaunajā galamērķī un kā jūs varat sasniegt nākamo nedēļu laikā

Katrā no šīm situācijām neesat norādījis savam saņēmējam veikt noteiktu darbību. Tomēr ir paredzēts, ka viņiem nav jāveic nekādas darbības, ja vien jūs pienācīgi aizverat e-pasta ziņojumu vai vismaz parakstīsiet savu vārdu. Viņi saprot, ka komunikācija var viegli beigties ar jūsu e-pastu; ka viņiem nav jāatbild.

2. solis. Pieprasiet saņēmējam veikt darbības, kas ir iespējams

Lai uzrakstītu efektīvus e-pastus, kas ietaupa jūsu laiku, jums tie ir jāiesniedz. Un jums ir jāpārliecinās, vai jūsu saņēmējs ir skaidrs, kādas darbības no tām ir sagaidāmas.

Ja jūs to neplānojat, bet mēģināt izskaidrot savu dzīves stāstu vai paskaidrot, kāpēc jūs neizmantojat nākamo iPhone modeli, nevis iegūstat jaunāko, varat aizmirst par laika ietaupījumu, jo rakstāmgalda rakstnieks aizņem daudz domu un laika.

Veicot e-pasta vaicājumu, koncentrējieties uz šādiem jautājumiem:

Termiņu noteikšana
Ārkārtas rīcības plānu izklāsts
Piedāvājot iespējamās iespējas nākamajai darbības gaitai (piemēram, laiki, kad esat pieejams personai sapulcē, atrašanās vietas, kurās jūs varat tikties)
Vajadzības gadījumā sniedzot atzinumu
Pieprasījums, kas ir piemērots rakstīšanai un faktiski ir ērtāks, izmantojot citu saziņas veidu
Norādījumu kopums uzdevumam, ko saņēmējs ir piekritis veikt

Esiet proaktīvs un pārliecinošs, izstrādājot aktuālus soļus. Izvairieties uzdot atklātus jautājumus, ja vien nav citu iespēju. Tā kā atklātie jautājumi ir pretrunā ar apstrīdamu saturu.

Šeit ir daži piemēri:

Tā vietā, lai lūgtu saņēmējam sniegt jums savu grafiku (un izšķērdētu e-pastu), sāciet, nosūtot viņiem pieejamos sapulces laikus.
Tā vietā, lai lūgtu saņēmējam to, ko viņi domā par noteiktu uzņēmējdarbības lēmumu, izklāstiet potenciālo lēmumu un pieprasiet konstruēt atgriezenisko saiti; tādā veidā viņiem nebūs jādara kaut kas par sevi un tā vietā būs kaut kas, ar ko strādāt

Jūs uzturat e-pasta vaicājumus, sniedzot skaidru instrukciju lasītājam un saglabājot saturu, ko var apstrīdēt, nevis beztermiņa.

Vissvarīgākais, jums ir jāpārliecinās, ka jebkura darbība, ko jūs sagaidāt no sava lasītāja, ir skaidri paziņota. Neuzņemieties, ka viņi zina, ka šonedēļ vēlaties izveidot sapulci, tikai piedāvājot pieejamos laikus. Neuzņemieties, ka viņi zina, kāds uzdevums ir jūsu uzdevumu kopumam. Norādiet to skaidri un laipni, informējiet viņus par to, ko vēlaties.

3. solis: izveidot labu struktūru

Viens no jums ir skaidri definēts, un jūs esat to apstrīdējis, ir pienācis laiks to organizēt tā, lai nodotu šo skaidrību un pieprasāmos pieprasījumus.

Punkti: Vispārīgs noteikums, kas jāievēro, ir punktu saglabāšana zem pieciem teikumiem. Tas ir ne tikai grūti koncentrēties uz gariem punktiem, bet lasīšana tīmeklī, bet clunky punkti dod saņēmējam iespēju zaudēt fokusu un, iespējams, izlaist svarīgākos punktus. Tas noved pie nevēlamām vai liekām atbildēm, kas mākonē saziņas kanālu.

Teikumi: Rakstot teikumus, izmantojiet aktīvo balsi. Saglabāt teikumus īsi un līdz punktam. Izvairieties no pieskārieniem vai nevajadzīgi izskaidrojiet savas domas vai sajūtas par lietām. Tā vietā, ievērojiet faktus un kādus pasākumus jūs pieprasāt, lai saņēmējs to izdarītu.

Vārdi: Mēģiniet neizmantot lielus vārdus vai slengu, ja vien jūs zināt, ka jūsu auditorija tos sapratīs. Izvairieties no jokiem un kultūras atsaucēm, kas varētu būt nepareizi saprastas, jo viss, ko var viegli interpretēt, ir potenciāls šķērslis efektīvai komunikācijai.

Izvairieties no papildu vārdiem un kvalifikācijas frāzēm. “Ņemot vērā pašreizējo situāciju, kurā tas pašlaik notiek, es domāju, ka tas varētu būt saprātīgi…” ir kvalificēts paziņojums, kas ne tikai izšķērd vārdus un laiku, bet arī novirzās no reālā ziņojuma. Tā vietā vienkārši norādiet savu ieteikumu bez nepieciešamības to kvalificēt.

Vēl viens piemērs: “Man bija jautājums, vai es varētu jums jautāt…” Izdzēst šo frāzi un vienkārši uzdot jautājumu. Tas arī palielinās jūsu uzticību, jo jūs neapzināti nepieprasīs atļauju sazināties proaktīvi.

Pieturzīmes: Vienkāršojiet pieturzīmes. Kvalificējošie vārdi un frāzes ir efektīvas tikai tad, ja tās tiek izmantotas, lai noteiktu pieklājību, uzsākot saziņu ar kādu personu, kurai vēlaties būt biznesa vai personiskās attiecības. Šādos gadījumos jūs noteikti nevēlaties būt gaidāmajam, bet izmantot dažas pieklājīgas frāzes, lai parādītu cieņu pret savu laiku.

Samaziniet komatu izmantošanu - tas, protams, palīdz jums saglabāt īsus teikumus. Izvairieties no slinkiem teksta iedvesmotiem runājumiem, izmantojot dot-dot-dot un secīgus komatus. Tā vietā, sakārtojiet savus teikumus ar pareizu angļu valodu un izmantojiet kontrakcijas, kad tas ir jēga, jo tie padara lasīšanas plūsmu labāku.

Turklāt apsveriet punktu sarakstus ar aizzīmju punktiem un izmantojiet svītru līniju, lai sadalītu galvenās sadaļas (kas var ietvert vienu vai vairākus punktus).

Aizzīmju punkti un sadaļu pārtraukumi uzlabo tīmekļa lasāmību, kā arī palīdz labāk izskaidrot ziņu.

4. solis: Rediģēt pirms nosūtīšanas

Pirms e-pasta nosūtīšanas, aizņemiet to 1-2 minūtes, lai to nolasītu. Tas palīdzēs jums noķert kļūdas vai pamanīt neērtas detaļas, kuras parasti nebūtu teicis personīgi. Noņemiet šos papildu vārdus un vienkāršojiet pieturzīmes. Ievietojiet sarakstus un samaziniet savus punktus.

Kad jūs varat atbildēt uz šādiem jautājumiem ar “jā”, tad jūs esat gatavs hit “sūtīt”:

Vai ziņojums ir skaidrs?
Vai cerības ir īstenojamas un skaidri norādītas?
Vai mans saņēmējs varēs veiksmīgi saņemt manu ziņojumu? Panākumi nozīmē, ka viņi zina, ko no tiem sagaidīt.
Ja lomas tiktu atceltas, vai es varētu veiksmīgi saņemt šo ziņojumu?

5. solis. Efektīva uzraudzība

Bez tam, esiet proaktīvi, veicot savus e-pasta ziņojumus. Ja kāds neatbild uz tiešu pieprasījumu, netērējiet laiku, domājot par to, kas noticis. Tā vietā nosūtiet pieklājīgu, bet tiešu papildu e-pastu, lai reģistrētos ar viņiem. Piemērot iepriekš uzskaitītos principus. Un nelietojiet pārāk daudz laika, mēģinot saņemt atbildi; ja saņēmējs nav sazinājies ar jums, ziniet, kad jāvirzās uz viņiem vai jāiesaistās tajās.

Izmantojiet e-pastu, lai ietaupītu laiku

E-pasts var ietaupīt daudz laika, ja zināt, kā to efektīvi izmantot. Un tas attiecas gan uz ziņu sūtīšanu, gan saņemšanu.

E-pasts ir vislabāk izmantojams, lai piegādātu rīcībā esošus ziņojumus, kas tiek pienācīgi paziņoti rakstiski. Ja izmantojat e-pasta priekšrocības un izvairīsieties no daudziem laika izšķērdējumiem, tas kalpo kā spēcīgs instruments.