Palieliniet savu e-pasta rakstīšanas produktivitāti ar Microsoft Word pasta sapludināšanu

Microsoft Word pasta sapludināšana ir lielisks produktivitātes rīks. Zinot, kā veidot personalizētas tēmas rindas un pielikumus, ko Word pasta sapludināšanas pamatfunkcija neatbalsta, var būt dzīvības taupīšana, kad jums ir jāraksta e-pasta sūtījumi lielapjoma veidā.

Šodienas rakstā jūs uzzināsiet, kā izmantot Word 2010 pasta sapludināšanas vedni, rakstīt personalizētus e-pasta objektus un iestatīt dažādus pielikumus katram jūsu e-pasta adresātam.

Attēls no M! R

Izplatīšanas saraksta izveide

Word pasta sapludināšana saglabā mūs no nogurdinoša uzdevuma ievadīt katra saņēmēja e-pasta adresi manuāli, ļaujot importēt e-pasta adreses no Outlook kontaktiem, Excel vai piekļuves datu avotiem vai Word datu failiem.

Outlook kontakts ir labākais risinājums starp trim, un, ja neesat to izmantojis, tagad būs labs laiks atjaunināt Outlook adrešu grāmatu, un mēs jums parādīsim, kā to darīt. Ja jau zināt, kā iestatīt Outlook kontaktpersonu, varat izlaist nākamo sadaļu un sākt rakstīt pasta sapludināšanu, pretējā gadījumā nākamajās divās sadaļās būs daži pamati par to, kā konfigurēt Outlook kontaktpersonu, importējot tīmekļa kontaktpersonu sarakstu.

Iestatiet savu e-pasta profilu

Outlook kontakta iestatīšana sākas ar pasta profila izveidi, kas saglabā konta e-pasta adresi, paroli, servera informāciju un saites uz citiem datiem, piemēram, e-pasta ziņojumiem un adresēm.

Varat izveidot dažus profilus, katrs no tiem pielāgots konkrētam e-pasta kontam.

Pareiza profila nosaukums ļauj identificēt e-pasta kontu, kas saistīts ar jūsu pasta profilu.

Jums ir iespēja konfigurēt savu pasta profilu, izmantojot e-pasta adresi, ko saņēmāt no ISP, vai savu e-pasta kontu, izvēloties trešo iespēju.

Izvēlieties “Internet E-mail”, lai izmantotu e-pasta pakalpojumu sniedzēju, kas nodrošina POP pakalpojumu - piemēram, GMail.

Katram interneta e-pasta pakalpojumu sniedzējam ir atšķirīga POP konfigurācija, pārliecinieties, ka esat izlasījis viņu lietotāja rokasgrāmatu, lai uzzinātu savu POP iestatījumu.

Apsveicam! Ja redzat šo ekrānu, jūsu e-pasta profils ir veiksmīgi iestatīts. Tagad mēs esam gatavi iestatīt mūsu Outlook kontaktu mapi.

Kontaktpersonas mapes populācija

Varat manuāli ievadīt savu izplatīšanas sarakstu programmā Outlook vai importēt citas tīmekļa adrešu grāmatas - piemēram, GMail, Yahoo vai Hotmail adrešu grāmatu. Lielākā daļa tīmekļa e-pasta pakalpojumu sniedzēju ļauj eksportēt savu adrešu grāmatu Outlook saderīgā datu avotā. Piemēram, Gmail dod mums iespēju eksportēt kontaktpersonas Outlook saderīgā CSV failā.

Outlook importa funkcija atbalsta dažādus failu tipus: csv, vcard, RSS, iCalendar un daudz ko citu, padarot to par lielisku rīku, lai izveidotu pasta sapludināšanas izplatīšanas sarakstu.

CSV fails ir Outlook kategorijas “Citas programmas vai faila” kategorijā.

ACT fails, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST faili, ir daži no programmas failiem, kurus atbalsta Outlook - mums mēs izvēlējāmies Comma Separated Values ​​(Windows) faila tipu.

Tagad atrodiet CSV failu, ko mēs tikko eksportējām no Gmail adrešu grāmatas.

No visām šīm mapēm kontaktu mape ir labākais risinājums mūsu pasta sapludināšanas mērķim.

Lai importētu kontaktpersonu, Outlook ir nepieciešamas dažas minūtes atkarībā no importējamo e-pasta adrešu skaita.

Mums vajadzētu būt iespējai izmantot šo kontaktu mapi, tiklīdz Outlook ir pabeidzis visu jūsu kontaktu importēšanu, lai varētu apvienoties.

Pasta sapludināšanas vednis

Sāciet ar tukšu dokumentu un atveriet lenti “Mailings”, lai sāktu mūsu sapludināšanu.

Vednis ir labākais veids, kā iesācējiem sākt savu pirmo sapludināšanas uzdevumu.

Ziņu saņēmēju izvēle

Vednis lūgs mums izvēlēties dokumentu veidu mūsu pasta sapludināšanai, e-pasta ziņojumi ir piemērots dokumentu veids šodienas pasta sapludināšanas uzdevumiem.

Mēs varam sākt rakstīt e-pasta ziņojumu no tukša dokumenta, veidnes vai esoša dokumenta.

3. solī izvēlieties mūsu Outlook kontaktu mapi kā mūsu pasta sapludināšanas izplatīšanas sarakstu.

Mums ir iespēja izmantot jebkuru no mūsu profilā uzstādītajiem pasta profiliem.

Ja Outlook importēs jūsu Gmail adresi veiksmīgi, jūsu kontaktpersonu skaitam jābūt vairāk par nulli.

Izvēlieties cilvēkus, kurus vēlaties iekļaut savā e-pasta adresē, atzīmējot atbilstošās izvēles rūtiņas.

E-pasta ziņojuma sastādīšana

Sāciet rakstīt savu e-pasta ziņojumu un ievietojiet sapludināšanas laukus, kur vēlaties izvietot personalizētus ziņojumus - piemēram, nosaukumu vai uzvārdu attiecīgajā dokumenta vietā.

Katrs sapludināšanas lauks tiks ievietots dubultā četrstūra iekšpusē; Kad pabeigsiet pasta sapludināšanas vedni, tie tiks aizstāti ar kontaktinformācijas kartes informāciju.

Pārskatiet savu e-pasta ziņojumu, lai redzētu, kā Word apstrādā sapludināšanas laukus, noklikšķinot uz saites “Tālāk: priekšskatīt e-pasta ziņojumus”.

Ja esat apmierināts ar priekšskatījumu, noklikšķiniet uz saites “Tālāk: pabeigt sapludināšanu”, un Word nosūtīs apvienoto e-pastu visiem jūsu adresātiem ar kopējo tematu.

Tēmas rindas personalizēšana

Vednis pārtrauc pasta sapludināšanas procesu šajos soļos: pareizā dokumenta veida un veidnes izvēle, izplatīšanas saraksta izveide, pasta sapludināšanas priekšskatījuma novērtēšana un e-pasta ziņojumu nosūtīšana visiem jūsu adresātiem.

Šajā brīdī jūs varat pamanīt divas kopīgas e-pasta rakstīšanas darbības, kuras vednis neatbalsta, rakstot personalizētas tematiskās rindas un izveidojot dažādus pielikumus. Mums ir jāizmanto makro, lai tos darītu pasta sapludināšanā, vēlams pirms vedņa pabeigšanas.

Atverot vēstuli, nospiediet “Alt + F11” un divreiz uzklikšķiniet uz “ThisDocument” savā darba logā, lai atvērtu makro redaktoru.

Ielīmējiet šo makro kodu, ko rakstījis eksperts makro kodētājs hutchinsfairy, tukšajā panelī un saglabājiet to.

Dim WithEvents wdapp Kā lietojumprogramma
Dim EMAIL_SUBJECT Kā virkne
Dim FIRST_RECORD Kā Būla

Privāts apakšdokuments_Par ()

Iestatīt wdapp = Lietojumprogramma
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1

Beigt Sub

Privāts subdokuments_iziet ()

Iestatīt wdapp = Nekas

Beigt Sub

Privāts sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc kā dokuments, Atcelt kā Būla)
Dim i As Integer

Ar ActiveDocument.MailMerge

Ja FIRST_RECORD = True Tad
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = False
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Beigas Ja

i = .DataSource.DataFields.Count

Dariet, kamēr es> 0
.MailSubject = Aizstāt (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
Loop

Beigas ar

Beigt Sub

Privāts sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc kā dokuments, ByVal StartRecord kā garš, ByVal EndRecord kā garš, Atcelt kā Būla)

FIRST_RECORD = True

Beigt Sub

Privāts sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc kā dokuments, ByVal DocResult kā dokuments)

ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT

Beigt Sub

Atgriezieties pie sava dokumenta un noklikšķiniet uz saites “Nākamais: aizpildīt sapludināšanu”, lai nosūtītu e-pasta ziņojumu.

Noklikšķiniet uz saites “Elektroniskais pasts…”, lai nosūtītu ziņojumu.

Ievietojiet atbilstošos saplūšanas laukus, kas ieskauj chevron, tēmas rindā.

Makro analizēs sapludināšanas lauku un aizstās to ar saņēmēja uzvārdu, kad Word nosūtīs dokumentu pa e-pastu.

Dažādu vienumu pievienošana e-pastam

Līdz šim brīdim mēs esam iemācījušies, kā izmantot pasta sapludināšanas vedni un kā personalizēt tematu laukus, un, lai pabeigtu šodienas apmācību, mēs jums parādīsim trešo personu pievienojumprogrammu, kas ļauj mums pievienot citu failu katram e-pastam.

Lejupielādējiet pievienojumprogrammu, izjauciet to un atklājiet, ka pievienojumprogramma nāk kā Word dokumentu veidnes. Ja izmantojat vārdu 2007 vai 2010, un lietojiet „CreateEMailData Word 2003 Ver02”, ja lietojat Word 2003, izmantojiet “CreateEMailData Word 2007 Ver02”..

Kopējiet atbilstošo dokumenta veidni mapē „% appdata% Microsoft Word STARTUP”, kurā “% appdata%” ir jūsu Microsoft startēšanas mape - mūsu gadījumā tas ir “C: lietotāji zvanīt AppData viesabonēšana”.

Restartējiet Word, pēc tam, kad esat kopējis failu Microsoft startēšanas mapē, un jums vajadzētu redzēt divus jaunus pievienojumprogrammas: Izveidot datu failu un sapludināt e-pastā lentes izvēlnē “Mailing”.

Sagatavojiet datu failu ar divu kolonnu tabulu - saņēmēja e-pasta adresi kreisajā kolonnā un pilnu ceļu uz pielikumu failu labajā slejā, pēc tam saglabājiet to tajā pašā mapē, kurā ir jūsu e-pasta sapludināšanas dokuments kā “MergeAttachmentsData”. Mums ir jāuzsver, ka jums ir jāsaglabā fails kā “MergeAttachmentsData”, pretējā gadījumā pievienojumprogramma nevar atrast failu, lai meklētu pielikumus.

Dodieties atpakaļ uz savu sapludināšanas dokumentu un sadaliet dokumentus atsevišķos failos.

Parādās jauns vārdu dokumentu logs un noklikšķiniet uz pievienojumprogrammas pievienošanas pievienošanas pogas. Vienkārši noklikšķiniet uz pogas "Ok" dzeltenajā dialoglodziņā, jo mēs jau esam sagatavojuši datu failu.

Ievietojiet pareizu e-pasta ziņojuma tēmu, noklikšķiniet uz Labi un Outlook nosūtīs jūsu e-pastu ar pielikumu, ko norādāt datu failā.

Vārds ar daudzām noderīgām funkcijām ir patiesi lielisks produktivitātes rīks. Mēs ceram uzrakstīt vairāk Word rakstu mūsu lasītājiem. Tikmēr pārbaudiet citus Words rakstus mūsu vietnē.

Mēs ceram, ka esat iemācījušies izmantot Word pasta sapludināšanu no šodienas raksta. Jautājiet komentārus par citiem pasta sapludināšanas padomiem ar citiem kolēģu lasītājiem.