Rokasgrāmata ātrai darbībai programmā Microsoft Outlook

Outlook ietver funkciju „Ātrās darbības”, kas ļauj vienu ziņojumu noklikšķināt uz vairākām darbībām. Outlook ietver vairākas noklusējuma Quick Steps, bet jūs varat arī izveidot savu (un dzēst noklusējuma, ja tās nav vajadzīgas). Ja jūs regulāri veicat tādu pašu darbību kopu, Quick Step izveide un tā piešķiršana Hotkey var ietaupīt daudz laika. Lūk, kā viņi strādā.

Noklusētie ātrumposmi

Ātrās darbības var atrast programmā Outlook mājaslapā. Pirmo reizi startējot, jūs redzēsiet noklusējuma Quick Steps. Varat noklikšķināt uz jebkuras no tām, lai atlasītās ziņas piemērotu pievienotajām darbībām.

Noklusējuma ātrās darbības ietver:

1. Pārvietot uz:: Atver logu, lai izvēlētos mapi, uz kuru vēlaties pārvietot ziņu.
2. Pārvaldniekam: Izveido pārsūtīto pašlaik atlasītā ziņojuma kopiju ar jūsu vadītāja adresi tajā.
3. Komandas e-pasts: Izveido tukšu ziņojumu, kas adresēts jūsu komandas locekļiem. (Ja jūsu e-pasta adresi pārvalda jūsu darba devējs, atkarībā no tā, kā jūsu Exchange administratori ir konfigurējuši jūsu pastkasti, programma Outlook jau var zināt, kas ir jūsu vadītājs un komandas dalībnieki. Ja nē, jums būs jāaizpilda šie dokumenti, pirmo reizi izmantojot šos ātri soļi.)
4. Gatavs: Atzīmē ziņojumu kā lasītu un pabeigtu un pēc tam nosūta to uz noteiktu mapi. Pirmo reizi, kad lietojat šo, jums būs jānorāda mape, bet pēc tam programma Outlook atcerēsies jūsu izvēli un nosūtīs to uz šo mapi katru reizi, kad lietosiet ātrās darbības.
5. Atkārtot un dzēst: Atver atbildi uz pašlaik izvēlēto ziņojumu un pēc tam izdzēš izvēlēto ziņojumu pēc atbildes nosūtīšanas.

Outlook parāda tikai pieejamos ātros soļus. Ja, piemēram, neesat saņēmis atlasītu ziņojumu, tiek parādīta tikai “Komandas e-pasta” ātra darbība, jo pārējie noklusējuma iestatījumi darbojas ar esošo ziņojumu.

Kā izveidot ātru darbību

Lai pievienotu jaunu Quick Step, Quick Steps lodziņā noklikšķiniet uz opcijas “Create New”.

Tas paver jaunu logu, kurā varat nosaukt savu ātru soli un izvēlēties darbības, kuras vēlaties veikt.

Noklikšķinot uz nolaižamās izvēlnes “Izvēlēties darbību”, tiek parādīts iespējamo darbību saraksts, no kurām katra var sniegt papildu iespējas, lai izvēlētos.

Mēs pievienosim divas darbības: vienu, lai pārvietotu ziņu uz mapi un vienu, lai atzīmētu to kā lasītu.

Atlasiet darbību “Pārvietot uz mapi” un izvēlieties mapi, kurā vēlaties pārvietot ziņas.

Pēc tam noklikšķiniet uz Pievienot darbību, lai pievienotu otru darbību.

Nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Atzīmēt kā izlasītu”.

Pēc izvēles varat izvēlēties vienu no iebūvētajiem īsinājumtaustiņiem un pievienot kādu tekstu, kas tiks parādīts, kad novietojat virs ātrā soļa ar rādītāju (īss apraksts, kas atgādina par darbībām, kuras veic ātrā darbība).

Noklikšķiniet uz “Pabeigt”, un jūsu jaunā Ātrā darbība parādīsies lodziņā Ātrās darbības. Ja jūs virziet virs Quick Step, jūs redzēsiet izvēlēto īsinājumtaustiņu un jebkuru ievadīto teksta padomu tekstu.

Tagad viss, kas jums jādara, ir atlasīt savus ziņojumus un noklikšķiniet uz jaunā QuickStep (vai nospiediet īsinājumtaustiņu kombināciju), lai piemērotu savas darbības.

Kā rediģēt vai dzēst QuickStep

Ja vēlaties rediģēt vai izdzēst Quick Step, noklikšķiniet uz mazās bultiņas, kas atrodas lentes Quick Steps grupas labajā apakšējā stūrī.

Tas atver logu “Pārvaldīt ātrās darbības”.

Šeit ir iespēja rediģēt, dublēt (kas izveido precīzu atlasītās Ātrās darbības kopiju, ja vēlaties tādu pašu, bet ar nelielu variantu), vai izdzēsiet ātru darbību.

Varat arī mainīt kārtību, kādā jūsu ātrās darbības tiek parādītas lentē, vai izveidojiet jaunu ātru darbību.

Visbeidzot, ir iespēja “Atjaunot noklusējumus”.

Izvēloties opciju “Atiestatīt noklusējumus”, tiek izdzēstas visas Quick Steps, kuras esat izveidojis, un atjauno visas noklusētās Quick Steps, kuras jūs, iespējams, esat izdzēsis. Tā arī novērš visas izmaiņas, kas veiktas noklusējuma ātrās darbības. Tā kā jūs nevarat atsaukt šo darbību, jums tiks parādīts brīdinājums. Noklikšķiniet uz “Jā”, lai atiestatītu atiestatīšanu.

Varat arī apiet logu “Pārvaldīt ātrās darbības” atsevišķām Quick Step darbībām, ar peles labo pogu noklikšķinot uz ātra soļa lentē. Tas parādīs konteksta izvēlni, kurā var rediģēt, dublēt vai izdzēst Quick Step.

Un tas ir Quick Steps. Mēs neesam izgājuši cauri visām iespējamām darbībām, ko jūs varat pievienot ātrai darbībai, jo ir tonnas un tas ir diezgan intuitīvs interfeiss, kad jūs zināt, kā tas darbojas. Ja vēlaties, lai jūsu Outlook pieredze būtu efektīvāka un mazāk laika, Quick Steps ir lieliska vieta, kur sākt.