Iesācējs Kā saglabāt, arhivēt un dublēt datus programmā Outlook 2013

Šodien mēs aptveram „garlaicīgo” Outlook stuff. Uzturēšana un drošība, tāpat kā jūsu Outlook 2013 datu faila uzturēšana un nodrošināšana, kas ir pilna ar visiem svarīgajiem datiem, to dublējot un arhivējot.

Līdz šim, ja esat izmantojis programmu Outlook, lai veidotu un nosūtītu e-pasta vēstules, un esat lietojis laiku, lai importētu G-pasta kontaktpersonas savā adrešu grāmatā, vai arī to, ka jūs pat izmantojat Outlook nozīmē, ka jums ir daudz datu, kas ir jāaizsargā.

Tāpat arī jūs, iespējams, esat pavadījuši daudz laika un darba, veidojot kalendārus, pievienojot uzdevumus un sarakstus, un varbūt pat ir vairākas piezīmes, kuras vēlaties saglabāt.

Tas viss ir vērsts uz to, lai pārliecinātos, ka vismaz reizēm dublējat datu failu, jo, kā jebkurš no mums var apliecināt, tas ir diezgan nomākta un nomācoši zaudēt visus jūsu datus un ir jāsāk no jauna.

Pasta vadības panelis

Lai sāktu, ļaujiet ātri apskatīt Windows vadības paneli.

Kā redzams attēlā, jums ir piekļuve trim galvenajām Outlook iestatīšanas jomām. Tomēr, noklikšķinot uz pogas “E-pasta konti…” vai “Datu faili…”, tiks atvērts tas pats logs, to attiecīgajās cilnēs.

Nākamajā ekrānuzņēmumā mēs redzam cilni E-pasts, kas ļaus veikt darbības jūsu e-pasta kontā (-os), piemēram, labojot vai mainot tos. Varat arī redzēt, kur dati tiek saglabāti katram kontam.

Ja vēlaties tieši ietekmēt šos datu failus, jums būs jānoklikšķina uz cilnes “Datu faili”. Šeit ir dažas noderīgas lietas.

Piemēram, varat noklikšķināt uz pogas “Atvērt faila atrašanās vietu”, lai redzētu, kur atrodas jūsu datu faili. Tas ir ērti, jo jūs vēlaties uzzināt, kur tie ir, ja jums kādreiz ir nepieciešams tos skenēt un labot (apspriesti nākamajā sadaļā).

Logā Konta iestatījumi var izmantot vēl vienu atdzist funkciju. Ja jūsu datu fails (-i) ir guvis milzīgu un aizņem tonnas diska vietas (daži cilvēki vāc gigabaitus pēc vecā e-pasta gigabaitu), tad varat to saspiest.

Noklikšķiniet uz pogas "Iestatījumi" cilnē Datu faili un pēc tam noklikšķiniet uz "Kompakts tagad", lai samazinātu Outlook datu faila lielumu.

Pasta vadības panelis ir uzticams veids, kā saglabāt jūsu datu failus un profilus, taču tas nav vienīgais veids, kā arī programma Outlook ļaus jums pārvaldīt jūsu pastkastes. Mēs parādīsim šīs kontroles tieši pēc tam, kad mēs parādīsim, kā labot jūsu datu failus.

PST apkopes rīka palaišana

Ja jūs līdz šim nebūtu pamanījis, Outlook dati tiek saglabāti .PST vai .OST failā, un lielākoties tajā nav nekas nepareizs.

Diemžēl dažreiz jūsu dati tiek bojāti, kas nav tas pats, kas sakot, ka tas ir slikti vai bezcerīgi pēc atgūšanas, jums vienkārši ir nepieciešams palaist iekļauto iesūtnes labošanas rīku. Iesūtnes labošanas rīks vai “ScanPST” skenēs un labos jūsu personisko mapju failu, apstiprinot un labojot visas kļūdas, kamēr tiek veikts jūsu bojātā .PST vai .OST faila dublējums, tikai tad, ja atgūšanas laikā kaut kas noiet greizi.

ScanPST rīks ir atrodams jūsu Outlook instalācijas mapē, parasti C: Programmu faili Microsoft Office15. Atrodot to, veiciet dubultklikšķi uz ScanPST utilītprogrammas, lai to sāktu.

Pirmā lieta, kas jums jādara, ir pārlūkot, kur atrodas jūsu .PST vai .OST faili. Nākamajā ekrānuzņēmumā redzat, kur tie atrodas mūsu datorā. Mēs izvēlamies vienu un noklikšķiniet uz "Atvērt".

Ja ScanPST rīks konstatē kļūdas, tas informēs Jūs tik daudz un piedāvās remontu. Lai sāktu minēto remontu, noklikšķiniet uz trāpījuma nosaukuma.

Pēc pabeigšanas ScanPST rīks ļaus jums zināt, ka jūsu Outlook fails ir veiksmīgi labots.

Jūs varat aizvērt rīku vai atkārtot procesu jebkurā citā datu failā, ja nepieciešams.

Automātiska datu arhivēšana

Noskaidrosim dažas svarīgas ziņas par to, kā vislabāk arhivēt un dublēt datus. Pirmā lieta, ko mēs vēlamies apspriest, ir jūsu AutoArchive opcijas. Lai sāktu, uz lentes noklikšķiniet uz cilnes “Fails”, lai redzētu šādu ekrānu.

Nekavējoties ņemiet vērā, ka jūs varat izvēlēties, kuru kontu vēlaties apmeklēt (ja nepieciešams), noklikšķinot uz nolaižamās izvēlnes, kas atrodas virs pogas Pievienot kontu.

Noklikšķiniet uz pogas "Cleanup Tools" un pēc tam atlasiet opciju "Mailbox Cleanup". Zemāk ir redzamas izvēles. Viss šeit ir veltīts tauku apgriešanai no iesūtnes un veco ziņu arhivēšanas.

Noklikšķinot uz pogas “AutoArchive”, programma Outlook automātiski pārvērš visas mapes, kas ir konfigurētas kā tādas. Lai iestatītu savas automātiskās versijas opcijas, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz pasta mapes un atlasiet cilni “AutoArchive”.

Šeit mēs redzam tipisku pasta mapes rekvizītu logu. Cilne AutoArchive ļaus jums pielāgot mapes automātiskumu. Ņemiet vērā, ka šajā ekrānuzņēmumā ir mape, kas konfigurēta automātiskai darbībai atbilstoši savam grafikam un darbībām.

Varat arī piešķirt mapi automātiskai arhivēšanai saskaņā ar Outlook vispārējiem noklusējuma automātiskās iestatīšanas iestatījumiem. Ja iestatāt mapi pēc noklusējuma iestatījumiem un pēc tam noklikšķiniet uz “Noklusējuma arhīva iestatījumi…”, jūs redzēsiet šādu dialoglodziņu (jo tie ir „noklusējuma iestatījumi”, neatkarīgi no šeit iestatītajām izmaiņām attieksies uz katru mapi, kas konfigurēta kā noklusējuma automātiskā arhitektūra).

Neaizmirstiet, ka šos iestatījumus var atrast, atverot opcijas un noklikšķinot uz “Advanced” virsraksta.

Tagad turpināsim manuālu datu arhivēšanu.

Datu manuāla arhivēšana

Vienkārši, ja nevēlaties izmantot automātisko versiju vai vēlaties atvieglot arhivēšanas procedūru, atgriezieties uz Cleanup Tools, kas atrodas konta informācijas ekrānā, un noklikšķiniet uz un izvēlieties “Archive”, lai atvērtu šādu dialoglodziņu.

Vienkārši, vienkārši vēlaties izvēlēties mapi, kuru vēlaties arhivēt, atlasiet datumu savam arhīva vienumam un pēc tam izvēlieties mapi, kurā vēlaties saglabāt arhīvu. Tieši tā, jūs esat pabeidzis!

Outlook datu faila dublēšana un atjaunošana

Outlook datu faila (-u) dublēšana ir tikpat vienkārša kā .OST vai .ST failu kopēšana uz citu cieto disku, mākoņa serveri, īkšķa disku vai kādu citu datu nesēju. Atceraties, kā atrast savus datu failus?

Atveriet Mail vadības paneli un noklikšķiniet uz pogas “Data Files”. Noklikšķiniet uz “Open File Location…” un pēc tam varat dublēt datu failus.

Sānu piezīmē jūs varat neatgriezeniski pārvietot datu failus uz mākoņa atrašanās vietu, piemēram, mapi OneDrive vai Dropbox, tādējādi nodrošinot, ka jūsu Outlook dati vienmēr tiek tehniski dublēti.

Lai atjaunotu dublēto datu failu, atgriezīsimies cilnē Fails un atlasiet “Atvērt Outlook datu failu”.

Nākamajā ekrānuzņēmumā File Explorer automātiski atveras mūsu arhīviem, bet, protams, varat pārlūkot, kur atrodas jūsu datu faili.

Atlasiet vajadzīgo failu un noklikšķiniet uz „Atvērt”, lai jūs varētu piekļūt failā saglabātajiem datiem. Pēc atjaunošanas jūs varēsiet pārlūkot un apskatīt vienumus, kā parasti.

Ja jums vairs nav nepieciešams piekļūt dublētajam datu failam, varat vienkārši ar peles labo pogu noklikšķināt uz augšējās mapes un atlasīt slēgšanas iespēju.

Datu failu dublēšana un atjaunošana lielā mērā ir manuāla darbība, bet, ja iestatāt mapes, lai tās bieži tiktu automātiski izveidotas, un tās tiek arhivētas tādā vietā kā mākoņu mape, tad tur ir drošība..

Labākais veids, kā nodrošināt, lai jūs nezaudētu jebkādus datus, tomēr ir regulāri atjaunot datu failu vairumtirdzniecību. Vai kaut ko vēlaties pievienot? Lūdzu, informējiet mūs mūsu diskusiju forumā. Kā vienmēr, mēs gaidām jūsu atsauksmes.